Cet article est à l'attention des administrateurs.
Il est désormais possible d’ajouter, consulter et partager des documents directement depuis les sessions de formation.
- 📁 Où retrouver les documents ?
- 🗣️ Qui peut ajouter, modifier ou supprimer un document ?
- 🗂️ Ajouter un document
- 👀 Consulter et télécharger des documents
- 📄 Import et Export
📁 Où retrouver les documents ?
Dans les sessions de formation
Un nouvel onglet "Documents" est disponible dans les sessions de formation, vous pourrez y retrouver tous les documents liés à une session.
Dans le profil des collaborateurs
Une nouvelle colonne a été ajoutée dans l’onglet “Formations” du profil des utilisateurs. Elle indique le nombre de documents disponibles pour chaque session de formation.
Les documents sont accessibles au téléchargement en cliquant sur ce nombre.
🗣️ Qui peut ajouter, modifier ou supprimer un document ?
Ajouter un document
Uniquement les administrateurs ayant des droits d'accès à une session de formation peuvent y ajouter un document. Pour en savoir plus sur les droits associés au produit Formation : Gérer les droits associés au produit Formation.
💡 Note : Dans le cadre du MLA, les administrateurs d'entité ont également la possibilité d'ajouter des documents à une session si le créateur de celle-ci fait partie de l'entité à laquelle ils ont accès.
Modifier les paramètres ou supprimer un document
Uniquement les administrateurs ayant des droits d'accès à une session de formation peuvent modifier ou supprimer un document. Pour en savoir plus sur les droits associés au produit Formation : Gérer les droits associés au produit Formation.
Pour cela, ils doivent cliquer sur le nom de la session > Documents > Menu > Modifier les paramètres/Supprimer.
💡 Note : Dans le cadre du MLA, les administrateurs d'entités ne peuvent modifier que les documents ayant été ajoutés par eux-mêmes, ou par un administrateur de la même entité qu'eux.
🗂️ Ajouter un document
Depuis l'onglet "Documents", vous pouvez cliquer sur "Joindre un document" pour ouvrir la modale suivante :
Nom & format du document
- Le nom affiché sur la plateforme est le nom original du fichier tel qu’il figure sur votre ordinateur.
- Formats acceptés : .pdf, .xlsx, .pptx, .docs
- Poids maximal par fichier : 5 Mo
- Nombre maximum de fichiers par import : 10
Choisissez le destinataire du document
Choisissez si vous souhaitez que le document soit lié à :
- Une session : tous les participants y auront accès
- Un participant spécifique : Visible seulement de ce participant
💡 Note : Si vous liez un document à un participant, vous ne pourrez sélectionner qu’un seul participant par téléchargement, même si vous ajoutez plusieurs fichiers en une fois.
Confidentialité & Visibilité
Les documents seront toujours visibles par les administrateurs (la case ne peut pas être décochée).
- Pour les documents liés aux sessions : par défaut, les collaborateurs & managers n'ont pas visibilité sur les documents, vous pouvez cocher la case pour leur accorder la visibilité.
- Pour les documents liés aux participants : par défaut, les managers et collaborateurs auront la visibilité sur les documents, vous pouvez décocher la case pour leur restreindre la visibilité.
💡 Note : Si les documents sont visibles par les collaborateurs et leurs managers, ils seront accessibles & téléchargeables via le profil du participant dans l'onglet "Formations".
👀 Consulter et télécharger des documents
En tant qu'administrateur
Les administrateurs peuvent avoir accès aux documents depuis les sessions de formation et depuis le profil des participants en cliquant sur le nombre de documents liés.
💡 Note : Les documents peuvent seulement être téléchargés depuis la plateforme, il n'est pas possible de les consulter directement sur la plateforme.
En tant que participant, ou que manager
Les collaborateurs et managers peuvent voir les documents depuis l'onglet "Formations" dans les profils.
Pour chaque session de formation, ils vont pouvoir retrouver le nombre de documents qui ont été associés.
En cliquant sur le nombre de documents, ils seront redirigés vers une modale listant tous les documents rattachés à la session, et pourront les télécharger individuellement.
💡 Note : Les documents peuvent seulement être téléchargés depuis la plateforme, il n'est pas possible de les consulter directement sur la plateforme.
📄 Import et Export
- Export : Les documents ne sont pas inclus dans l'export des sessions de formation.
- Import : Il n'est pas possible d'importer en masse des documents dans une session de formation depuis Elevo. Pour les cas spécifiques, n'hésitez pas à contacter le support.