Cet article est à l'attention des administrateurs.
Nous vous invitons à commencer votre lecture par :
- notre Livre Blanc dédié à l’Évaluation des Compétences qui recoupe notamment de la méthodologie avec des témoignages,
- notre article au sujet du vocabulaire de compétences + l'article sur lequel vous êtes actuellement,
- puis l'article dédié à la création de matrices : Matrice de compétences : Gérer les matrices
- et enfin l'article dédié à l'évaluation des compétences, ses objectifs et bénéfices : Pourquoi faire une évaluation des compétences et dans quel objectif ?
📂 Compétences
Les compétences sont composées de plusieurs niveaux comportant chacun des attentes. Elles permettent ensuite de former une matrice de compétence. Pour en savoir plus sur les matrices de compétences, consultez la documentation associée : Matrice de compétences : Gérer les matrices.
La bibliothèque de compétences est accessible uniquement par les administrateurs et vous permet de consulter les compétences existantes, de les modifier, d'en créer ou d'en supprimer, de les regrouper en domaines ainsi que de gérer les niveaux et attentes associés.
Le fonctionnement des domaines de compétences est décrit plus bas dans cet article.
➕ Créer une compétence
- Dans le produit “Compétences”, cliquez sur l’onglet “Matrices et compétences” puis sur “Bibliothèque de compétences”,
- A droite de l’écran, cliquez sur “Créer une compétence”,
- Renseignez le titre de la compétence (Exemple : “Gestion de Projets”). Le titre de chaque compétence doit être unique.
- Facultatif : Si vous souhaitez associer cette compétence à un domaine de compétences existant choisissez-le dans le menu déroulant. Si vous souhaitez associer la compétence à un nouveau domaine, vous devez au préalable créer ce domaine dans la bibliothèque de compétences (voir ➕ Créer un domaine de compétences).
- Renseignez ensuite les différents niveaux associés à cette compétence (Exemple : Junior, Intermédiaire et Senior). Il est possible d’ajouter jusqu’à 10 niveaux.
💡 Note : Si cette compétence n’a pas de niveau, vous pouvez mettre “Générique” par exemple.
- Cliquez sur “Créer la compétence” afin d’être redirigés vers la compétence en question où vous pourrez compléter les attentes associées.
🎨 Modifier une compétence
- Dans le produit “Compétences”, cliquez sur l’onglet “Matrices et compétences” puis sur “Bibliothèque de compétences”,
- Cliquez sur le titre d'une compétence,
- Il sera alors possible de modifier son intitulé, le domaine associé (facultatif) ainsi que les niveaux et attentes.
💡 Note : Il est possible de dissocier la compétence du domaine associé en cliquant sur la croix à droite du libellé du domaine. Si ce domaine de compétence avait été ajouté dans une matrice alors la compétence sera retirée de cette matrice
❌ Supprimer une compétence
- Dans le produit “Compétences”, cliquez sur l’onglet “Matrices et compétences” puis sur “Bibliothèque de compétences”,
- Cliquez sur l’icône “Poubelle” 🗑️ en bout de ligne afin de supprimer la compétence en question.
⚠️ Attention : Si un ou plusieurs collaborateurs sont rattachés à cette compétence, une modale vous informera des conséquences de la suppression. En effet, la compétence ne sera plus visible dans les matrices associées et ne sera plus utilisé pour évaluer les collaborateurs.
🔧 Gérer les niveaux d'une compétence et les attentes associées
➕ Ajouter un niveau
- Dans le produit “Compétences”, cliquez sur l’onglet “Matrices et compétences” puis sur “Bibliothèque de compétences”,
- Sélectionner la compétence concerné en cliquant sur son intitulé,
- Pour créer un nouveau niveau, cliquez sur le “➕” entre deux colonnes.
💡 Note : Un maximum de 10 niveaux peuvent être associés à une compétence.
