Cet article est à l'attention des évaluateurs des Admins.
💡 Note : Le produit People Review apparaîtra seulement si votre entreprise a souscrit à cette fonctionnalité.
- 1️⃣ Paramétrage et lancement de la campagne
- 2️⃣ Réalisation des évaluations
- 3️⃣ Complétion des évaluations
- 4️⃣ Harmonisation des évaluations
- 5️⃣ Validation
- 6️⃣ Analyse et cartographie
1️⃣ Paramétrage et lancement de la campagne
Cette étape est réalisée par les Admins.
Elevo fournit une proposition de paramétrage par défaut, issue des travaux de recherche et entretiens réalisés avec des entreprises habituées à l’exercice de la People Review.
Il est cependant évident que chaque organisation a ses spécificités, et il est donc possible de modifier les questions et descriptions évaluant les dimensions ainsi que la construction des groupes de collaborateurs et leur libellé.
Les Admins ont donc accès à un fichier leur permettant de définir les éléments personnalisables. Ce fichier est ensuite transmis au Support Elevo (support@elevo.io) qui se charge du paramétrage de la campagne sur Elevo.
En savoir plus sur le paramétrage de la campagne.
2️⃣ Réalisation des évaluations
Cette étape est réalisée par les évaluateurs (Manager direct ou personne spécifique en fonction de votre paramétrage).
Le rôle de l'évaluateur est d’évaluer les personnes qui lui sont attribuées en répondant aux différentes questions de la People Review.
En accédant à l’interface de la People Review, l'évaluateur verra :
- le nombre de collaborateurs dont il va devoir compléter la People Review,
- le statut de ces évaluations,
- les différents groupes de collaborateurs,
- le nombre de collaborateurs dont il fait la Review au sein de chaque groupe.
En sélectionnant un collaborateur, il pourra commencer à compléter l’évaluation tout en consultant les précédentes participations à la People Review, les entretiens passés, les feedbacks reçus, ainsi que les demandes de formation du collaborateur. Cela lui donnera tout le contexte nécessaire afin de fournir les réponses les plus pertinentes aux questions liées aux dimensions.
Les questions ont toutes le même format : un menu déroulant ainsi qu’une zone de commentaire que nous vous incitons à compléter afin d’appuyer vos réponses.
💡 Note : Aucune question n'est obligatoire ! En effet, nous considérons qu’il est parfois difficile pour un évaluateur de remplir certains champs et qu’il/elle peut avoir besoin de l'appui des RH. Pour ne pas bloquer le processus, toutes les questions sont donc facultatives et l'évaluateur peut cliquer sur "Complété" même s'il n'a pas répondu à l’ensemble des questions.
La People Review peut être éditée par l'évaluateur et l'Admin, vos réponses sont donc visibles en temps réel par ce dernier même sans avoir passé le statut de l’évaluation en “complété”.
⚠️ Attention : La People Review ne sera pas visible par le collaborateur, que ce soit pendant l’exercice ou après sa clôture.
3️⃣ Complétion des évaluations
Cette étape est réalisée par les évaluateurs (Manager direct ou personne spécifique en fonction de votre paramétrage).
Une fois l’évaluation terminée, l'évaluateur va changer son statut afin de la passer de “à compléter” à “complétée”. L'évaluateur sera alors redirigé vers l’interface de suivi de la campagne de People Review et pourra ainsi voir le positionnement du collaborateur.
Nous vous invitons à consulter cet article pour en savoir plus sur les différents groupes de collaborateurs.
Ce changement de statut lui permet de suivre son avancement dans la complétion des évaluations mais donne aussi la possibilité à l’Equipe RH d’avoir un visu sur l’avancement de la campagne et sur les Reviews prêtes à être challengées.
4️⃣ Harmonisation des évaluations
Cette étape est réalisée par les Administrateurs.
L’Admin passe de son côté à une phase de relecture et en fonction des processus internes va soumettre les évaluations à la hiérarchie, au COMEX etc. Cela peut aussi se faire en réunion avec les évaluateurs de People Reviews. Ces derniers partageant leur écran et commentant leurs réponses.
