Cet article est à l'attention des administrateurs.

Entre ce qu'on envisage en termes de formation et ce qui est réellement mis en oeuvre, il y a généralement un écart non négligeable.

Le plan prévisionnel est donc un outil pour les administrateurs RH permettant de gérer, prévoir et valider les sessions de manière efficace. Grâce à cet outil, il est possible d'anticiper les coûts et visualiser l'impact des sessions de formation prévues sur leur plan de formation avant de les engager.

• 📝 Définitions
• 👁️ Accès aux plans prévisionnels et validés
• 👋🏼 Gérer les sessions de formation
• 🔭 Gestion du plan prévisionnel
• ✅ Gestion du plan validé

📝 Définitions

Statuts des sessions

• En préparation : Session en préparation,
• Préparée : Session préparée mais qui n'a pas encore eu lieu,
• Réalisée : Session préparée ayant eu lieu (ce statut est défini automatiquement quand la date de fin de la session est dans le passé + si la session a le statut "préparée"). C'est le seul statut non compatible avec le plan prévisionnel.
• Reprogrammée : Session repoussée à une date ultérieure,
• Annulée : Session qui n'aura pas lieu.

Plans

• Plan prévisionnel : Le plan prévisionnel est composé des sessions prévisionnelles, c'est à dire les sessions planifiées mais non validées pour le moment.
• Plan validé : Le plan prévisionnel est composé des sessions validées, c'est à dire les sessions planifiées et validées, avec un budget dédié.

💡 Note : Une session avec le statut "réalisée" ne peut donc être incluse dans le plan prévisionnel.

👁️ Accès aux plans prévisionnels et validés

Cas général

Seuls les utilisateurs disposant de droit d'administrateur Formation ou d'administrateur Global peuvent accéder aux plans de formation. 

💡 Note : Il n'est pas possible de créer des plans prévisionnels et validés différenciés par administrateur.

Cas particulier : espaces avec MLA activé

La même règle s'applique, seuls les utilisateurs disposant de droit d'administrateur Formation ou d'administrateur Global peuvent accéder aux plans de formation. 

Les administrateurs d'entités Formation ou Global peuvent voir et modifier les sessions qu'ils ont créées ou qui ont été créées par un administrateur d'entité qui a la même portée qu'eux (au moins partiellement). Ils ne peuvent donc déplacer que les sessions sur lesquelles ils ont ces droits d'édition du plan prévisionnel vers le plan validé.

Exemple : si Albane Dupont a un périmètre sur les entités A et B et que j'ai un périmètre sur l'entité B, je peux éditer les sessions créées par Albane car nous avons tous les deux un rôle sur l'entité B.

💡 Note : Il n'est pas possible de créer des plans prévisionnels et validés par entités.

👋🏼 Gérer les sessions de formation

• Editer les détails d'une session de formation
• Ajouter un tag à une session
• Editer les informations relatives au coût d'une session de formation
• Consulter la liste des participants à une session de formation

Editer les détails d'une session de formation

Vous pouvez dans les deux onglets visualiser sous forme de liste les sessions déjà créées en naviguant entre les périodes. Vous verrez ainsi l’intitulé de la session, les participants (avec leurs noms en passant la souris sur les icônes) ainsi que les dates de la session.

En cliquant sur l’intitulé de la session, vous avez la possibilité d’accéder aux détails que vous pourrez compléter et modifier au besoin :

• le nom de la session de formation,
• si elle est certifiante ou non,
• le nom de l’organisme de formation qui animera la session,
• les dates/heures de début et de fin,
• le lieu de la formation,
• le nombre d’heures,
• le type,
• le format (présentiel, distanciel ou hybride),
• le nombre de place disponibles,
• la période.

Pour envoyer l’invitation, il est nécessaire que les dates et heures de début et de fin soient complétées. Le bouton permettant d’envoyer l’invitation n’est visible que si ces conditions sont remplies. Le lieu de la formation est lui optionnel.

⚠️ Attention : Les dates/heures/lieu ne peuvent être modifiés une fois les invitations envoyées, il faudra d’abord annuler les invitations afin de modifier ces informations.

Ajouter un tag à une session

Vous pouvez ici sélectionner un tag déjà existant dans le menu déroulant ou en créer un en tapant son intitulé dans le champ et en cliquant sur "Créer".

💡 Note : Les tags renseignés apparaissent dans l'export des sessions de formations.

Editer les informations relatives au coût d'une session de formation

Vous retrouverez dans ce deuxième onglet le coût total pour cette formation, le coût par participant et le nombre de participants.

Vous devez définir :

• si le coût de la formation est basé sur la session au global, ou par participant,
• puis renseigner soit le coût total de la session, soit le coût par participant,
• si le financement est identique pour l'ensemble des participants,
• définir les sources de financement.

💡 Note : Si des devises ont été paramétrées, la devise par défaut sera celle sélectionnée dans le coût de la session ou le coût par participant. La conversion dans le budget sera réalisée en fonction du taux de change défini précédemment au niveau de la définition des sources de financement dans le budget. 

➡️ Si le financement est identique pour l'ensemble des participants.

Vous devrez renseigner les différentes sources et les montants associés. Cela s'appliquera à l'ensemble des participants.

➡️ Si le financement varie en fonction des participants

Vous devez sélectionner un participant en cochant sa ligne sur la gauche puis en cliquant sur "Actions" afin de modifier son financement. Vous pouvez sélectionner plusieurs participants à la fois s'ils ont le même financement. Vous devrez ensuite renseigner les différentes sources et les montants associés. 

