Gérer les utilisateurs sans e-mails – Elevo

Cet article est à l'attention des administrateurs.

De manière générale, nous vous recommandons d'avoir un e-mail professionnel pour chacun de vos utilisateurs. En effet, les e-mails servent de notifications pour prévenir vos utilisateurs qu'une action doit être réalisée sur Elevo.

Si vous avez des utilisateurs sans e-mail vous devrez les notifier et les diriger vers l'application Elevo par vos propre moyens.

Nous vous proposons cependant une alternative grâce à l'utilisation d'un identifiant de connexion qui permettra de remplacer l'e-mail pour accéder à Elevo.

⚙️ Fonctionnement général
✍️ Prérequis
➕ Comment créer un utilisateur sans e-mail ?
👀 Définitions utiles liées aux utilisateurs sans e-mail
🤔 En résumé, comment se fait la connexion dans chacun des cas ?
🥺 Que se passe-t-il si le collaborateur oublie son mot de passe ?
📧 Contenus de communication

⚙️ Fonctionnement général

La connexion sur Elevo peut se faire de deux manières :

1️⃣ en connexion classique avec un e-mail ou un identifiant + mot de passe,
2️⃣ en connexion SSO avec un e-mail ou un identifiant + la redirection vers votre connexion interne habituelle.

Dans la plupart des cas, ces deux connexions sont basées sur l'e-mail du collaborateur. Cependant, vous pouvez parfois avoir besoin de partir sur une autre base en utilisant un identifiant autre (utilisateurs sans e-mails ou SSO basé sur un matricule par exemple).

Pendant le déploiement d'Elevo, vous devrez nous indiquer si le login de connexion doit être basé sur un e-mail ou alors sur un identifiant autre.

Option 1 : Si vous définissez l'e-mail comme étant le login, alors l'e-mail est obligatoire (mais pas l'identifiant).

Option 2 : Si vous définissez l'identifiant comme étant le login, une gestion hybride est possible. En effet, définir le champ "login" comme étant lié à l'identifiant de connexion n'empêche pas les utilisateurs d'avoir un e-mail ! Les deux peuvent cohabiter :

un utilisateur peut avoir à la fois un identifiant de connexion et un e-mail,
un utilisateur peut n'avoir qu'un e-mail,
un utilisateur peut n'avoir qu'un identifiant.

✍️ Prérequis

Afin de mettre en place une gestion hybride (cohabitation de collaborateurs avec et sans e-mails) voire une gestion à 100% sans e-mails, certaines conditions doivent préalablement être remplies :

vous devez être en mesure de fournir un identifiant de connexion unique de préférence connu de l'employé (car il l'utilisera pour se connecter) respectant les conditions listées ci-dessous (L'identifiant de connexion, kezako ?).
un contact RH (contact privilégié) doit être défini. C'est lui qui recevra les demandes de réinitialisations de mots de passe réalisées par les utilisateurs sans e-mails (généralement un Admin ou un e-mail interne générique).
un domaine personnalisé doit être créé (votredomaine.elevo.fr) et vous sera transmis par nos équipes. Il sera nécessaire à la connexion des collaborateurs et permettra aussi la réinitialisation de mot de passe des utilisateurs sans e-mails (http://votredomaine.elevo.fr/access_code).
en cas de synchronisation SFTP ou d'intégration, le champ de l'identifiant de connexion doit être mappé afin de créer des utilisateurs sans adresse e-mail.

💡 Note : en cas de doute, rapprochez-vous de votre département IT pour savoir ce qui est envisageable dans votre entreprise.

➕ Comment créer un utilisateur sans e-mail ?

Cela peut être fait de trois manières :

1️⃣ Depuis l'interface Elevo

De manière manuelle et individuelle, vous pouvez ajouter des collaborateurs dans Utilisateurs > + Ajouter un utilisateur > Sans e-mail (l'identifiant de connexion sera alors obligatoire) ou Avec e-mail.

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2️⃣ Via un ajout en masse par fichier Excel ou CSV

Il est désormais possible de compléter la colonne de l'identifiant de connexion directement dans les fichiers d'import. Plus d'informations à ce sujet sur cet article : Ajouter, importer ou mettre à jour des utilisateurs

3️⃣ Depuis l'intégration à votre SIRH ou la synchronisation SFTP

Il est possible de faire correspondre le champ de l'identifiant de connexion à un champ de votre SIRH (à demander au Support) afin que celui-ci soit renseigné automatiquement lorsque de nouveaux utilisateurs sans e-mails sont créés.

