Cet article est à l'attention des administrateurs.

• 1️⃣ Définition du nom de la campagne
• 2️⃣ Ajout des participants
• 2️⃣ Choix de l'évaluateur
• 3️⃣ Choix du modèle, 4️⃣ définition des dates limites et 5️⃣ personnalisation des mails
• Suivi de votre campagne

À l'étape 2️⃣  de lancement de votre campagne, vous avez deux options pour ajouter les participants à votre campagne : manuel ou automatique.

1️⃣ Définition du nom de la campagne

Choisissez un nom clair et parlant, il sera affiché sur l'espace des collaborateurs et leur permettra de comprendre l'objectif de l'entretien en un coup d'oeil.

2️⃣ Ajout des participants

Vous pouvez ajouter automatiquement les participants à votre campagne en définissant combien de jours après leur date d'embauche ils doivent être ajoutés.

🎯 Cas d'usage :

• Campagnes basées sur des périodes d'essai de durées différentes (cadres/non-cadres),
• Campagnes dédiées à certaines équipes/départements/services/régions en particulier,
• Exclure certaines populations de campagnes spécifiques (stagiaires/alternants),
• Prise en compte de la langue définie dans le profil.

Il existe 2 options lorsqu'on opte pour une campagne automatique :

1️⃣ La fonctionnalité historique d'une seule règle pour tous :

2️⃣ La possibilité de créer des règles spécifiques en fonction d'un critère de profil :

 

⚠️ Attention : Cette option n'est possible que si la date d'embauche est correctement renseignée dans le profil de l'employé.

Comment puis-je définir les règles spécifiques ?

En sélectionnant la deuxième option une liste déroulante apparaît vous permettant de sélectionner un critère sur lequel baser le filtre (comme pour les modèles dynamiques).

Suite à cette sélection, vous verrez apparaître le premier encart de règle, et vous pourrez le configurer :

• l'opérateur : est vs. n'est pas afin de gérer les cas d'inclusion et d'exclusion,
• la valeur à laquelle le filtre doit être égal ou différent, avec dans le menu déroulant toutes les valeurs disponibles pour le filtre sélectionné.

Sur quels critères du profil pourrais-je créer les règles spécifiques ?

Voici les différents critères du profil aujourd'hui disponibles afin de déterminer les règles spécifiques :

• Statut manager,
• Sous la hiérarchie de,
• N-1 de,
• Nom du poste,
• Niveau,
• Equipe,
• Région,
• Département,
• Service,
• Langue,
• + les champs personnalisés si vous en avez créés.

Règles des règles

Les règles ne peuvent pas se chevaucher : cela signifie qu'un utilisateur ne peut pas être ciblé par deux règles différentes dans une campagne.

Exemple d'une règle qui se chevauche :

• Les collaborateurs dont l'équipe est Service commercial seront ajoutés à la campagne 28 jours calendaires après leur date d'embauche.
• Les collaborateurs dont l'équipe n'est pas le Marketing seront ajoutés à la campagne 56 jours calendaires après leur date d'embauche.

→ Dans ce cas, les collaborateurs dont l'équipe est Service commercial sont inclus dans les deux groupes (et devraient être ajoutés deux fois à la même campagne, ce qui est impossible), et les règles se chevauchent donc. Cela ne peut pas se produire sur l'interface.

Afin de bloquer la configuration de règles incompatibles, nous avons mis en place des limites :

• Si tous les collaborateurs sont déjà inclus dans la campagne ➡️ Le bouton Ajouter une règle sera grisé, car il n'est pas possible d'ajouter une autre règle sans créer une règle qui se chevauche.
• Si la première règle ne concerne qu'un seul groupe de collaborateurs ➡️ Il ne sera possible de sélectionner le même groupe d'utilisateurs dans la deuxième règle que si l'opérateur utilisé est N'est pas.
• Le premier groupe concerne déjà plusieurs groupes de collaborateurs ➡️ Il sera seulement possible d'utiliser l'opérateur est pour la deuxième règle.
• Utilisation de l'opérateur N'est pas ➡️ L'opérateur N'est pas ne peut être utilisé que pour cibler un seul groupe d'utilisateurs. Si vous souhaitez exclure plusieurs groupes, vous devez sélectionner tous les autres groupes.

