• 📝 Etape 1 - Création de la demande
• 📩 Etape 2 - Réception de la demande de formation
• 📑 Etape 3 - Gestion de la demande de formation
• 🔎 Etape 4 - Visibilité du collaborateur

Notre produit Formation permet de collecter de manière centralisée les demandes de formations des collaborateurs. Il facilite ainsi la gestion par l'équipe RH mais donne aussi de la visibilité aux collaborateurs sur leurs demandes de formations. Les administrateurs peuvent ensuite rattacher ces demandes à des sessions de formations définies (Nom, organisme, coût, date…) et ainsi avoir une vue groupée sur les besoins en cours et la planification concrète des formations.

📝 Etape 1 - Création de la demande

La demande de formation peut être faite par le Manager du collaborateur concerné ou par un Admin (Equipe RH) soit pendant une campagne d’entretien spécifique, soit tout au long de l’année. Elle peut aussi être établie pour plusieurs collaborateurs en simultané, par exemple dans le cadre d'une formation suivie par l'ensemble d'une équipe.

La demande comprend :

• un résumé du besoin (Formation certifiante en Anglais, Gestion de conflit, Management etc..),
• des informations complémentaires qui permettront à l’équipe RH de comprendre le contexte de la demande, du collaborateur et de la formation nécessaire,
• le/les collaborateurs concernés,
• la priorité de la demande (Haute - Moyenne - Basse),
• et la période de la demande (2022, 2023..).

Une fois la demande créée, le collaborateur sera informé par email.

📩 Etape 2 - Réception de la demande de formation

Les Admins pourront voir l'ensemble des demandes de formations faites dans l’entreprise depuis Formation > Plan de formation.

Cette page d'administration de la formation contient deux onglets :

• la liste des demandes de formation,
• la liste des sessions de formation.

Lorsque l'administrateur sélectionne une ou plusieurs demandes de formation, deux boutons apparaissent : "Créer une session de formation" et "Ajouter à une session de formation". Les demandes de formation vont ainsi pouvoir être rattachées à une session de formation afin de permettre leur planification et leur concrétisation.

Quelle est la différence entre les demandes et les sessions de formation et comment sont-elles liées ?

• Une demande de formation correspond à une requête créée par un manager (ou plus rarement un administrateur) qui a pour objectif de signifier à l’équipe RH qu’un (ou plusieurs collaborateurs) a un besoin de formation qualifié. Les demandes sont ensuite rattachées à des sessions permettant ainsi la planification concrète de la formation. Chaque demande conserve néanmoins ses propres informations qui ne sont pas partagées avec les autres demandes de la session : résumé de la demande, informations complémentaires sur la demande, collaborateur concerné, période, priorité, statut de la demande, coût et type de financement. Certains informations sont partagées lors du rattachement d’une demande formation à une session comme la date de formation, le type de formation (distanciel, présentiel etc..).
• Une session de formation est une formation en cours de planification ou planifiée. Des demandes de formation lui sont rattachées afin d’indiquer que les besoins des collaborateurs établis dans les demandes de formation pourraient être satisfaits par cette formation spécifique. Une session de formation peut contenir 0 à n demandes - elle peut être donc collective ou individuelle. Les demandes de formation qui font partie d'une session héritent des données de la session ci-après : intitulé de la session, organisme de formation, format, nombre d’heures de formation, type, budget total, dates et lieux de la formation.

💡 Note : Une demande de formation ne peut être liée qu’à une seule session.

📑 Etape 3 - Gestion de la demande de formation

L'Equipe RH va pouvoir valider ou refuser une demande de formation. En fonction de sa décision, les champs à remplir seront différents.

• Validée : il pourra préciser le coût et le type de financement pour cette formation,
• Refusée : il pourra préciser un motif afin d'expliquer pourquoi la demande a été refusée.

Cette action peut être réalisée dans l’onglet “Demandes de formation” en recherchant la demande concernée puis en cliquant sur son intitulé.

Il est aussi possible de disssocier la demande de formation de la session à laquelle elle avait été rattachée sans que cela n’annule la demande. Il sera ainsi possible de la lier à une autre session plus pertinente.

Si une invitation de calendrier avait été envoyée au collaborateur, il recevra également une annulation de l'événement dans un courriel de notification.

La session et les autres demandes liées à la session ne sont pas impactées par cette suppression.

🔎 Etape 4 - Visibilité du collaborateur

Une fois la demande validée ou refusée, le collaborateur recevra un email. Il peut retrouver l'historique de ses demandes depuis son profil en bas à gauche de l’écran à tout moment ou allant dans l’onglet “Formation” puis “Mes demandes” dans le menu de navigation latéral.

🙋🏻‍♂️ Questions

➡️ Qui peut faire une demande de formation ?

L’Admin a la possibilité de créer des demandes de formations pour tous les utilisateurs, voici la méthode. Le manager peut lui le faire pour tous ses collaborateurs directs. Si cela a été paramétré, le collaborateur peut aussi créer des demandes de formation.

➡️ Qui peut créer et accéder aux sessions de formation ?

L’Admin est le seul à pouvoir visualiser et créer des sessions de formations. Il est donc le seul à pouvoir rattacher des demandes de formation à ces mêmes sessions.

Les managers et collaborateurs ont les mêmes possibilités qu’auparavant. C’est à dire que les managers peuvent seulement émettre des demandes de formation et que les collaborateurs n'ont pas d'informations sur les sessions et peuvent seulement visualiser les demandes faites en leur nom dans leur profil. 

➡️ Est-il possible d’avoir des sessions de formation individuelles, c’est à dire avec un seul collaborateur concerné ?

Bien sûr, les sessions peuvent être individuelles. Il est même nécessaire et obligatoire que chaque demande de formation soit rattachée à une session afin de pouvoir être prise en compte. Les admins suivront le même chemin que pour les sessions collectives, ils ne sélectionneront simplement qu'une seule demande.