Pour en savoir plus, consultez ces articles :

👀 Définitions utiles liées aux utilisateurs sans e-mail

Avant d'aller plus loin, nous vous recommandons de consulter ces deux définitions.

L'identifiant, kezako ?
Les Codes d'accès

L'identifiant de connexion, kezako ?

L'identifiant permet de se connecter autrement qu'avec un e-mail. Il peut être composé :

de caractères alphanumériques c'est à dire les 26 lettres de l'alphabet sans accents + les 10 chiffres arabes de 0 à 9),
des symboles : "." "-" et "_" (le point, le tiret du 6/trait d'union et le tiret bas/tiret du 9),
d'un 1 à 200 caractères,
doit être unique parmi l'organisation.

💡 Note : Il est préférable que cet identifiant soit déjà connu de l'employé afin de faciliter la connexion. Cela peut par exemple être "prénom.nom" ou encore un matricule de paie type "09618293".

Les Codes d'accès

Les Codes d'accès ou Access codes correspondent à une séquence de 12 lettres ou chiffres et permettent aux utilisateurs utilisant l'identifiant pour se connecter (et non l'e-mail) :

d'activer leur compte (et donc de créer un mot de passe)
et de réinitialiser leur mot de passe si besoin.

Ils sont générés par les Admins de manière individuelle (grâce au menu en bout de ligne d'un collaborateur) ou groupée (à travers le bouton export en haut à droite) puis communiqués par ces mêmes Admins aux collaborateurs de la manière la plus adaptée à votre organisation.

Génération individuelle

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Génération groupée

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L'export en masse des codes d'accès est filtré sur les utilisateurs non suspendus, n'ayant pas d'e-mails, n'ayant pas le SSO et n'ayant pas activé leur compte/ou ayant fait une demande de réinitialisation de mot de passe.

Cet export est composé de 4 colonnes :

nom du collaborateur,
prénom du collaborateur,
l'identifiant de connexion de l'utilisateur,
code d'accès de l'utilisateur.

⚠️ Attention : Un code d'accès est valable pendant 3 mois. Une fois expiré, un nouveau sera généré lors de l'export ou de la demande individuelle. Il n'est pas possible de communiquer les codes d'accès directement par le biais d'Elevo, cela doit se faire à la discrétion de l'équipe RH.

🤔 En résumé, comment se fait la connexion dans chacun des cas ?

🧷 Si vous n'avez pas activé la connexion SSO

Le collaborateur a un e-mail ➡️ Lorsque le collaborateur est ajouté à une campagne ou que son admin décide de l’inviter manuellement, il reçoit un e-mail contenant un lien l’invitant à activer son compte. Il pourra alors définir un mot de passe, qui lui servira à se connecter. Pour chaque connexion, il utilisera le couple e-mail/mot de passe ou le couple identifiant/mot de passe si ce dernier a été défini.
Le collaborateur n'a pas d'e-mail ➡️ Pour accéder à la plateforme, il doit nécessairement avoir un identifiant de connexion renseigné dans son profil. L'Admin devra transmettre au collaborateur son code d'accès nominatif et le lien d'activation de son compte (http://votredomaine.elevo.fr/access_code) ce qui lui permettra de se créer un mot de passe. Pour chaque connexion, il utilisera donc le couple identifiant/mot de passe.

🔗 Si vous avez activé la connexion SSO

Au moment du paramétrage, vous pourrez nous communiquer la clé d'identification à utiliser pour la connexion SSO. En effet, certains clients utilisent l'e-mail pour cette connexion, et d'autres utilisent un matricule, un identifiant autre etc..

Il y a donc deux options ici :

La clé d'identification est l'e-mail ➡️ Le collaborateur se connecte sur Elevo avec son e-mail et sera redirigé vers la page de connexion de l’entreprise de manière classique. Cela est possible seulement si l'ensemble des collaborateurs possèdent un e-mail.
La clé d'identification n'est pas l'e-mail ➡️ Ce deuxième cas peut être utile quand vous utilisez un matricule ou un autre type d'identifiant pour votre connexion SSO ou lorsque vous avez des utilisateurs sans e-mails. L'identification se fera ici par l'identifiant de connexion (qui peut être un matricule de paie, numéro d’identification interne, prénom.nom,…). En entrant son identifiant, le collaborateur sera redirigé vers la page de connexion de l’entreprise de manière classique.

