Cet article est à l'attention des administrateurs.
- 1️⃣ Sélectionnez une période de formation📍
- 2️⃣ Définissez votre budget et vos sources de financement
- 3️⃣ Indiquez le coût et le financement pour chaque demande de formation
- 4️⃣ Visualisez le budget restant et le pourcentage du budget dépensé
En tant qu'utilisateur avec des droits d'admin global ou d'admin formation, vous pouvez gérer votre budget de formation directement dans Elevo.
Après avoir défini vos différentes sources de financement, vous pourrez piloter le financement des formations à partir de votre budget global, tout en gardant un oeil sur le budget restant.
Pour cela, rendez-vous dans : Formations > Plan de formation > Plan prévisionnel ou Plan Validé
- Dans un premier temps, pour chaque période de formation vous devez définir les différentes sources de financement, les devises et les budgets dédiés,
- Puis dans un second temps, pour chaque demande de formation vous pourrez indiquer le coût et les sources de financement à débloquer pour cette formation. Votre budget se mettra alors automatiquement à jour.
1️⃣ Sélectionnez une période de formation📍
Sélectionner une période dans la liste déroulante. Vous aurez un aperçu du budget.
2️⃣ Modifiez votre budget et vos sources de financement
Dans le bloc "Budget" cliquez sur "Détails" :
Une modale apparait et vous permet de visualiser votre budget actuel.
Vous pourrez alors modifier vos différentes sources de financement en cliquant sur "Modifier.
Dans la modale qui apparaît, vous pourrez alors ajouter vos différentes sources de financement en cliquant sur "Ajouter une source de financement". Pour cela :
- soit vous sélectionnez une source déjà existante dans la liste déroulante (ci cette dernière a déjà été créée dans une autre période),
- soit vous saisissez le nom de la source que vous souhaiter ajouter et vous cliquez sur "Créer".
💡 Note : Il n'est pas obligatoire de définir un budget pour chacune des sources de financement (dans le cas du CPF par exemple). Vous aurez alors un aperçu du budget dépensé, sans que cela soit décompté du budget global.
Le budget global sera automatiquement calculée avec la somme des différentes sources de financement.
(Facultatif) Définition des devises et taux de change
Les devises définies ici viendront en complément de la devise principale définie à la création de la période. Elles seront utilisables dans les sources de financements et dans la définition des financements des sessions de formation.
Afin d'ajouter une devise, cliquer sur "Ajouter une devise" et définissez son taux de change par rapport à votre devise principale :
⚠️ Attention : Si une devise est utilisée dans une source de financement, il ne sera pas possible de supprimer le taux de change de cette devise.
3️⃣ Indiquez le coût et le financement pour chaque demande de formation
Lorsque vous cliquez sur l’intitulé d’une session de formation, puis sur la rubrique “Coût” vous pourrez renseigner les différents éléments relatifs au financement.
Vous retrouverez en haut le coût total pour cette formation, le coût par participant et le nombre de participants.
Vous devez définir :
- si le coût de la formation est basé sur la session au global, ou par participant,
- puis renseigner soit le coût total de la session, soit le coût par participant,
- si le financement est identique pour l'ensemble des participants,
- définir les sources de financement.
💡 Note : Si des devises ont été paramétrées, la devise par défaut sera celle sélectionnée dans le coût de la session ou le coût par participant. La conversion dans le budget sera réalisée en fonction du taux de change défini précédemment au niveau de la définition des sources de financement dans le budget.
Définition des sources de financement
➡️ Si le financement est identique pour l'ensemble des participants.
Vous devrez renseigner les différentes sources et les montants associés. Cela s'appliquera à l'ensemble des participants.
➡️ Si le financement varie en fonction des participants
Vous devez sélectionner un participant en cochant sa ligne sur la gauche puis en cliquant sur "Actions" afin de modifier son financement. Vous pouvez sélectionner plusieurs participants à la fois s'ils ont le même financement. Vous devrez ensuite renseigner les différentes sources et les montants associés.
Il est possible de filtrer les participants ayant un financement incomplet afin de rapidement les identifier.
💡 Note : La somme des financements par participant sera confrontée au coût de la session au global, ou à la somme des coûts par participant afin de s'assurer que cela correspond.
4️⃣ Visualisez le budget restant et le pourcentage du budget dépensé
Dès qu'un financement est indiqué pour un participant à une session de formation, le budget de la période se met à jour automatiquement. Et cela que la demande de formation soit en statut “validée” ou en statut “en attente d’approbation”.
Quand une session de formation passe du plan prévisionnel au plan validé, le budget est ajusté en conséquence.