Cet article est à l'attention des administrateurs.
Afin de faciliter la centralisation des entretiens de vos collaborateurs, vous pouvez importer les entretiens personnels réalisés en dehors d'Elevo en amont du lancement de la plateforme.
Il est possible d'importer uniquement les informations associées à l'entretien (titre de l'entretien, date de l'entretien, tag associé etc..) ou alors d'importer en plus l'entretien en format PDF afin qu'il soit disponible directement sur Elevo.
- 1️⃣ Mise en place de l'import
- 2️⃣ Informations supplémentaires au sujet du SFTP
- 3️⃣ Préparation de l'import des entretiens historiques
- 4️⃣ Import des fichiers via SFTP
- 5️⃣ Import terminé
- 🙋🏻♂️ Questions
1️⃣ Mise en place de l'import
Le protocole utilisé est le SFTP (SSH File Transfer Protocol). Les sessions sont initiées par vous-même pour l’envoi et la réception des fichiers. Vous disposerez d'un compte dédié, sécurisé par une clé SSH que vous nous aurez fournie. Par ailleurs, il sera nécessaire de nous fournir la liste de vos adresses IP afin de les whitelister au niveau réseau.
Les détails de connexion au serveur SFTP (nom de domaine, port et nom d'utilisateur) vous seront fournis par le support@elevo.io. Une fois la connexion établie les fichiers doivent être déposés dans le dossier "/uploads/users"
Contactez notre support@elevo.io avec les informations suivantes :
- un contact technique,
- l’adresse ou la plage d’adresses IPs que vous utiliserez pour vous connecter à notre gateway,
- une clé publique SSH que vous utiliserez pour vous connecter.
Le support Elevo vous fournira ensuite :
- vos identifiants de connexion à notre serveur SFTP,
- notre clé GPG publique pour le chiffrement des fichiers avant dépôt (optionnel),
- la confirmation que Elevo est prêt à traiter les fichiers pour synchronisation.
2️⃣ Informations supplémentaires au sujet du SFTP
💪🏼 Algorithmes supportés
| KexAlgorithms | diffie-hellman-group-exchange-sha256,curve25519-sha256@libssh.org,diffie-hellman-group16-sha512,diffie-hellman-group18-sha512 |
| Ciphers | diffie-hellman-group-exchange-sha256,curve25519-sha256@libssh.org,diffie-hellman-group16-sha512,diffie-hellman-group18-sha512 |
| MACs | hmac-sha2-256-etm@openssh.com,hmac-sha2-512-etm@openssh.com,umac-128-etm@openssh.com |
| HostKeyAlgorithms | ssh-ed25519,ssh-ed25519-cert-v01@openssh.com,sk-ssh-ed25519@openssh.com,sk-ssh-ed25519-cert-v01@openssh.com,rsa-sha2-256,rsa-sha2-512,rsa-sha2-256-cert-v01@openssh.com,rsa-sha2-512-cert-v01@openssh.com |
🗒 Format du fichier de correspondance
Le nom du fichier doit être import.csv . Le fichier devra respecter les contraintes suivantes :
- Respecter le format CSV RFC 4180,
- Être encodé au format UTF-8,
- La première ligne doit définir les en-têtes des colonnes,
- Doit contenir toutes les colonnes obligatoires,
- Peut ne pas contenir les colonnes optionnelles,
- Les colonnes non reconnues seront ignorées,
- Les colonnes peuvent être dans n'importe quel ordre,
Colonnes du fichier CSV
| En-tête de colonne | Obligatoire / Optionnel | Restrictions | Détail |
| login | Obligatoire | Chaînes de caractères Doit être unique sur l'ensemble des utilisateurs |
Identifiant unique pour un utilisateur: Soit l'email de l'utilisateur Soit l'identifiant de l'utilisateur |
| review_date | Obligatoire | Au format ISO 8601 (ex: 2015-02-25) |
Date de l'entretien |
| review_title | Obligatoire | Chaînes de caractères | Titre de l'entretien qui s'affichera dans l'interface Elevo Le nom sera converti en Proper Case (chaque mot commence par une majuscule) |
| tags | Optionnel | Chaînes de caractères, si plusieurs tags sont renseignés ils doivent être séparés par un point-virgule ";" |
Mot-clé permettant d'identifier un entretien selon certains critères ("Entretien professionnel" par exemple) Ajouter un ou plusieurs tags sur une campagne - S'assurer de la conformité des entretiens grâce aux Rapports d'Audit |
| has_pdf | Optionnel | "true" ou "false" |
Permet d'indiquer si l'entretien est associé ou non avec un fichier pdf à importer. |
| file_name | Obligatoire si "true" est indiqué dans la colonne "has_pdf" | Chaînes de caractères Doit être unique et correspondre au nom d'un des fichiers à importer. |
Nom du fichier à importer (avec l'extension de fichier mais sans le chemin d'accès) Veillez à ne pas inclure d'accents ou de caractères spéciaux dans le titre des fichiers à importer. ⛔️ |
3️⃣ Préparation de l'import des entretiens historiques
Pour importer les entretiens passés de vos utilisateurs sur Elevo, vous devrez nous fournir le fichier de correspondance ainsi que les fichiers PDF associés si c'est le cas.
- Récupérez le modèle du fichier de correspondance (Excel , Google Sheet, CSV),
- Facultatif : Préparez les fichiers à importer au format PDF avec une taille maximale de 1Mo + Veillez à ne pas inclure d'accents ou de caractères spéciaux dans le titre des fichiers à importer. ⛔️
- Remplissez le fichier de correspondance avec les informations concernant les entretiens à importer en respectant les spécifications listées plus bas dans l'article,
- La transmission des fichiers se fera par dépôt sur notre SFTP Elevo dédié.
