Cet article est à l'attention des administrateurs.

En tant qu'utilisateur avec des droits d'admin global ou d'admin formation, vous pouvez gérer votre budget de formation directement dans Elevo.

Après avoir défini vos différentes sources de financement, vous pourrez piloter le financement des formations à partir de votre budget global, tout en gardant un oeil sur le budget restant.

Pour cela, rendez-vous dans : Formations > Plan de formation > Budget.

• 👁️ Droits associés à la gestion du budget
• 1️⃣ Sélectionnez une période de formation
• 2️⃣ Sélectionnez le type de budget souhaité
• 3️⃣ Définissez votre budget
• 4️⃣ Gérez votre budget

👁️ Droits associés à la gestion du budget

Plusieurs rôles et permissions existent sur le produit Formation, ils sont précisés ci-dessous mais détaillés dans l'article associé : Gérer les droits associés au produit Formation.

• Administrateur Global : a accès à l'ensemble des actions associées au Produit sur l'ensemble de la population,
• Administrateur Global d'entité (si MLA activé) : peut gérer les demandes et sessions de formation de sa population, mais n'a pas d'accès en gestion à tout ce qui touche au budget, ils sont seulement la vue sur les budgets dont ils sont responsables,
• Administrateur Formation : a accès à l'ensemble des actions associées au Produit sur l'ensemble de la population,
• Administrateur Formation d'entité : peut gérer les demandes et sessions de formation de sa population, mais n'a pas d'accès en gestion à tout ce qui touche au budget,
• Responsable Budgétaire : peut naviguer entre les périodes sans en créer, peut modifier les enveloppes auxquelles il a accès et il peut gérer les sources de financements.

⚠️ Attention : L'accès à l'ensemble des enveloppes budgétaires ne peut être limité que lorsque le MLA est activé et paramétré. C'est à dire que les enveloppes seront visibles par l'ensemble des utilisateurs avec des droits d'admin global ou d'admin formation. Si vous souhaitez que certains admins ne voient que certaines enveloppes, merci de vous rapprocher du Support (support@elevo.io) ou de votre CS pour en savoir plus. 

1️⃣ Sélectionnez une période de formation

Les périodes de formation correspondent généralement à une année. Si votre espace vient d'être créé il sera nécessaire de créer d'abord la première période (Premiers pas pour la collecte de vos demandes de formation).

Si vous avez déjà créé vos périodes, il ne vous reste qu'à naviguer entre elles dans le menu déroulant.

2️⃣ Sélectionnez le type de budget souhaité

Dans le bloc "Budget" cliquez sur "Modifier le budget" à droite de l'écran :

Vous devrez ensuite sélectionner le type de budget que vous souhaitez concevoir : budget unique ou répartition par enveloppes.

• Budget unique
• Répartitions par enveloppes

Budget unique

Un même budget est ensuite associé à une ou plusieurs sources de financement ayant chacune leurs devises respectives.

Répartitions par enveloppes

Les enveloppes budgétaires permettent aux administrateurs plus de flexibilité dans la gestion des budgets de formation :

• Définition de budgets personnalisés : Adaptez vos budgets à vos besoins spécifiques (cas d'usage ci-dessous). Fini les compromis, place à la précision !
• Gestion de responsables d'enveloppes : Désignez un ou plusieurs responsables pour chaque enveloppe budgétaire pour une gestion claire et transparente. 
• Gestion des sources de financement : Associez chaque enveloppe budgétaire à une ou plusieurs sources de financement, permettant ainsi une meilleure traçabilité et gestion des fonds.

📚 Cas d'usages :

• 🏢 Gestion Multi-Entités : Une organisation possède plusieurs entités avec des budgets de formation distincts. Utilisez les enveloppes budgétaires pour définir des budgets spécifiques pour chaque entité, avec des responsables désignés pour chaque enveloppe.
• 🌍 Gestion par Pays : Une entreprise internationale souhaite allouer des budgets de formation différents selon les pays. Créez des enveloppes budgétaires spécifiques pour chaque pays, avec des responsables locaux pour gérer les budgets.
• 📄 Projets Spécifiques : Un projet nécessite un budget de formation dédié, distinct des budgets habituels. Définir une enveloppe budgétaire spécifique pour le projet, avec des responsables désignés pour gérer les fonds alloués.

3️⃣ Définissez votre budget

Budget unique

A cette étape, vous devez définir les sources de financement associées à ce budget. Pour cela :

• soit vous sélectionnez une source déjà existante dans la liste déroulante (ci cette dernière a déjà été créée dans une autre période),
• soit vous saisissez le nom de la source que vous souhaitez ajouter et vous cliquez sur "Créer".