✍🏽 Modifier les intitulés des niveaux et attentes
Il suffit pour cela de cliquer sur la case correspondante et de renseigner le contenu que vous souhaitez.
Si la compétence est partagée par plusieurs matrices, cela sera indiqué sous le niveau "Cette attente est partagée par X matrices. Toute modification apportée sera répercutée sur ces matrices de compétences."
❌ Supprimer un niveau
Il est possible de supprimer un niveau en cliquant sur l’icône “Poubelle” 🗑️ en bout de ligne.
Si un ou plusieurs collaborateurs sont rattachés à ce niveau, une modale vous informera des conséquences de la suppression. En effet, cette action retirera toutes les attentes associées à ce niveau dans les matrices de compétences où il a été utilisé pour évaluer des collaborateurs.
📂 Domaine de compétences
Les domaines de compétences permettent de regrouper plusieurs compétences afin de faciliter leur gestion et leur analyse.
- ➕ Créer un domaine de compétences
- 🎨 Modifier un domaine de compétences
- ❌ Supprimer un domaine de compétences
➕ Créer un domaine de compétences
- Dans le produit “Compétences”, cliquez sur l’onglet “Matrices et compétences” puis sur “Bibliothèque de compétences”,
- A droite de l’écran, cliquez sur “Créer un domaine”,
- Renseignez le titre du domaine (Exemple : “Valeurs”),
- Facultatif : Si vous souhaitez associer des compétences à ce domaine, sélectionnez-les dans le menu déroulant. Par défaut, seules les compétences "libres" et donc non-associées vous seront présentées.
- Cliquez sur “Créer le domaine”.
💡 Note : Une compétence ne peut être associée qu'à un seul domaine à la fois.
🎨 Modifier un domaine de compétences
- Dans le produit “Compétences”, cliquez sur l’onglet “Matrices et compétences” puis sur “Bibliothèque de compétences”,
- Cliquez sur le titre d'un domaine,
- Il sera alors possible de modifier son intitulé, ainsi que les compétences associées au domaine.
❌ Supprimer un domaine de compétences
Supprimer un domaine supprime seulement l'entité qui regroupe les compétences, les compétences ne sont elles pas supprimées.
- Dans le produit “Compétences”, cliquez sur l’onglet “Matrices et compétences” puis sur “Bibliothèque de compétences”,
- Cliquez sur le titre d'un domaine,
- Cliquez sur "Supprimer le domaine",
- Confirmer la suppression en cochant la case puis en cliquant de nouveau sur "Supprimer le domaine".
⚠️ Attention : Si vous avez ajouté ce domaine de compétences à des matrices, alors une fois supprimé, ce domaine et les compétences associées seront retirés de la matrice concernée.
🙋🏻♂️ Questions
➡️ Si j’ajoute une compétence à un domaine qui est déjà dans une matrice, est-ce que cette compétence est automatiquement ajoutée à la matrice ?
Oui , la compétence sera directement ajoutée à la matrice qui comporte déjà ce domaine.
➡️ Si je retire une compétence d’un domaine que se passe-t-il ?
La compétence sera retirée automatiquement de toutes les matrices où elle a été ajoutée grâce au domaine.
➡️ Si j’ajoute un domaine de compétences à une matrice dans laquelle figure déjà une compétence du domaine que se passe-t-il ?
Le domaine est ajouté et la compétence sera regroupée dans le domaine en question.
➡️ Si j’associe les compétences déjà présentes dans une matrice à un domaine que je n’ajoute pas à la matrice que se passe-t-il ?
Les compétences restent telles quelles dans la matrice, le domaine n’est pas ajouté.
➡️ Si j’indique dans l'entretien ne pas pouvoir/savoir évaluer le domaine, est-ce que les compétences du domaine peuvent être évaluées ?
La notation des compétences et la notation du domaine sont indépendantes, je peux donc évaluer les compétences individuellement et ne pas évaluer le domaine au global et inversement.