Cet article est à l'attention des administrateurs.
L’ensemble des utilisateurs se trouve dans Organisation > Utilisateurs.
Il existe 3 moyens d’ajouter et de synchroniser les utilisateurs :
- 📥 Ajout et mise à jour en masse via un fichier Excel / CSV
- 🔄 Ajout et mise à jour automatique via votre SIRH
- 🔄 Ajout et mise à jour automatique via SFTP
- ✍🏽 Ajout et mise à jour manuelle via Elevo
A noter que les personnes ajoutées sur Elevo ne seront invitées sur la plateforme qu’une fois impliquées sur une campagne ou invitées manuellement.
📥 Ajout et mise à jour en masse via un fichier Excel / CSV
La mise en place est très rapide, pour cela :
- Récupérer le modèle de spreadsheet (Excel, Google Sheet et CSV) ou exporter votre liste d'utilisateurs via Organisation > Utilisateurs > Exporter,
- Remplir le document avec les informations pour les utilisateurs à synchroniser,
- Envoyer le document complété à support@elevo.io.
Nous effectuerons la synchronisation pour vous en vous envoyant un récapitulatif des changements effectués.
🧷 Les informations à synchroniser
La colonne identifiant est dédiée aux organisations ayant une gestion de certaines utilisateurs sans email. Pour en savoir plus, consultez cet article.
| Champ | Clé interne | Description |
| Matricule | registration_number | [optionnel] Matricule interne de l'utilisateur (ex: "0023" / "EX23-D" / "R2D2") |
| Prénom | first_name | [optionnel] Prénom de l'utilisateur |
| Nom de famille | last_name | [optionnel] Nom de famille de l'utilisateur |
| [obligatoire si l'identifiant n'est pas renseigné] utilisé comme identifiant unique pour l'utilisateur ainsi que pour la connexion | ||
| Identifiant | username | [obligatoire si l'email n'est pas renseigné] utilisé comme identifiant unique pour l'utilisateur ainsi que pour la connexion. Ne peut contenir que des caractères alphanumériques, ainsi que "." , "-" et "_". |
| E-mail du manager | manager_email | [recommandé] email du manager associé à cet utilisateur. Elevo utilise cette information pour re-construire la hiérarchie de votre organisation. |
| Nom du poste | job_title | [optionnel] Nom du poste |
| Equipe | team_name | [optionnel] Nom de l'équipe |
| Date d'embauche | work_start_date | [optionnel] Date d'embauche au format YYYY-MM-DD (ex: 2015-11-25) |
| Administrateur | organization_admin | [optionnel] Donne les droits admin sur Elevo. Valeur possible : "Yes". |
| Niveau | level | [optionnel] Niveau du collaborateur (cadre, non cadre, Niveau 12, Coeff 3.3, etc...) |
|
Département |
department | [optionnel] Le département |
| Service | service | [optionnel] Nom du service, Business Unit,... |
| Région | region | [optionnel] La région, ville ou bureau |
| Entité | entity | [optionnel] Si vous utilisez la fonctionnalité de gestion des droits admins par entités/populations. |
| Langue | locale | [optionnel] Langue de l'utilisateur, valeurs possibles : "en", "fr", "es", "nl", "de", "it". Si ce paramètre n'est pas fourni, l'utilisateur aura la langue définie au niveau de l'entreprise. |
| SSO | use_sso | [optionnel] Boolean champ vide ou "false" sont les seules valeurs autorisées). Permet d'activer ou non l'usage du sso pour le collaborateur si celui-ci a préalablement été paramétré. |
➕ Champs additionnels
Elevo permet l'ajout de champs additionnels dans le profil des utilisateurs (en savoir plus). Ces champs sont tout à fait compatibles avec un import manuel.
Il est pour cela nécessaire d'ajouter une colonne dans le fichier dédié. L'intitulé exact de la colonne (en-tête) vous sera transmis par notre équipe Support au moment de la création du champ car celui-ci dépend de l'intitulé que vous définissez.
🔄 Ajout et mise à jour automatique via votre SIRH
Si vous disposez d'un des SIRH listés ci-dessous, il est possible de synchroniser votre outil à Elevo afin de permettre une mise à jour automatique récurrente.
Nous vous invitons à consulter l'article dédié à votre outil pour plus d'informations :
- Synchroniser les utilisateurs avec ADP
- Synchroniser les utilisateurs avec Lucca
- Synchroniser les utilisateurs avec BambooHR
- Synchroniser les utilisateurs avec Eurecia
- Synchroniser les utilisateurs avec PayFit
⚠️ Attention : Les modifications ou ajouts d'utilisateurs devront se faire directement depuis votre SIRH. Les utilisateurs directement créés sur Elevo seront considérés comme étant gérés manuellement et ne seront pas synchronisés (sauf si demande en ce sens au Support Elevo). Il est cependant possible de mettre en place une gestion des utilisateurs hybride : une partie des effectifs sera synchronisé avec votre SIRH/en SFTP et une partie pourra être définie comme étant gérée manuellement. Cette gestion est pertinente dans le cas d’une population non intégrée à votre SIRH par exemple. Afin d’en savoir plus et de la mettre en place, merci de contacter le Support Elevo.