🥺 Que se passe-t-il si le collaborateur oublie son mot de passe ?

Cette procédure ne concerne pas les collaborateurs se connectant via SSO, car ceux-ci ne définissent pas de mot de passe dans Elevo.

Si le collaborateur possède une adresse e-mail

Si le collaborateur oublie son mot de passe, il peut suivre le processus de réinitialisation de mot de passe.

Si le collaborateur ne possède pas d'adresse e-mail

Si le collaborateur oublie son mot de passe, il peut aussi suivre le processus de réinitialisation de mot de passe.

En faisant sa demande, le contact privilégié (mentionné dans les prérequis) recevra un e-mail lui indiquant que ce collaborateur a oublié son mot de passe.

L'Admin pourra alors individuellement générer un nouveau code d’accès pour ce collaborateur depuis la page Utilisateurs et lui transmettre. En accédant à la même page que pour l’activation de son compte (http://votredomaine.elevo.fr/access_code), le collaborateur pourra entrer son identifiant de connexion ainsi que le code d’accès qui lui aura été fourni, ce qui le redirigera vers la page de réinitialisation afin qu'il redéfinisse son mot de passe.

💡 Note : Si aucun contact privilégié n'a été défini, ou si l'adresse n'est plus active, alors la demande sera redirigée vers notre Support.

📧 Contenus de communication

Afin de faciliter le lancement de votre campagne, vous trouverez ci-dessous un modèle de communication destiné à clarifier la connexion des utilisateurs avec ou sans e-mail.

💡 Note : Vous devez prendre en compte et effacer les passages en italique afin de personnaliser cette communication.

Sans SSO

"Bonjour à tous,

Dans le cadre du lancement prochain de la campagne d'entretiens annuels, cet e-mail a pour objectif de préciser le mode de connexion en fonction du type d'utilisateur.

En effet, une partie de la population ne dispose pas d'e-mail, et devra donc se connecter différemment des collaborateurs ayant un e-mail.

Vous trouverez ci-dessous les deux cas d'usage :

Je dispose d'un e-mail professionnel (nom.prénom@domaine.fr)

Je recevrai une invitation sur cet e-mail au moment du lancement de la campagne d'entretiens annuels,
En cliquant sur le lien, je devrais confirmer mon nom et mon prénom puis créer un mot de passe,
Je pourrais ensuite me connecter sur http://votredomaine.elevo.fr (mettre à jour avec votre domaine personnalisé) avec cet e-mail (ou mon identifiant/matricule, les deux marcheront) + le mot de passe créé.

Et si j'oublie mon mot de passe ? Je pourrais le réinitialiser en cliquant sur "Mot de passe oublié"

Je ne dispose pas d'un e-mail professionnel

Mon identifiant me sera communiqué en amont du lancement de la campagne (généralement le matricule) ainsi qu'un code d'accès,
Je serais prévenu de la date de lancement de la campagne, et je devrais d'abord créer un mot de passe en allant sur http://votredomaine.elevo.fr/access_code (mettre à jour avec votre domaine personnalisé) et en renseignant mon identifiant + le code d'accès,
Je devrais ensuite renseigner mon mot de passe,
Et je pourrais ensuite me connecter sur http://votredomaine.elevo.fr (mettre à jour avec votre domaine personnalisé) afin l'identifiant + le mot de passe créé. Le code d'accès ne sert pas de mot de passe, et ne doit plus être utilisé une fois le mot de passé créé.

Et si j'oublie mon mot de passe ? Je pourrais faire une demande de réinitialisation en cliquant sur "Mot de passe oublié". L'équipe RH sera prévenue, et pourra alors me transmettre un nouveau code d'accès. Je devrais à nouveau aller sur http://votredomaine.elevo.fr/access_code (mettre à jour avec votre domaine personnalisé) en renseignant mon identifiant + le code d'accès, puis créer un nouveau mot de passe.

Votre équipe RH reste à votre disposition pour toute question, et pour tout problème technique n'hésitez pas à contacter le support Elevo : support@elevo.io.

Cordialement,"

Avec SSO