Cet article est à l'attention des administrateurs.

• 1️⃣ Sélectionnez une période de formation📍
• 2️⃣ Définissez votre budget et vos sources de financement
• 3️⃣ Indiquez le coût et le financement pour chaque demande de formation
• 4️⃣ Visualisez le budget restant et le pourcentage du budget dépensé

Vous pouvez gérer votre budget de formation directement dans Elevo.

Après avoir défini vos différentes sources de financement, vous pourrez piloter le financement des formations à partir de votre budget global, tout en gardant un oeil sur le budget restant.

Pour cela, rendez-vous dans : Formations > Plan de formation > Sessions de formation

• Dans un premier temps, pour chaque période de formation vous devez définir les différentes sources de financement et les budgets dédiés,
• Puis dans un second temps, pour chaque demande de formation vous pourrez indiquer le coût et les sources de financement à débloquer pour cette formation. Votre budget se mettra alors automatiquement à jour.

1️⃣ Sélectionnez une période de formation📍

Sélectionner une période dans la liste déroulante. Vous aurez un aperçu de toutes les demandes de formations pour la période concernée.

2️⃣ Définissez votre budget et vos sources de financement

Dans le bloc "Définissez votre budget et vos sources de financement" cliquez sur "Définir" :

Dans la modale qui apparaît, vous pourrez alors ajouter vos différentes sources de financement en cliquant sur "Ajouter une source de financement". Pour cela :

• soit vous sélectionnez une source déjà existante dans la liste déroulante (ci cette dernière a déjà été créée dans une autre période),
• soit vous saisissez le nom de la source que vous souhaiter ajouter et vous cliquez sur "Créer".

Enfin, vous pouvez définir un budget pour chacune d'entre elles en cliquant sur "Définir un budget".

💡 Note : Il n'est pas obligatoire de définir un budget pour chacune des sources de financement (dans le cas du CPF par exemple). Vous aurez alors un aperçu du budget dépensé, sans que cela soit décompté du budget global.

3️⃣ Indiquez le coût et le financement pour chaque demande de formation

Lorsque vous cliquez sur l’intitulé d’une session de formation, puis sur la rubrique “Coût” vous pourrez renseigner les différents éléments relatifs au financement.

Vous retrouverez en haut le coût total pour cette formation, le coût par participant et le nombre de participants.

Vous devez définir :

• si le coût de la formation est basé sur la session au global, ou par participant,
• puis renseigner soit le coût total de la session, soit le coût par participant,
• si le financement est identique pour l'ensemble des participants,
• définir les sources de financement.

Définition des sources de financement

➡️ Si le financement est identique pour l'ensemble des participants.

Vous devrez renseigner les différentes sources et les montants associés. Cela s'appliquera à l'ensemble des participants.

➡️ Si le financement varie en fonction des participants

Vous devez sélectionner un participant en cochant sa ligne sur la gauche puis en cliquant sur "Actions" afin de modifier son financement. Vous pouvez sélectionner plusieurs participants à la fois s'ils ont le même financement. Vous devrez ensuite renseigner les différentes sources et les montants associés. 

Il est possible de filtrer les participants ayant un financement incomplet afin de rapidement les identifier.

💡 Note : La somme des financements par participant sera confrontée au coût de la session au global, ou à la somme des coûts par participant afin de s'assurer que cela correspond.

4️⃣ Visualisez le budget restant et le pourcentage du budget dépensé

Dès qu'un financement est indiqué pour un participant à une session de formation, le budget de la période se met à jour automatiquement. Et cela que la demande de formation soit en statut “validée” ou en statut “en attente d’approbation”.

En cliquant sur "Détails", vous avez accès à une vue détaillée par source de financement.