🔄 Ajout et mise à jour automatique via SFTP
Cette méthode de synchronisation automatique est la plus universelle car elle peut s'adapter à n'importe quel système de base utilisateurs.
Elevo peut fournir un accès unique et sécurisé pour votre entreprise au SFTP Elevo où il vous sera possible de déposer les fichiers d'export de manière automatisée. Elevo synchronisera automatiquement les utilisateurs sans aucune intervention de votre part.
Pour en savoir plus, consultez cet article : Synchroniser les utilisateurs via SFTP.
➕ Champs additionnels et SFTP
Elevo permet l'ajout de champs additionnels dans le profil des utilisateurs (en savoir plus). Ces champs sont tout à fait compatibles et synchronisables avec le SFTP.
Il est pour cela nécessaire d'ajouter une colonne dans le fichier dédié. L'intitulé exact de la colonne (en-tête) vous sera transmis par notre équipe Support au moment de la création du champ car celui-ci dépend de l'intitulé que vous définissez.
✍🏽 Ajout et mise à jour manuelle via Elevo
Cela se fait en quelques clics :
- Dans Utilisateurs, cliquez sur "+ Ajouter un utilisateur",
- Remplissez les champs requis :
- Nom et prénom ➡️ optionnels, mais fortement recommandés afin que les notifications soient adressées de manière nominative.
- Email ➡️ obligatoire, sauf dans le cas où vous avez paramétré la possibilité d'avoir des utilisateurs sans email sur votre espace (Gérer les utilisateurs sans email).
- Entité ➡️ optionnel, ce champ est dédié aux organisations ayant activé la gestion de droits admin restreints (Donner des droits d'Admin restreints).
- Utilisateur externe ➡️ ces utilisateurs pourront être pairs dans une campagne de feedback 360 mais ne pourront pas participer en tant qu'évalué ou dans des campagnes 1:1.
⚠️ Attention : Si vous avez activé une synchronisation de type SFTP ou une intégration avec votre SIRH, les utilisateurs directement créés sur Elevo seront considérés comme étant gérés manuellement et ne seront pas synchronisés (sauf si demande en ce sens au Support Elevo). Nous vous recommandons donc de créer et modifier les utilisateurs sur le fichier SFTP déposé ou dans votre SIRH. Il est cependant possible de mettre en place une gestion des utilisateurs hybride : une partie des effectifs sera synchronisé avec votre SIRH/en SFTP et une partie pourra être définie comme étant gérée manuellement. Cette gestion est pertinente dans le cas d’une population non intégrée à votre SIRH par exemple. Afin d’en savoir plus et de la mettre en place, merci de contacter le Support Elevo.
Modale de création d'utilisateurs lorsqu'une synchronisation est activée :
Si un e-mail est déjà utilisé dans votre base d'utilisateurs, un message d'erreur vous en avertira "E-mail non disponible".
🙋🏻♂ Questions (FAQ)
➡️ Quelles informations sont synchronisées dans Elevo ?
Toutes les synchronisations via API et SFTP permettent de synchroniser les informations suivantes :
- Nom du collaborateur,
- Prénom du collaborateur,
- Email du collaborateur,
- Nom du poste,
- Date d’embauche,
- Nom du manager,
- Matricule.
D’autres champs peuvent être synchronisés en fonction de l’API. Vous pouvez vous renseigner auprès de votre expert RH.
Les synchronisations SFTP vous permettent de synchroniser également les champs suivants :
- Nom de l’équipe,
- Niveau,
- Département,
- Région,
- Service.
➡️ Peut-on ajouter des collaborateurs qui ne sont pas présents sur mon SIRH (à l’étranger, freelance, etc) ?
Il est possible de mettre en place une gestion des utilisateurs hybride : une partie des effectifs sera synchronisé avec votre SIRH/en SFTP et une partie pourra être définie comme étant gérée manuellement. Cette gestion est pertinente dans le cas d’une population non intégrée à votre SIRH par exemple. Afin d’en savoir plus et de la mettre en place, merci de contacter le Support Elevo.
➡️ Peut-on enlever une partie des collaborateurs de la synchronisation ?
Certains SIRH permettent d’exclure des populations de la synchronisation. Veuillez vous adresser à votre expert Elevo pour savoir si c’est le cas de votre SIRH.
➡️ Peut-on changer les liens managériaux dans Elevo ?
Dès lors qu’une synchronisation est activée avec votre SIRH, les informations concernant vos collaborateurs proviennent d'abord de votre SIRH. Vous avez cependant la possibilité de surcharger un champ manager de manière manuelle afin d'y indiquer une information différente de celle remontée par votre SIRH.
➡️ Les équipes sont-elles synchronisées dans Elevo ?
Il faut vous rapprocher de votre expert Elevo pour connaître les informations recueillies lors de la synchronisation en API.
Pour les synchronisation en SFTP, vous avez la possibilité de renseigner cette colonne comme vous le souhaitez, voir la méthode ici.