Cet article est à l'attention des administrateurs.
Pour accéder aux demandes de formation, sélectionnez Formation > Plan de formation dans la barre latérale.
Le Plan de formation se divise en deux onglets :
🗂️ Onglet “Demandes de formation”
- ➕ Créer une nouvelle demande
- ✏️ Editer les demandes de formation
- 🧩 Rattacher une ou plusieurs demande(s) de formation à une session de formation
- ✅ Valider une demande de formation
- ❌ Refuser une demande de formation
- 🗑 Supprimer une demande de formation
- 🔎 Rechercher une demande de formation
- 📈 Suivre les statistiques de validations
- 📤 Exporter les données liées aux demandes de formation
➕ Créer une nouvelle demande
En cliquant sur + Nouvelle demande, vous accédez à une modale vous permettant de générer une demande de formation pour un collaborateur. Ce dernier sera informé de cette action par mail (lien vers l’article sur la création de demandes de formation).
Vous pourrez alors compléter le résumé de la demande, les informations complémentaires permettant de la qualifier, le ou les collaborateur(s) concerné(s) ainsi que la priorité de la demande et la période concernée.
✏️ Editer les demandes de formation
Vous pouvez visualiser sous forme de liste les demandes déjà réalisées en naviguant entre les périodes. Vous verrez ainsi le résumé de la demande, le nom de la session à laquelle elle est rattachée, le collaborateur concerné ainsi que le statut de la demande.
En tant qu'Admin vous pourrez éditer toutes les informations liées à la demande hormis le collaborateur concerné par cette demande. Par défaut, une demande créée aura le statut "En attente d'approbation".
🧩 Rattacher une ou plusieurs demande(s) de formation à une session de formation
Comme abordé dans l’article sur le parcours d’une demande de formation, toute demande de formation doit ensuite être rattachée à une session de formation afin de planifier et concrétiser la demande.
Il vous suffit pour cela de sélectionner une demande, ou plusieurs demandes si vous souhaitez les rattacher à la même session.
- Si la session de formation n’existe pas encore, cliquez sur “Créer une session de formation”. Vous accéderez ensuite à la page “Détails de la formation” où vous pourrez indiquer le nom de la session, l’organisme de formation qui animera la session, les dates/heures de début et de fin, le lieu de la formation, le nombre d’heures, le type (inter/intra), le format (présentiel, distanciel ou hybride), la période ainsi que le budget total envisagé. Vous retrouverez le ou les collaborateurs sélectionnés dans l’onglet “Participants” et vous pourrez ici compléter le budget pour chacun et envoyer les invitations sur leurs agendas.
💡 Note : S'il n'y a pas de session de formation existante sur la plateforme, un message d'information est affiché sur la modale : "Il n'y a pas de session de formation dans votre plateforme. Vous pouvez créer une nouvelle session de formation à partir des demandes sélectionnées." En cliquant sur le lien, vous êtes redirigé directement vers la page de création de session, sans avoir à re-sélectionner les demandes.
- Si la session de formation existe déjà, cliquez sur “Ajouter à une demande de formation”. Vous accéderez ensuite à la page “Détails de la formation” où, si ce n’est pas déjà fait, vous pourrez indiquer le nom de la session, l’organisme de formation qui animera la session, les dates/heures de début et de fin, le lieu de la formation, le nombre d’heures, le type (inter/intra), le format (présentiel, distanciel ou hybride), la période ainsi que le budget total envisagé. Vous retrouverez le ou les collaborateurs sélectionnés ainsi que ceux faisant déjà partie de la session dans l’onglet “Participants” et vous pourrez ici compléter le budget pour chacun et envoyer les invitations sur leurs agendas. Si les invitations ont déjà envoyées précédemment, elles le seront aussi automatiquement pour les nouveaux participants ajoutés.
💡 Note : Les demandes de formation déjà rattachées à une session ne pourront être sélectionnées. Si vous souhaitez faire un changement, il faudra accéder à la session à laquelle la demande est déjà rattachée puis dans l’onglet “Participants” sélectionner “Supprimer” dans le menu en bout de ligne pour le collaborateur. La demande ne sera pas supprimée, mais simplement détachée de cette session de formation afin que vous puissiez la rattacher à nouveau à une autre session.
✅ Valider une demande de formation
Comment approuver une demande de formation ? Cela se fait directement depuis la page “demandes de formation” en cliquant sur le résumé de la demande.
