Synchroniser les utilisateurs via SFTP

Cette méthode de synchronisation automatique est la plus universelle car elle peut s'adapter à n'importe quel système de base utilisateur.

Elevo peut fournir un accès unique et sécurisé pour votre entreprise au SFTP Elevo où il vous sera possible de déposer les fichiers d'export de manière automatisée. Elevo synchronisera automatiquement les utilisateurs sans aucune intervention de votre part.

Note : La plupart des SIRH proposent directement une fonctionnalité d'export automatique et régulier de votre base utilisateur avec dépôt du fichier sur un serveur distant sécurisé (SFTP). Renseignez-vous au près de votre prestataire pour plus d'informations.

Pour mettre en place cette synchronisation, contactez notre support@elevo.fr avec les informations suivantes :

  • une adresse email pour recevoir les erreurs et rapport de synchronisation (nous recommandons une adresse générique indépendante d'une personne en particulier, ex: rh@entreprise.fr)
  • le nom de votre solution de laquelle seront synchronisés les utilisateurs

Le support Elevo vous fournira ensuite :

  • vos identifiants de connexion à notre serveur SFTP 
  • la confirmation que Elevo est prêt à traiter les fichiers pour synchronisation.

Effets sur les fonctionnalités Elevo

La synchronisation automatique des utilisateurs entraine la modification de certains comportements et fonctionnalités d'Elevo :

  • Il n'est plus possible de modifier, depuis Elevo, les attributs des utilisateurs synchronisés
  • Les utilisateurs ajoutés à votre SIRH seront automatiquement ajoutés à Elevo
  • Les utilisateurs supprimés de votre SIRH seront automatiquement suspendus sur Elevo

Connexion au serveur SFTP Elevo et dépôt de fichier

  1. Les détails de connexion au serveur SFTP (nom de domaine, port, nom d'utilisateur et mot de passe) vous seront fourni par le support@elevo.fr.
  2. Une fois la connexion établie les fichiers doivent être déposés dans le dossier "/uploads/users"

Format du fichier

Contraintes

  • Respecter le format CSV RFC 4180 
  • Utiliser la virgule comme séparateur
  • Être encodé au format UTF-8
  • La première ligne doit définir les en-têtes des colonnes
  • Doit contenir toutes les colonnes obligatoires
  • Peut ne pas contenir les colonnes optionnelles
  • Les colonnes non reconnues seront ignorées
  • Les colonnes peuvent être dans n'importe quel ordre

Nom du fichier

Le nom de fichier n'a pas d'incidence sur le traitement. Elevo traitera tous les fichiers entrant qui seront déposés dans le bon dossier du serveur SFTP.

Identifiant unique pour les utilisateurs

Pour rendre plus fiable le rapprochement des utilisateurs entre le fichier CSV et les utilisateurs dans l'espace Elevo, le fichier requiert une colonne uniq_identifier. Cette colonne est obligatoire.

Pour cette colonne :

  • constant : ce champ doit rester constant d'une synchronisation à l'autre
  • unicité stricte : chaque utilisateur doit avoir une valeur différente
  • valeur : peut être l'ID utilisateur interne utilisée par le système fournissant les données par exemple

Colonnes du fichier CSV

En-tête de colonne

Obligatoire / Optionnel

Restrictions

Détail

uniq_identifier

Obligatoire

Doit être unique sur l'ensemble des utilisateurs

Identifiant unique pour un utilisateur   

email

Obligatoire

Doit être un email valide et unique parmi les utilisateurs

Email de l'utilisateur

Info : La valeur est convertie en minuscule

first_name

Obligatoire

Chaînes de caractères

Prénom de l'utilisateur

Info : La valeur est convertie en Proper Case (Chaque mot commence par une majuscule)

last_name

Obligatoire

Chaînes de caractères

Nom de famille de l'utilisateur

Info : La valeur est convertie en Proper Case (Chaque mot commence par une majuscule)

manager_uniq_identifier

Obligatoire

Doit correspondre à un uniq_identifier d'un autre utilisateur 

Identifiant unique pour le manager de l'utilisateur

manager_email

Optionnel

Doit être un email valide ou vide si pas de manager

L'email du manager

Cette valeur n'est pas utilisée lors de la synchronisation, elle peut cependant être utile pour déboguer les synchronisation

Info : La valeur est convertie en minuscule

registration_number

Optionnel

Chaînes de caractères

Numéro ou matricule d'identification

job_title

Optionnel

Chaînes de caractères

Nom du poste

work_start_date

Optionnel

Au format ISO 8601 (ex: 2015-02-25)

Date d'embauche

department

Optionnel

Chaînes de caractères 

Le département  

region

Optionnel

Chaînes de caractères

La région, ville ou bureau

service

Optionnel

Chaînes de caractères

Nom du service, Business Unit,... 

level

  Optionnel

Chaînes de caractères

Niveau du collaborateur (cadre, non cadre, Niveau 12, Coeff 3.3, etc...)

skip Optionnel Booléen Si la valeur est fixé à "True", "Yes", "Oui" alors la ligne en question sera complètement exclue de la synchronisation

Synchronisation

Étape 1 : Retrait des lignes ignorées

Si la colonne skip est définie alors toutes les lignes pour lesquels skip est évalué à TRUE sont retirées.

Étape 2 : Validation de l'unicité des utilisateurs

Une première validation est faite uniquement sur la colonne uniq_identifier. Si cette colonne contient des valeurs en doublon la synchronisation est annulée et un rapport d'erreur est envoyé.

Étape 3 : Réconciliation des données du fichier et des utilisateurs Elevo

Elevo utilise la colonne d'unicité de l'étape 1 du fichier CSV pour la comparer avec les utilisateurs présents sur Elevo.

  • Les utilisateurs présents sur Elevo mais non présent dans le fichier CSV seront désactivé sur Elevo
  • Les utilisateurs présents dans le fichier CSV  mais non présent sur Elevo seront créés sur Elevo à l'étape de synchronisation

Étape 4 : Synchronisation

La synchronisation s'effectue ligne par ligne.

Si une ligne n'est pas valide (données non valides), cette ligne sera ignorée et la synchronisation continuera sur les lignes suivantes. L'utilisateur en question sera marqué en "erreur de synchronisation" et aucun changements ne sera fait pour cet utilisateur.

En cas d'erreur un rapport d'erreur est envoyé par email sur l'adresse communiquée.

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