4️⃣ Import des fichiers via SFTP
1) Déposez vos fichiers sur notre SFTP :
- Le fichier de correspondance au format CSV et nommé :
import.csvdans le dossier/uploads/imported_reviews - Optionnel : Les fichiers pdf associés aux entretiens sont à importer dans un sous-dossier
/uploads/imported_reviews/files/
2) Envoyez un email à support@elevo.io pour nous informer que l'import est prêt à être lancé.
3) L'import sera lancé par l'équipe Elevo :
- Le fichier
import.csvsera lu ligne par ligne (chaque ligne correspondant à l'import d'un ficher), - Les résultats de l'import seront visibles dans le dossier
/reports/imported_reviews/
-
-
- En cas d'import réussi d'un ficher, la ligne correspondante sera copiée dans le fichier
/reports/imported_reviews/DATETIME_import_successes.csv - En cas d'échec de l'import d'un ficher, la ligne correspondante sera copiée dans le fichier
/reports/avec les raisons de l'échec (voir "types d'erreur à l'import")imported_reviews/DATETIME_import_failures.csv
- En cas d'import réussi d'un ficher, la ligne correspondante sera copiée dans le fichier
-
4) L'équipe Elevo vous enverra une notification quand l'import sera terminé.
- Vous pourrez consulter le compte rendu de l'import dans le dossier
/reports/imported_reviews/ - Le fichier
import.csvsera archivé dans le dossier/archived/imported_reviews/DATETIME_import.csv - Les fichiers resteront présents dans le dossier
/uploads/imported_reviews/files/
Que faire si j'ai des lignes en erreur ?
1) Identifiez les lignes concernées ainsi que la cause de l'erreur grâce au fichier /reports/ imported_reviews/DATETIME_import_failures.csv
2) Corrigez les erreurs liées au fichier de correspondance et/ou aux fichiers importés
- Si vos erreurs concernent le tableau de correspondance, corrigez le fichier, nommez le :
import.csvet déposez le dans le dossier/uploads/imported_reviews - Si vos erreurs concernent les fichiers à importer, ajoutez les nouveaux fichiers dans le sous-dossier
/uploads/(et faites remplacer si besoin)imported_reviews/files/
🙅🏻♀️ Types d'erreur à l'import
Vous trouverez ci-dessous la liste des erreurs possibles. Elles sont visibles dans le fichier /reports/imported_reviews/DATETIME_import_failures.csv .
| Message d'erreur | Type d'erreur | Résolution |
| Valeur manquante pour 'login' | Le login est manquant | Ajouter le login de l'utilisateur |
| Valeur manquante pour 'file_name' | Le fichier .pdf n'est pas renseigné | Indiquer le fichier .pdf correspondant |
| Valeur manquante pour 'review_date' | La date de l'entretien n'est pas renseignée | Indiquer la date de l'entretien au format ISO 2021/12/01 |
| Type de fichier non autorisé: 'nom.du.fichier.png' doit être un fichier .pdf | Le format du fichier n'est pas au format .pdf | Changer le format du fichier pour le mettre en pdf et l'indiquer dans le fichier de correspondance |
| Impossible de lire le fichier nom.du.fichier.png | Le fichier n'existe pas ou est illisible | Indiquer le fichier .pdf correspondant |
| 'nom.du.fichier.png' est trop gros (XX Mo > 1 Mo) | Le fichier est trop gros et dépasse les 1Mo autorisé | Réduire la taille du fichier pour qu'il soit en-dessous de 1 Mo |
| L'utilisateur jean.dupont@gmail.com n'a pas été trouvé | L'utilisateur n'existe pas | Corriger le login de l'utilisateur si cette personne existe bien |
5️⃣ Import terminé
Une fois que vous êtes satisfait avec les résultats de l'import, envoyez-nous un email à support@elevo.io et nous nous chargerons de supprimer tous les contenus présents sur le SFTP.
🙋🏻♂️ Questions
➡️ Comment faire si je n'ai pas l'information sur un champ optionnel ?
Si vous ne souhaitez pas remplir un champ optionnel, laissez le vide.
➡️ Que se passe-t-il dans l'interface si je ne renseigne pas de titre ?
Si vous n'importez pas de fichier associé, le titre de l'entretien est obligatoire. Si vous importez un fichier associé, alors le nom par défaut sera celui du fichier importé. Example: "Jean Dupont - entretien annuel 2020"
➡️ Quels types de fichiers sont acceptés ?
Seul les fichiers de type PDF avec une taille maximale de 1 Mo.
➡️ Que se passe-t-il si j'ajoute une colonne supplémentaire dans le fichier d'import ?
La colonne sera ignorée lors de l'import et ne causera pas d'erreur.
➡️ Que se passe-t-il s'il n'y a pas de ligne en échec lors de l'import ?
Le fichier DATETIME_import_failures.csv sera vide.
➡️ Puis-je avoir un fichier qui mélange des lignes avec et sans document pdf ?
Oui aucun problème, attention à correctement renseigner la colonne has_pdf dans ce cas.
➡️ Peut-on rajouter des tags sur les imports précédemment réalisés d'entretiens passés ?
Oui, mais pour cela il faudra fournir un fichier csv (voir modèle dans l'article ou reprendre celui utilisé à l'époque) et ajouter les tags associés dans la colonne correspondante. Il est absolument nécessaire que le nom des entretiens passés soit strictement identique afin d'éviter toute création de doublons.