Grâce à l’historique des entretiens passés, feedbacks reçus, demandes de formations réalisées mais aussi les People Reviews précédentes une fois que plusieurs campagnes auront été réalisées, l’Admin dispose du contexte nécessaire lui permettant de challenger les évaluations faites par les évaluateurs. Cette étape permet notamment d’harmoniser à l’échelle de l’entreprise le positionnement des collaborateurs au sein des différents groupes.
5️⃣ Validation
Une fois revues, l’Admin peut passer le statut des évaluations de “complétée” à “validée”.
Une fois validées, les évaluateurs n’auront alors plus la possibilité de les modifier. Il pourra donc visualiser le positionnement définitif des personnes qu'il évalue sur l’interface de la campagne de People Review concernée.
La campagne peut ensuite être clôturée par l’Equipe RH, les évaluateurs et admins gardent cependant l’accès aux informations collectées en allant dans People Review > Clôturées.
6️⃣ Analyse et cartographie
Une fois les People Reviews complétées et/ou validées, il est temps de passer à une phase d'analyse qui peut se faire :
- soit depuis l'export des données en les retravaillant ensuite en fonction de vos besoins sur Excel,
- soit de manière plus visuelle depuis l'onglet Cartographie sur Elevo.
Pour en savoir plus sur la cartographie, consultez cet article : Analyser et cartographier une campagne de People Review.
🙋🏻♂️ Questions
➡️ Quelles actions sont pour l’instant indisponibles dans le produit People Review ?
Certaines actions ne sont pas encore possibles car nous avons fait le choix de nous concentrer dans un premier temps sur les fonctionnalités clés de ce produit.
Vous trouverez ci-dessous les actions encore en cours de développement :
- Envoyer des rappels,
- Permettre aux Admins de paramétrer la campagne directement dans l’outil.
➡️ Est-il possible de changer les groupes de collaborateurs une fois la campagne lancée ?
Oui, pour cela merci de contacter le Support Elevo (support@elevo.io) en précisant le(s) changement(s) nécessaire(s).
➡️ Les supérieurs hiérarchiques (N+2 ou plus) peuvent-ils voir les résultats de leur équipe indirecte ?
Non, pour l'instant ils ne peuvent pas voir les résultats de leur N-2 ou plus.
Au cours des entretiens de test réalisés avec certains clients, nous n'avons pas observé de nécessité à ajouter cette permission dans le produit. En effet, la revue du collaborateur est faite par l'évaluateur et l'équipe RH. Le supérieur peut être présent au moment de l'évaluation du collaborateur mais il/elle n'a pas de rôle direct sur Elevo dans l'évaluation des personnes.
Le produit pourra être amené à évoluer si nous avons du feedback de votre part à ce sujet.
➡️ Pourquoi le fait de répondre à toutes les questions est-il facultatif ?
Il est parfois difficile pour un évaluateur de remplir certains champs et il peut avoir besoin de l'appui des RH. Pour ne pas bloquer le processus, toutes les questions sont facultatives et l'évaluateur peut cliquer sur "Terminer" même s'il n'a pas répondu à l’ensemble des questions.
➡️ Pourquoi les Admins et les évaluateurs peuvent-ils tous deux modifier la People Review ?
La People Review est toujours effectuée d’abord par les évaluateurs. Ensuite, les évaluations sont revues avec les Admins (parfois le COMEX) pour remettre en question le positionnement. La People Review est un exercice collaboratif, c'est pourquoi il est important de laisser la possibilité à l'Admin de le modifier. D'autant plus si l'Admin revoit les résultats avec le COMEX (sans l'évaluateur).
➡️ Pourquoi les Admins sont-ils les seuls à pouvoir valider les résultats ?
Le positionnement du collaborateur par l'évaluateur peut être remis en question par l'équipe RH mais aussi par le COMEX par exemple. Il est donc important qu’une fois que les Admins aient échangé avec le niveau supérieur et pris une décision, qu’ils puissent valider ce positionnement et retirer la possibilité à l'évaluateur de pouvoir le modifier.