Est-il possible d'exclure des participants ?

Oui, les participants peuvent être exclus en utilisant l'opérateur N'est pas

Cas d'usage : Lancer une campagne excluant les stagiaires (si toutefois vous avez rempli correctement l'information dans les profils d'utilisateurs).

💡 Note : Si vous souhaitez exclure plusieurs groupes, vous devez sélectionner tous les autres groupes comme indiqué ci-dessus. Par exemple, si vous avez 6 équipes et que vous voulez en exclure deux de la campagne, vous devez créer une règle sélectionnant les quatre niveaux que vous voulez inclure. Sur la capture d'écran ci-dessous, les Seniors et Experts sont ajoutés et les Juniors sont donc exclus.

2️⃣ Choix de l'évaluateur

Vous pouvez ensuite choisir qui sera l'évaluateur (le manager hiérarchique (le choix par défaut), un Administrateur (RH) de la plateforme, ou une personne spécifique) et définir la visibilité de la campagne.

3️⃣ Choix du modèle, 4️⃣ définition des dates limites et 5️⃣ personnalisation des mails

Pour rappel, seul le modèle unique peut-être utilisé si vous activez l'ajout automatique des participants.

⚠️ Attention : Pour des raisons de cohérence au niveau des périodes d'objectifs, il n'est pas possible d'utiliser des modèles ayant le bloc "Objectifs à venir" activé dans une campagne avec ajout automatique.

Au sujet des dates limites : comme les participants seront ajoutés au fil de l'eau, les dates seront personnalisées en fonction de la date d'ajout à la campagne.

Pour en savoir plus sur la personnalisation des emails, nous vous invitons à consulter cet article : Personnaliser les emails envoyés au lancement de la campagne

Suivi de votre campagne

Une fois la campagne lancée, vous accèderez à l'interface de suivi.

Vous pouvez si besoin :

• Ajouter des participants à la main,
• Modifier les paramètres de date d'ajout automatique et de dates limites,
• Envoyer des emails de rappel groupés.

🙋🏻‍♂️ Questions

➡️ Que se passe-t-il si un participant n'a pas de date d’embauche dans son profil ?

Il ne sera pas ajouté à la campagne car ils ne respectent pas la règle établie.

➡️ Que se passe-t-il si j'ajoute manuellement un participant avant son ajout automatique ?

L'employé recevra la première notification et ne sera pas ensuite ajouté une seconde fois à la campagne.

➡️ A quel moment les utilisateurs sont-ils ajoutés à une campagne automatique ?

Les participants sont ajoutés tous les jours à 7h UTC. Cela signifie que si vous lancez une campagne après 7h UTC et que certains employés répondent aux règles définies le jour du lancement, ils ne seront ajoutés que le jour suivant.

• Exemple : l'administrateur lance une campagne à 10h UTC qui ajoutent automatiquement tous les collaborateurs de l'équipe Commerciale 60 jours après leur date d’embauche. Deux collaborateurs de l'équipe Commerciale ont commencé il y a 60 jours précisément → ils ne seront ajoutés que le jour suivant à 7h UTC.

➡️ Puis-je utiliser d'autres dates que la date d'embauche ?

Pour l'instant, seule la date d'embauche est disponible comme base pour les campagnes d'ajout automatique.

➡️ Puis-je configurer des règles basées sur plusieurs critères ?

Pour l'instant, un seul critère peut être sélectionné lors de la configuration des règles pour les campagnes d'ajouts automatiques.

➡️ En tant qu'administrateur, puis-je mettre à jour les règles configurées dans une campagne d'ajout automatique ?

Non, vous devez contacter notre Support, qui vous aidera dans cette mise à jour. 

➡️ Que se passe-t-il si une nouvelle valeur est ajoutée dans un champ ? (une nouvelle équipe par exemple)

• Si vous avez configuré une campagne avec est et N'est pas tous les employés seront inclus, donc les employés avec la nouvelle valeur seront dans la règle N'est pas.
• Si vous avez configuré une campagne avec N'est pas seulement. Les employés ne seront pas ajoutés à la campagne, car ils ne seront pas ciblés par la configuration de la règle.
• Si vous avez configuré une campagne avec est seulement. Les employés ne seront pas ajoutés à la campagne, car ils ne seront pas ciblés par la configuration de la règle.