Cet article est à l'attention des administrateurs.

• 👀 Qui a accès aux rapports d'audit sur Elevo ?
• 🧑🏽‍💻 Comment générer un rapport d'audit ?
• 🧐 Comment fonctionne un rapport d'audit ?
• 🏆 Résultats du rapport d'audit
• 💡 Importer les collaborateurs qui ne sont pas en conformité à une campagne
• 🙋🏻‍♂️ Questions

Les Rapports d'Audits ont été développés afin de vous assurer que vous soyez en conformité par rapport aux entretiens de vos collaborateurs facilement et au sein d'Elevo.

💡 Note : La fonctionnalité "Audit" est disponible uniquement pour le produit Entretiens 1:1. Si vous souhaitez cette fonctionnalité sur votre espace, merci de contacter le Support (support@elevo.io) ou le CS en charge de votre compte.

👀 Qui a accès aux rapports d'audit sur Elevo ?

Tous les Admins ont accès à la fonctionnalité Rapports d'audit (qu'ils soient des Admins de l'espace ou des Admins d'entités (dans le cas où un multi-level admin a été souscrit). Les Admins d'entités n'ont bien entendu qu'accès qu'à leur population,

Les collaborateurs n'ont aucun accès aux rapports d'audit et ne recevront aucune notification associée.

🧑🏽‍💻 Comment générer un rapport d'audit ?

Seuls les Admins ont la possibilité de créer un rapport d'audit.

Si vous avez souscrit l'option de multi-level admin, alors seuls les Admins d'espace pourront générer des rapports d'audit. Les Admins d'entités n'en auront pas la possibilité. Les Admins d'entités pourront donc seulement consulter les rapports générés présentant au moins un des utilisateurs présents dans leur population d'entité.

Pour le créer, allez dans "Rapports d'Audit" dans le menu latéral puis cliquez sur "Créer". Il vous faudra définir un titre puis la règle de conformité (voir ci-dessous).

🧐 Comment fonctionne un rapport d'audit ?

Un rapport d'audit vérifie la conformité des collaborateurs en fonction d'une règle définie. La règle est définie au moment de la création du rapport et résulte de l'association d'un tag (et donc d'un type de campagne) avec une fréquence.

Il permet donc d'identifier les employés n'ayant pas participé à une campagne ayant le tag en question depuis la fréquence définie.

Exemple : Tag "Entretien professionnel" associé à la fréquence "24 mois".

Les données sont automatiquement mises à jour une fois par jour (et les nouveaux collaborateurs ainsi ajoutés). Si besoin, vous pouvez forcer le rafraichissement des données en cliquant sur le bouton "Rafraîchir les données" en haut à droite de l'écran.

💡 Note : Le rapport d'audit prend en compte les entretiens réalisés sur Elevo ainsi que ceux importés. Consultez cet article pour en savoir plus sur les entretiens importés.

Comment la conformité est-elle vérifiée ?

La conformité est vérifiée pour chaque collaborateur en se basant sur 2 critères :

• la date d'embauche,
• la date du dernier entretien respectant la règle définie qu'il soit présent sur Elevo ou importé (seulement si le collaborateur a déjà été inclus dans une campagne respectant la règle).

Seules les campagnes ayant été marquées avec le tag défini dans la règle du rapport d'audit sont prises en compte dans l'établissement de la conformité.

Exemple : Je définis que mon rapport d'audit doit se baser sur les campagnes présentant les tags : "Tag A" et "Tag B".

J'ai 3 campagnes : 

• Campagne X ayant les tags "Tag A" et "Tag C",
• Campagne Y ayant les tags "Tag A" et "Tag B",
• Campagne Z ayant le tag "Tag C" uniquement.

Seules les campagnes X et Y seront donc prises en compte dans le rapport d'audit et l'établissement de la conformité.

⚠️ Attention : Nous vérifions seulement si l'employé a été inclus dans une campagne et nous ne vérifions donc pas s'il a partagé ou signé l'entretien.

Statuts de conformité

Plusieurs statuts ont été définis afin de différencier les différents niveaux de conformité ou de non-conformité :

• En retard : le collaborateur n'est pas en conformité ➡️ Une action doit être faite.
• Echéance proche : le collaborateur est toujours en conformité, mais sera en retard d'ici 2 mois ou moins ➡️ Une action est recommandée ou peut-être anticipée.
• A jour : le collaborateur est en conformité ➡️ pas d'actions à prévoir à ce jour.
• Inconnu ➡️ le collaborateur n'a jamais été ajouté à une campagne respectant la règle, qu'elle ait été réalisée sur Elevo ou importée. Nous ne connaissons donc pas son statut.

🏆 Résultats du rapport d'audit

Les résultats sont proposés de manière agrégée en haut de l'écran ainsi qu'avec une vue plus détaillée sous forme de liste.

Les filtres sont disponibles sur les deux vues afin d'affiner l'affichage.

Vue agrégée

Vue détaillée

La vue détaillée peut être filtrée par statuts afin de voir rapidement les collaborateurs en retard par exemple.

Pour chaque employé, on retrouve :

• le nom avec lien vers le profil,
• le statut du collaborateur vis à vis du rapport d'audit,
• l'échéance de conformité c'est à dire la date à partir de laquelle le collaborateur passera en statut "en retard",
• l'entretien le plus récent respectant la règle de conformité avec son statut ainsi que le lien direct vers celui-ci quand cela a été réalisé sur Elevo.

💡 Importer les collaborateurs qui ne sont pas en conformité à une campagne

En plus d'identifier les collaborateurs qui ne sont pas en conformité, Elevo vous permet d'en exporter la liste afin de pouvoir ensuite les réimporter dans une nouvelle campagne. Ainsi leur mise en conformité est facilitée ! 🙌🏼

Il vous suffit pour cela d'exporter les données (en haut à droite du rapport d'audit) que vous recevez par e-mail. Vous pourrez ensuite filtrer les collaborateurs qui sont "en retard" ou à "échéance proche" dans la feuille 2 "Détails".

Vous pouvez ensuite réimporter cette liste sous format csv dans une nouvelle campagne. Consultez cet article pour en savoir plus : Importer en masse des collaborateurs à une campagne.

🙋🏻‍♂️ Questions

➡️ Comment modifier ou supprimer un rapport d'audit ?

Cela n'est pas possible dans la version actuelle. Merci de contacter le Support (support@elevo.io).

➡️ J'ai besoin d'exporter les données, est-ce possible ?

Oui, cliquez sur "Exporter" en haut à droite du rapport d'audit concerné afin de recevoir les données par e-mail.