Il n’est pas nécessaire que la demande de formation soit rattachée à une session pour en modifier le statut.
Que se passe-t-il si j'approuve la demande de formation d'un collaborateur ?
Lorsque vous approuvez une demande de formation :
- Le statut d'approbation "Validée" sera visible dans le profil du collaborateur (une fois les informations sauvegardées),
- Un e-mail sera envoyé au collaborateur pour l'informer que la demande a été validée (une fois les informations sauvegardées),
- Si ce n’est pas encore le cas, vous pourrez ensuite rattacher la demande de formation à une session de formation afin de pouvoir la planifier concrètement et renseigner les coûts qui y sont liés.
❌ Refuser une demande de formation
Comment refuser une demande de formation ?
Vous pouvez refuser une demande de formation de la même manière que la validation en allant dans l’onglet demandes de formation puis en cliquant sur le titre de la demande concernée.
Que se passe-t-il si je refuse la demande de formation d'un collaborateur ?
Lorsque vous refusez une demande de formation :
- Le statut d'approbation "Refusée" sera visible dans le profil du collaborateur (une fois les informations sauvegardées),
- Vous pourrez renseigner un motif de refus si vous le souhaitez. Le champ n'est pas obligatoire pour enregistrer,
- Un e-mail sera envoyé au collaborateur pour l'informer que la demande a été refusée (une fois les informations sauvegardées). Si vous ajoutez un motif de refus, il sera également visible dans l'email envoyé au collaborateur.
🗑 Supprimer une demande de formation
Il vous est possible en tant qu'Administrateur de supprimer une demande de formation. Pour cela aller sur le menu latéral Formation > Plan de formation > Demandes de formation et cliquer sur le menu au bout de la ligne du collaborateur concerné.
Une modale apparaîtra pour vous demander une confirmation et vous informer des impacts de la suppression.
Une fois la demande supprimée, nous enverrons un email au collaborateur pour l'informer de la suppression de sa demande.
💡 Note : Si la demande de formation était rattachée à une session de formation, cela ne supprimera pas cette dernière. De plus, il est aussi possible de supprimer le rattachement de la demande à une session de formation.
🔎 Rechercher une demande de formation
Afin de trouver plus facilement une demande de formation vous pouvez utiliser :
- La barre de recherche en tapant le nom, prénom d'un collaborateur ou un mot-clé utilisé dans le "Résumé de la demande". Si vous tapez un mot-clé et le prénom d'un collaborateur nous afficherons toutes les demandes avec ce mot-clé ou le prénom du collaborateur.
- Les filtres en cliquant sur le bouton Filtrer à côté de la barre de recherche. Les filtres vous permettront d'afficher les demandes concernant les collaborateurs ayant ce critère.
Exemple : En sélectionnant le filtre Equipe > R&D vous afficherez toutes les demandes des collaborateurs étant dans l'équipe R&D.
- Le filtre ainsi que la barre de recherche peuvent être utilisés ensemble pour trouver une demande plus facilement.
Exemple : Rechercher un mot-clé se trouvant dans les demandes d'une équipe.
📈 Suivre les statistiques de validations
Ces informations vous permettent un meilleur suivi des demandes en cours par périodes et ainsi d'identifier rapidement les demandes à traiter en cliquant sur les filtres par statut.
📤 Exporter les données liées aux demandes de formation
Vous pouvez à tout moment exporter les données liées aux demandes de formation.
Pour cela allez dans Formation > Plan de formation > Exporter les demandes.
Vous trouverez les informations relatives au collaborateur, manager et contenu de la demande de formation (détail de la demande, motif de refus (si applicable) et session de formation (si applicable). Le fichier généré vous sera envoyé par email sous format excel.
🗂️ Onglet "Sessions de formation"
- 💸 Définir votre budget formation ainsi que ses différences sources de financement
- 👀 Editer les différentes sessions de formation
- 🙅🏻♀️ Supprimer une session
💸 Définir votre budget formation ainsi que ses différences sources de financement
Nous vous invitons à consulter cet article afin d’en savoir plus sur cette thématique.
Ce bloc vous permet en un coup d’oeil de voir l’avancée de l’attribution de votre budget formation annuel. Vous pouvez naviguer entre les périodes afin de consulter l’historique des années précédentes ou à venir.
