Cet article est à l'attention des administrateurs.
Les certifications de formation sont essentielles dans les organisations car elles garantissent les capacités des employés à exercer leur travail. Dans certains secteurs, il s'agit d'exigences légales en matière de sécurité ou d'actualisation des connaissances.
- ✍🏽 Comment renseigner la période de validité d'une certification ?
- ⬇️ Comment exporter les données associées aux certifications ?
- ⬆️ Comment importer les données associées aux certifications ?
- 📧 Comment être notifiés des certifications arrivant à expiration ?
✍🏽 Comment renseigner la période de validité d'une certification ?
La période de validité de la formation doit être renseignée en mois. Cela peut se faire de deux manières :
- A partir de la formation concernée dans le catalogue : Dans le catalogue, il existe un champ dédié permettant de renseigner la période de validité de la formation. Si la session de formation est créée sur la base du catalogue, le champ sera automatiquement rempli avec la valeur saisie dans le catalogue (le catalogue doit au préalable avoir été activé).
- A partir d'une session : Si la session est créée hors catalogue ou si la formation présente dans le catalogue ne comportait pas des périodes de validité, il est possible de la saisir directement dans la session de formation.
💡 Note : Dans l'export des données associées aux certifications, la date de fin de la certification est calculée en fonction de la date de fin de la session de formation + la période de validité de la formation.
⬇️ Comment exporter les données associées aux certifications ?
Les données associées sont disponibles dans deux exports différents :
- Dans le plan validé, un export dédié aux certifications permet de rapidement identifier les certifications arrivant à expiration. L'export est filtré par périodes.
- Dans l'export des sessions de formations où deux colonnes dédiées ont été ajoutées.
💡 Note : Uniquement les données relatives aux utilisateurs actifs sont présentes. De plus, les données associées aux sessions annulées ou reprogrammées ne sont pas prises en compte.
⬆️ Comment importer les données associées aux certifications ?
Une colonne dédiée a été ajoutée. Le modèle d'import est disponible sur la documentation associée : Importer l'historique des formations passées au déploiement d'Elevo.
⚠️ Attention : L'import permet de créer des formations mais ne permet pas de mettre à jour des formations existantes.
📧 Comment être notifiés des certifications arrivant à expiration ?
Chaque semaine, un récapitulatif des certifications arrivant à expiration d'ici 3 mois est transmis par e-mail aux Admins ayant les rôles "Admin Global" et "Admin Formation".
Ils seront redirigés vers le plan validé afin de pouvoir consulter la liste des certifications concernées.
Les certifications présentes dans la notification sont celles :
- liée à une session de formation validée,
- dont le statut n'est pas annulé ou reprogrammée,
- dont une date de fin a été renseignée,
- et dont la case "certifiante" est cochée.