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Donner des droits d'Admin restreints

Cet article est à l'attention des administrateurs.

💡 Qu'est ce qu'un Admin ?

Un Admin a des droits privilégiés sur Elevo, qui lui permettent de gérer les autres utilisateurs, les campagnes d'entretiens, les réglages, etc... 

Généralement les Admins sont les RH de l'entreprise, parfois aussi les Directeur de BU et/ou le CEO.

Avec la gestion avancée des droits d'administration vous pouvez donner des droits d'accès limités à une sous-population de votre entreprise. Cette fonctionnalité est nommée "Multi-level Admin" (MLA).

📍 Quand est-ce utile ?

Voici quelques exemples de situations qui peuvent être gérées grâce à cette fonctionnalité : 

  • Un membre de l'équipe RH gère le département R&D mais pas le département Commercial,
  • Un membre de l'équipe RH gère tous les collaborateurs à l'exception du COMEX et CEO,
  • Un directeur de Business Unit souhaite gérer et lancer ses propres campagnes au sein de son entité.

Vous pouvez ainsi vous assurer que seules les personnes autorisées aient accès aux contenus liés à certains utilisateurs (évaluations, objectifs, feedback, etc...)

⚠️ Attention : La mise en place de cette option ne permet pas de rendre 2 entités complètement hermétiques. Si vous décidez par exemple de lancer une campagne de Feedback 360°, des collaborateurs de l'entité A pourront sélectionner comme pairs des collaborateurs de l'entité B.

💻 Quels sont les différents rôles ?

Les Super Admins

Comme dans tous les espaces Elevo, chaque Super Admin a une visibilité sur tous les utilisateurs dans l'espace. Ils peuvent : 

  • Lancer des campagnes sur tous les utilisateurs,
  • Accéder aux informations de tous les utilisateurs et les modifier,
  • Créer / Modifier des modèles d'entretien,
  • Ajouter de nouveaux utilisateurs.

Les Admins restreints

Ils peuvent quant à eux : 

  • Lancer des campagnes uniquement sur les utilisateurs qu'ils administrent,
  • Accéder aux informations uniquement des utilisateurs qu'ils administrent,
  • Créer / Modifier des modèles d'entretien.

⚙️ Comment ça marche ? 

Prenons l'exemple d'un cas simple : une société avec un CEO, un Comex et des départements sous chaque membre du COMEX.

Les Super Admins

Dans cet exemple, seul(e) le/la DRH est Super Admin.

Les Entités et leurs Admins

Les Entités : Afin de donner des droits par sous-population le premier travail est de répartir les utilisateurs dans des Entités. Chaque utilisateur peut être placé dans une (et une seule) entité sans limitations liées à sa hiérarchie. 

L'exemple ci-dessus montre 4 exemples d'Entités (ici elles suivent les hiérarchies, mais des entités peuvent être transverses).

Les Admins restreints : Vous pouvez ensuite attribuer les droits d'administration pour chacune des entités. Ainsi vous pouvez avoir un ou plusieurs utilisateurs de votre entreprise (les admins) qui auront la capacité de gérer/administrer les utilisateurs d'une ou plusieurs entités.

Exemple 1️⃣ : Attribution des rôles admin 

Dans ce premier exemple, chaque entité est gérée par un des RH, les utilisateurs du COMEX ainsi que les RHs sont eux gérés par le/la DRH.

Exemple 2️⃣ : attribution des rôles admin 

Dans ce deuxième exemple, le RH1 qui manage le RH2 et RH3 a aussi accès à la gestion des entités administrés par son équipe. L'administration du COMEX et du RH1 est réservé au DRH.

🎛  Comment le mettre en place ?

Nous vous invitons à vous rapprocher de votre expert Elevo ou à contacter le Support qui vous redirigera vers la personne en charge de votre compte.

👩🏻‍🎓 Comment cela fonctionne pour le produit Formation ?

💡 Note : Le Produit Formation est un produit complémentaire qui doit-être activé sur votre espace afin d'être utilisé. Contactez votre Customer Success dédié pour en savoir plus.

Gestion des sessions

  • Les admins restreints ne peuvent voir que les demandes des utilisateurs de l'entité qu'ils administrent. Ils peuvent créer des sessions afin d'y rattacher ces demandes.
  • Ils peuvent aussi ajouter des demandes à une session de formation existante :
    • si la session a été créée par un admin en charge de la même entité (ou par eux-même),
    • si la session a été créée par un Super Admin.
  • Ils ne peuvent éditer que les sessions qu'ils ont créées (détails de la formation, planification de la session de formation).

Inviter à une session

  • S'il est le créateur de la session, l'admin restreint peut envoyer une invitation/annulation à tous les participants (même ceux qu'il n'administre pas),
  • S'il n'est pas le créateur de la session, il peut uniquement inviter les utilisateurs qu'il administre.

Visibilité des participants

  • Les admins restreints ne peuvent voir que les participants qu'ils administrent.
  • Ils peuvent uniquement modifier le statut de financement/approbation des utilisateurs qu'ils administrent.
  • Ils ne peuvent supprimer que les participants qu'ils administrent.

Suppression

Ils ne peuvent pas supprimer une session, que ce soit :

  • à partir de la session elle-même ➡️ le bouton n'est pas affiché.
  • à partir de l'écran de la session ➡️ le menu de la ligne est grisé et non cliquable.