👀 Editer les différentes sessions de formation
Vous pouvez ici visualiser sous forme de liste les sessions déjà créées en naviguant entre les périodes. Vous verrez ainsi l’intitulé de la session, les participants (avec leurs noms en passant la souris sur les icônes) ainsi que les dates de la session.
En cliquant sur l’intitulé de la session, vous avez la possibilité d’accéder aux détails que vous pourrez compléter et modifier au besoin :
- le nom de la session,
- l’organisme de formation qui animera la session,
- les dates/heures de début et de fin,
- le lieu de la formation,
- le nombre d’heures,
- le type (inter/intra),
- le format (présentiel, distanciel ou hybride),
- la période
- ainsi que le budget total envisagé (celui-ci est indicatif et cela n’a pas d’impact sur votre budget global).
Pour envoyer l’invitation, il est nécessaire que les dates et heures de début et de fin soient complétées. Le bouton permettant d’envoyer l’invitation n’est visible que si ces conditions sont remplies. Le lieu de la formation est lui optionnel.
⚠️ Attention : Les dates/heures/lieu ne peuvent être modifiés une fois les invitations envoyées, il faudra d’abord annuler les invitations afin de modifier ces informations.
Le deuxième onglet vous donne accès à la liste des participants où vous pourrez :
- compléter ou modifier le financement pour chaque collaborateur,
- visualiser le statut de l’invitation,
- supprimer le rattachement de la demande à la session en question (sans que cela ne supprime la demande d’origine).
⚠️ Attention : lorsqu'une demande est détachée d'une session, tous les coûts associés (coût de la formation + sources de financement) sont supprimés, car elle revient au statut de simple demande. Si une invitation a été envoyée, le collaborateur recevra un mail de notification et l’invitation sera supprimée de son calendrier.
🙅🏻♀️ Supprimer une session
Il est possible qu’une session de formation initialement prévue soit finalement annulée. Vous pourrez ainsi supprimer la session sur Elevo sans que cela ne supprime les demandes de formations qui y étaient rattachées. Vous pourrez ainsi les étudier à nouveau et les rattacher à une nouvelle session sur une autre période par exemple.
Si une invitation a déjà été envoyée, les collaborateurs recevront un mail de notification pour les informer de l’annulation de la session et l'invitation sera supprimée de leurs agendas.
Il est possible de supprimer une session :
- depuis la liste des sessions grâce au menu en bout de ligne
- depuis la session en tant que telle :
⚠️ Attention : Les informations liées à la session de formation et leurs informations relatives aux coûts sont cependant supprimées (coûts individuels et montants des sources de financement).
🙋🏻♂️ Questions
➡️ Si j'édite les informations liées à la demande de formation, le collaborateur reçoit-il un email ?
Non, tant que vous ne modifiez pas le statut d'approbation aucun email ne sera envoyé au collaborateur.
➡️ Le motif de refus est-il obligatoire ?
Le motif de refus est optionnel. Si vous souhaitez qu'il soit visible pour le collaborateur n'oubliez pas de le renseigner au moment où vous indiquez en statut "Refusée". A contrario si vous souhaitez entrer un motif de refus sans qu'il soit visible pour le collaborateur vous pouvez changer le statut d'approbation à "Refusée" et sauvegarder. Puis vous revenez sur la demande sans changer le statut et ajoutez votre motif de refus sans oublier de sauvegarder.
Pour résumer, le mail de notification du refus de la demande ne s'envoie que quand vous changez le statut en refusée. Si vous revenez sur la demande et que vous ajouter le motif de refus, nous n'envoyons pas un mail à nouveau.
➡️ Est-ce que je suis obligé d'entrer toutes les informations liées à la session de formation d'un seul coup ?
Non, vous pouvez entrer les informations liées à la session de formation au fil de l'eau.
➡️ Quelles informations sont visibles par le collaborateur depuis son profil ?
Le collaborateur verra les informations suivantes: résumé de la demande, statut d'approbation, nombre d'heures de formation ainsi que la date de début et de fin de la session.
➡️ Pourquoi est-ce que je ne vois pas le bouton "Créer une demande" depuis la page d'accueil alors que je suis administrateur ?
Le bouton sera visible depuis la page d'accueil seulement si vous avez un statut de Manager.
Dans le cas contraire vous avez toujours la possibilité de créer une demande de formation depuis Formation > Plan de formation.