Cet article est à l'attention des managers.

Afin de proposer des évaluations plus complètes et exhaustives, il est possible de joindre des fichiers complémentaires directement dans un entretien 🙌🏼 

Cela vous permettra en tant qu'évaluateur de répondre à plusieurs cas d'usages : vous pourrez par exemple ajouter un fichier excel lié aux objectifs ou à la rémunération ou encore des documents liés au suivi du collaborateur nécessaires à l'évaluation.

💡 Note : Seul le produit Entretiens 1:1 permet d'inclure un document en pièce jointe d'une évaluation.

• 👀 Qui peut voir ou ajouter un document ?
• ⏳ Quand peut-on ajouter un document ?
• 📄 Quel type de documents peuvent-être ajoutés ?
• ➕ Comment ajouter un document ?
• ❌ Comment supprimer un document d'un entretien ?
• 🙋🏻‍♂️ Questions

👀 Qui peut voir ou ajouter un document ?

Les droits liés à la visualisation, l'ajout ou la modification des documents joints sont différents pour chaque utilisateur. Vous trouverez ci-dessous le récapitulatif :

Utilisateur	Voir le document	Ajouter/Supprimer un document
Collaborateur	✅	❌
Évaluateur principal	✅	✅
Évaluateur additionnel	✅	✅
Admin	✅	✅

 

⏳ Quand peut-on ajouter un document ?

De la même manière, le document ne peut être ajouté à tout moment de l'entretien et notamment une fois qu'il est clôturé. Cela permet de garder une trace de ce qui avait été inclus au moment de l'entretien et d'éviter toute modification postérieure.

Statut de l'entretien	Voir le document	Ajouter/Supprimer un document
Pas commencé/En cours	✅	✅
Partagé par l'évaluateur additionnel	✅	✅ (seulement l'évaluateur principal et les Admins)
Partagé par l'évaluateur principal	✅	❌
Signé	✅	❌

 

📄 Quel type de documents peuvent-être ajoutés ?

10 documents peuvent être ajoutés sur un entretien et cela en plusieurs fois ou en une seule fois.

Le poids maximal d'un fichier est de 5 Mo en respectant l'un des formats ci-dessous :

• pdf,
• xlsx,
• pptx,
• docx.

💡 Note : Les documents ajoutés à un entretien seront tous contrôlés par notre système anti-virus.

➕ Comment ajouter un document ?

L'ajout de document se fait directement au sein de l'entretien concerné et plus particulièrement dans la barre latérale qui incluait déjà les sections du questionnaire et la prise de rendez-vous en personne.

💡 Note : Ce bouton n'apparaît que si l'utilisateur a les accès pour ajouter un document (voir Qui peut voir ou ajouter un document ?) et si le statut de l'entretien est compatible (voir Quand peut-on ajouter un document ?).

Une modale apparaît ensuite permettant soit de déposer le ou les fichiers depuis votre explorateur de fichiers, soit de les télécharger en cliquant sur "importer".

Une fois les fichiers sélectionnés, le téléchargement se fera et vous pourrez ainsi voir en quelques secondes si l'import a bien été fait.

En cours de téléchargement

En cours d'analyse anti-virus

Erreur lors de l'analyse anti-virus

Téléchargé

Afin de finaliser le téléchargement, il est nécessaire de cliquer sur "Ajouter et Partager".

⚠️ Attention : Comme indiqué dans la modale, les documents seront visibles dans l'entretien dès leur ajout même si l'entretien n'a pas encore été partagé par l'évaluateur.

❌ Comment supprimer un document d'un entretien ?

Un document peut être supprimé seulement si l'entretien n'a pas encore été partagé par l'évaluateur principal. L'action peut-être réalisée par un évaluateur ou un admin.

Pour cela, cliquez sur le logo poubelle à droite du fichier, une modale vous demandera de confirmer la suppression du fichier.

💡 Note : La suppression doit se faire pour chaque fichier et ne peut donc se faire pour plusieurs fichiers en même temps.

🙋🏻‍♂️ Questions

➡️ Les fichiers en pièce jointe sont-ils téléchargés lorsque j'exporte le PDF de mon entretien ?

Non, seul le PDF de vos réponses sera téléchargé.