Il est possible de filtrer les participants ayant un financement incomplet afin de rapidement les identifier.

💡 Note : La somme des financements par participant sera confrontée au coût de la session au global, ou à la somme des coûts par participant afin de s'assurer que cela correspond.

Consulter la liste des participants à une session de formation

Le troisième onglet vous donne accès à la liste des participants où vous pourrez :

• ajouter des participants à la session sans passer au préalable par une demande de formation,
• visualiser le statut de l’invitation,
• supprimer le rattachement de la demande à la session en question (sans que cela ne supprime la demande d’origine).

⚠️ Attention : lorsqu'une demande est détachée d'une session, tous les coûts associés (coût de la formation + sources de financement) sont supprimés, car elle revient au statut de simple demande. Si une invitation a été envoyée, le collaborateur recevra un mail de notification et l’invitation sera supprimée de son calendrier.

🙅🏻‍♀️ Supprimer une session

Il est possible qu’une session de formation initialement prévue soit finalement annulée. Vous pourrez ainsi supprimer la session sur Elevo sans que cela ne supprime les demandes de formations qui y étaient rattachées. Vous pourrez ainsi les étudier à nouveau et les rattacher à une nouvelle session sur une autre période par exemple.

Si une invitation a déjà été envoyée, les collaborateurs recevront un mail de notification pour les informer de l’annulation de la session et l'invitation sera supprimée de leurs agendas.

Il est possible de supprimer une session :

• depuis la liste des sessions grâce au menu en bout de ligne

• depuis la session en tant que telle :

⚠️ Attention : Les informations liées à la session de formation et leurs informations relatives aux coûts sont cependant supprimées (coûts individuels et montants des sources de financement).

🔭 Gestion du plan prévisionnel

Simuler l'impact des sessions de formation sur votre budget

Par défaut, toutes les sessions de formation sont incluses dans le budget prévisionnel de leur période.

La colonne "Prévisionnel" vous permet de rattacher ou non la session au plan et au budget prévisionnels afin de visualiser l'impact de celles-ci sur le budget en temps réel.

💡 Note : Les ajustements restent enregistrés d'une session à l'autre pour faciliter les tests de scénario.

Gérer le budget

L'encart "Budget" vous renseigne sur :

• le budget validé,
• le budget prévisionnel,
• le budget restant,
• le hors-budget s'il y en a un.

Le coût utilisé calculer le budget prévisionnel est la somme des financements renseignés pour chaque session.

Afin d'avoir plus de détails sur chaque source de financement configurée, cliquez sur "Détails".

Valider une session

Afin de déplacer une session uniquement du plan prévisionnel vers le plan validé, cliquez sur le menu en bout de ligne puis "Valider la session prévisionnelle".

Une modale apparaîtra vous rappelant le budget engagé. Il vous sera possible d'approuver les demandes de formations associées à la session en question et de sélectionner si oui/non vous souhaitez prévenir les collaborateurs du changement de statut de leur demande.

💡 Note : Les participants de la session ne seront pas informés du passage du plan prévisionnel au plan validé, ils seront simplement notifiés de l'approbation de leur demande si cela n'avait pas encore été fait.

Valider l'ensemble des sessions prévues au plan prévisionnel

Afin de déplacer l'ensemble des sessions du plan prévisionnel vers le plan validé, cliquez sur le bouton "Valider les sessions prévisionnelles" puis complétez la modale comme indiqué ci-dessus.

✅ Gestion du plan validé

Budget

L'encart "Budget" vous renseigne sur :

• le budget engagé : vue d'ensemble des fonds engagés,
• les statistiques relatives aux sessions : Pourcentage et nombre de sessions réalisées.

Et en dessous vous retrouverez l'ensemble des sessions validées en ayant la possibilité de les filtrer par titre de session de formation, participants, dates de session, coût et statut.

Déplacer une session du plan validé vers le plan prévisionnel

Afin de déplacer une session uniquement du plan prévisionnel vers le plan validé, cliquez sur le menu en bout de ligne puis "Remettre dans le plan prévisionnel".

💡 Note : Si la session est en statut "réalisée", il ne sera pas possible de la remettre au plan prévisionnel.

Une modale de confirmation vous fournira alors des détails les impacts notamment budgétaire et vous proposera d'annulation l'invitation calendrier des collaborateurs si celle-ci a déjà été envoyée.

🔁 Import et export des données

Import

Il est possible de spécifier à l'import si une session doit se trouver dans le plan prévisionnel ou dans le plan validé. Il n'est cependant pas possible de créer une session en dehors du plan prévisionnel. Cela doit être fait directement dans l'interface.

Documentation relative à l'import des formations passées : Importer l'historique des formations passées au déploiement d'Elevo.

Export

Lorsque vous exportez des sessions du plan prévisionnel ou du plan validé, vous exportez la liste complète des sessions de la période sélectionnée. Vous aurez des informations sur leur statut ainsi que sur le plan auquel elles appartiennent, mais vous ne saurez pas si la bascule permettant d'inclure ou d'exclure du plan prévisionnel est activée ou non.

🙋🏻‍♂️ Questions

➡️ Est-ce que je suis obligé d'entrer toutes les informations liées à la session de formation d'un seul coup ?

Non, vous pouvez entrer les informations liées à la session de formation au fil de l'eau.

➡️ Quelles informations sont visibles par le collaborateur depuis son profil ?

Le collaborateur verra les informations suivantes: résumé de la demande, statut d'approbation, nombre d'heures de formation ainsi que la date de début et de fin de la session.

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