Cet article est à l'attention des administrateurs.
Entre ce qu'on envisage en termes de formation et ce qui est réellement mis en oeuvre, il y a généralement un écart non négligeable.
Le plan prévisionnel est donc un outil pour les administrateurs RH permettant de gérer, prévoir et valider les sessions de manière efficace. Grâce à cet outil, il est possible d'anticiper les coûts et visualiser l'impact des sessions de formation prévues sur leur plan de formation avant de les engager.
- 📝 Définitions
- 👁️ Accès aux plans prévisionnels et validés
- 🔭 Gestion du plan prévisionnel
- ✅ Gestion du plan validé
📝 Définitions
Statuts des sessions
- En préparation : Session en préparation,
- Préparée : Session préparée mais qui n'a pas encore eu lieu,
- Réalisée : Session préparée ayant eu lieu (ce statut est défini automatiquement quand la date de fin de la session est dans le passé + si la session a le statut "préparée"). C'est le seul statut non compatible avec le plan prévisionnel.
- Reprogrammée : Session repoussée à une date ultérieure,
- Annulée : Session qui n'aura pas lieu.
Plans
- Plan prévisionnel : Le plan prévisionnel est composé des sessions prévisionnelles, c'est à dire les sessions planifiées mais non validées pour le moment.
- Plan validé : Le plan prévisionnel est composé des sessions validées, c'est à dire les sessions planifiées et validées, avec un budget dédié.
💡 Note : Une session avec le statut "réalisée" ne peut donc être incluse dans le plan prévisionnel.
👁️ Accès aux plans prévisionnels et validés
Cas général
Seuls les utilisateurs disposant de droit d'administrateur Formation ou d'administrateur Global peuvent accéder aux plans de formation.
💡 Note : Il n'est pas possible de créer des plans prévisionnels et validés différenciés par administrateur.
Cas particulier : espaces avec MLA activé
La même règle s'applique, seuls les utilisateurs disposant de droit d'administrateur Formation ou d'administrateur Global peuvent accéder aux plans de formation.
Les administrateurs d'entités Formation ou Global peuvent voir et modifier les sessions qu'ils ont créées ou qui ont été créées par un administrateur d'entité qui a la même portée qu'eux (au moins partiellement). Ils ne peuvent donc déplacer que les sessions sur lesquelles ils ont ces droits d'édition du plan prévisionnel vers le plan validé.
Exemple : si Albane Dupont a un périmètre sur les entités A et B et que j'ai un périmètre sur l'entité B, je peux éditer les sessions créées par Albane car nous avons tous les deux un rôle sur l'entité B.
💡 Note : Il n'est pas possible de créer des plans prévisionnels et validés par entités.
🔭 Gestion du plan prévisionnel
Simuler l'impact des sessions de formation sur votre budget
Par défaut, toutes les sessions de formation sont incluses dans le budget prévisionnel de leur période.
La colonne "Prévisionnel" vous permet de rattacher ou non la session au plan et au budget prévisionnels afin de visualiser l'impact de celles-ci sur le budget en temps réel.
💡 Note : Les ajustements restent enregistrés d'une session à l'autre pour faciliter les tests de scénario.
Gérer le budget
L'encart "Budget" vous renseigne sur :
- le budget validé,
- le budget prévisionnel,
- le budget restant,
- le hors-budget s'il y en a un.
Le coût utilisé calculer le budget prévisionnel est la somme des financements renseignés pour chaque session.
Afin d'avoir plus de détails sur chaque source de financement configurée, cliquez sur "Détails".
Valider une session
Afin de déplacer une session uniquement du plan prévisionnel vers le plan validé, cliquez sur le menu en bout de ligne puis "Valider la session prévisionnelle".
Une modale apparaîtra vous rappelant le budget engagé. Il vous sera possible d'approuver les demandes de formations associées à la session en question et de sélectionner si oui/non vous souhaitez prévenir les collaborateurs du changement de statut de leur demande.
💡 Note : Les participants de la session ne seront pas informés du passage du plan prévisionnel au plan validé, ils seront simplement notifiés de l'approbation de leur demande si cela n'avait pas encore été fait.
Valider l'ensemble des sessions prévues au plan prévisionnel
Afin de déplacer l'ensemble des sessions du plan prévisionnel vers le plan validé, cliquez sur le bouton "Valider les sessions prévisionnelles" puis complétez la modale comme indiqué ci-dessus.
✅ Gestion du plan validé
Budget
L'encart "Budget" vous renseigne sur :
- le budget engagé : vue d'ensemble des fonds engagés,
- les statistiques relatives aux sessions : Pourcentage et nombre de sessions réalisées.
Et en dessous vous retrouverez l'ensemble des sessions validées en ayant la possibilité de les filtrer par titre de session de formation, participants, dates de session, coût et statut.
Déplacer une session du plan validé vers le plan prévisionnel
Afin de déplacer une session uniquement du plan prévisionnel vers le plan validé, cliquez sur le menu en bout de ligne puis "Remettre dans le plan prévisionnel".
💡 Note : Si la session est en statut "réalisée", il ne sera pas possible de la remettre au plan prévisionnel.
Une modale de confirmation vous fournira alors des détails les impacts notamment budgétaire et vous proposera d'annulation l'invitation calendrier des collaborateurs si celle-ci a déjà été envoyée.
🔁 Import et export des données
Import
Il est possible de spécifier à l'import si une session doit se trouver dans le plan prévisionnel ou dans le plan validé. Il n'est cependant pas possible de créer une session en dehors du plan prévisionnel. Cela doit être fait directement dans l'interface.
Documentation relative à l'import des formations passées : Importer l'historique des formations passées au déploiement d'Elevo.
Export
Lorsque vous exportez des sessions du plan prévisionnel ou du plan validé, vous exportez la liste complète des sessions de la période sélectionnée. Vous aurez des informations sur leur statut ainsi que sur le plan auquel elles appartiennent, mais vous ne saurez pas si la bascule permettant d'inclure ou d'exclure du plan prévisionnel est activée ou non.