Vous devez ensuite renseigner le montant alloué à droite de l'écran.

Vous pouvez ajouter autant de sources de financements que nécessaire.

💡 Note : Il n'est pas obligatoire de définir un budget pour chacune des sources de financement (dans le cas du CPF par exemple). Vous aurez alors un aperçu du budget dépensé, sans que cela soit décompté du budget global.

(Facultatif) Définition des devises et taux de change

Les devises définies ici viendront en complément de la devise principale définie à la création de la période. Elles seront utilisables dans les sources de financements et dans la définition des financements des sessions de formation.

Afin d'ajouter une devise, cliquer sur "Ajouter une devise" et définissez son taux de change par rapport à votre devise principale :

⚠️ Attention : Si une devise est utilisée dans une source de financement, il ne sera pas possible de supprimer le taux de change de cette devise.

Le budget global sera automatiquement calculée avec la somme des différentes sources de financement.

Répartition par enveloppes

Créez autant d'enveloppes que nécessaire en cliquant sur "Ajouter une envelope de budget".

Pour chacune vous pourrez renseigner :

• Le nom de l'enveloppe,
• Les responsables (👁️ Droits associés à la gestion du budget),
• La devise utilisée,
• Les sources de financement.

4️⃣ Gérez votre budget

• Affichage avec budget unique
• Affichage avec enveloppes

Une fois le budget créé, vous aurez une vue d'ensemble du budget de la période.

Affichage avec budget unique

Affichage avec enveloppes

Précisions

• Si les sources de financement d'une enveloppe n'ont pas de budget précisé, seuls les montants validés et prévisionnels seront affichés. (Exemple avec l'Italie ci-dessous)
• Une icône d'avertissement rouge s'affichera si seulement une source de financement est hors budget, mais que l'enveloppe budgétaire au global est à l'équilibre. (Exemple avec la France ci-dessous)
• Les enveloppes hors budget seront affichées avec le montant concerné en rouge. (Exemple avec l'Inde et le Royaume-Uni ci-dessous)

3️⃣ Indiquez le coût et le financement pour chaque demande de formation

Pour cela, rendez-vous dans : Formations > Plan de formation > Plan prévisionnel/validé.

Lorsque vous cliquez sur l’intitulé d’une session de formation, puis sur la rubrique “Coût” vous pourrez renseigner les différents éléments relatifs au financement.

Vous retrouverez en haut le coût total pour cette formation, le coût par participant et le nombre de participants.

Vous devez définir :

• si le coût de la formation est basé sur la session au global, ou par participant,
• puis renseigner soit le coût total de la session, soit le coût par participant,
• si le financement est identique pour l'ensemble des participants,
• définir les sources de financement.

💡 Note : Si des devises ont été paramétrées, la devise par défaut sera celle sélectionnée dans le coût de la session ou le coût par participant. La conversion dans le budget sera réalisée en fonction du taux de change défini précédemment au niveau de la définition des sources de financement dans le budget. 

Définition des sources de financement

➡️ Si le financement est identique pour l'ensemble des participants.

Vous devrez renseigner les différentes sources et les montants associés. Cela s'appliquera à l'ensemble des participants.

➡️ Si le financement varie en fonction des participants

Vous devez sélectionner un participant en cochant sa ligne sur la gauche puis en cliquant sur "Actions" afin de modifier son financement. Vous pouvez sélectionner plusieurs participants à la fois s'ils ont le même financement. Vous devrez ensuite renseigner les différentes sources et les montants associés. 

Il est possible de filtrer les participants ayant un financement incomplet afin de rapidement les identifier.

💡 Note : La somme des financements par participant sera confrontée au coût de la session au global, ou à la somme des coûts par participant afin de s'assurer que cela correspond.

4️⃣ Visualisez le budget restant et le pourcentage du budget dépensé

Dès qu'un financement est indiqué pour un participant à une session de formation, le budget de la période se met à jour automatiquement. Cela vaut pour toutes les demandes de formation aux statuts “validée” ou “en attente d’approbation”.

Quand une session de formation passe du plan prévisionnel au plan validé, le budget est ajusté en conséquence.

🙋🏻‍♂️ Questions

➡️ Que se passe-t-il si je passe d'une répartition par enveloppes à un budget unique ?

Les sources de financement seront conservées et liées à la période de formation. Les sessions de formation ne sont pas affectées.

➡️ Que se passe-t-il si je passe d'un budget unique à une répartition par enveloppe ?

Les sources de financement seront allouées à une enveloppe par défaut.