Cet article est à l'attention des administrateurs.
Le paramétrage d’une People Review sur Elevo se fait avec la collaboration de votre interlocuteur dédié (CS) et du Support Elevo (support@elevo.io) afin de s’assurer de la bonne mise en place et configuration des dimensions.
- 1️⃣ Réflexion avec votre CS sur le projet de People Review
- 2️⃣ Edition des dimensions sur Elevo
- 3️⃣ Paramétrage de la campagne
- 4️⃣ Définition des groupes de collaborateurs
- 5️⃣ Ajout des participants et définition du responsable
- 🙋🏻♂️ Questions
1️⃣ Réflexion avec votre CS sur le projet de People Review
A la souscription du produit, nous établirons avec vous le rétroplanning de lancement de votre première campagne de People Review. En amont de ce lancement, des ressources vous seront transmises afin de vous permettre de commencer votre réflexion sur cet exercice :
Vous retrouverez sur Elevo nos 6 dimensions par défaut. Celles-ci ont été étudiées et affinées par notre équipe Produit afin de répondre au mieux à l’exercice.
Si cela ne correspond pas complètement à votre besoin et que vous souhaitez créer de nouvelles dimensions ou en supprimer, nous vous invitons à en échanger avec votre interlocuteur dédié afin de garantir la pertinence de celles-ci dans l’analyse qui en découlera.
💡 Note : Nous limitons à la création de deux nouvelles dimensions afin que l’exercice reste cohérent.
2️⃣ Edition des dimensions sur Elevo
- C'est ma première campagne de People Review
- J'ai déjà réalisé au moins une campagne de People Review
→ Etape à réaliser une fois votre échange avec votre interlocuteur dédié réalisé.
C'est ma première campagne de People Review
Allez sur Elevo > People Review > Dimensions. Les dimensions par défaut auront été créées par notre équipe. Si elles n'apparaissent pas, merci de nous contacter.
Une dimension est composée de plusieurs éléments :
- son nom (”Performance”),
- une question associée, avec un maximum de 400 caractères (”💪🏻 En terme de performance vous diriez que Brooklyn…”)
- une description associée à la question, avec un maximum de 4000 caractères (”Pour évaluer au mieux la performance, prenez en compte les actions menées par Brooklyn sur l’année passée ainsi que l’atteinte des objectifs si vous en aviez fixés”)
- 2 à 5 critères de notation (va toujours au delà des attentes 🏆 / atteint constamment les attentes 👍 / n’atteint pas toujours les attentes 🙂 / ne répond pas aux attentes 🙁 / est bien en-dessous des attentes 😢).
Vous pouvez éditer la question et la description des dimensions ainsi que les critères de notation.
💡 Note : Si vous souhaitez modifier le nom de la dimension, merci de contacter votre Customer Success dédié.
Une fois l’édition des dimensions achevée, cliquez sur “Modifier pour les prochaines campagnes” en bas de l’écran.
⚠️ Attention : Les critères de notation sont associés à des valeurs qui sont fondamentales dans la gestion des groupes de collaborateurs. Vous devez donc prendre en considération leur ordre.
J'ai déjà réalisé au moins une campagne de People Review
Il y a deux possibilités lors de l’édition de d’une dimension :
- la dimension n’a jamais été utilisé au sein d’une campagne de People Review
- la dimension a déjà été utilisée au sein d’une campagne de People Review.
En fonction du contexte, l’édition des dimensions ne sera pas possible pour les mêmes champs.
| Modification des champs | Dimension déjà utilisée | Dimension jamais utilisée |
|---|---|---|
| Nom de la dimension | ❌ | ❌ |
| Question associée à la dimension | ✅ | ✅ |
| Description de la question | ✅ | ✅ |
| Critères de notation | ❌ | ✅ |
💡 Note : Dans le cas d’une dimension déjà utilisée, le nom de celle-ci ainsi que ses critères de notation ne peuvent être changés car cela impacterait les campagnes précédentes où elle a déjà été utilisée. Cependant, il est possible de changer la question ou la description de cette question rattachée à la dimension sans impacter les campagnes précédentes. Pour modifier ces éléments (question et description) sur une campagne déjà en cours, merci de contacter le Support Elevo (support@elevo.io).
Une fois l’édition des dimensions achevée, cliquez sur “Modifier pour les prochaines campagnes” en bas de l’écran.
3️⃣ Paramétrage de la campagne
Afin de poursuivre le paramétrage de cette campagne de People Review, merci de bien répondre à l’e-mail qui vous aura été transmis par votre Customer Success. Si vous ne l’avez pas reçu, merci d’en faire la demande à ce dernier.
Cet e-mail comporte des éléments à préciser tels que :
- le nom de la campagne (exemple : ”People Review 2024”)
- la date limite de complétion,
- les dimensions à inclure,
- si vous souhaitez ou non que la campagne soit visible par les supérieurs hiérarchiques,
- si vous souhaitez ou non les groupes de collaborateurs par défaut.
Une fois ces éléments transmis, notre Support se chargera de préparer la campagne en brouillon afin de passer ensuite à l'étape de création des groupes de collaborateurs.
4️⃣ Définition des groupes de collaborateurs
Les groupes de collaborateurs permettent de positionner chaque participant à la People Review dans un groupe en fonction des notations obtenues sur certaines dimensions. Pour en savoir plus au sujet des groupes et notamment des groupes par défaut, consultez cet article : Objectifs de la People Review.
Une fois la campagne paramétrée par notre Support, vous recevez un e-mail vous indiquant que vous pouvez désormais paramétrer les groupes de collaborateurs.
💡 Note : Les groupes de collaborateurs peuvent être créés, modifiés ou supprimés à tout moment dans la campagne sans incidence sur les peoples reviews.
➕ Créer un groupe
Quand il n’y a aucun groupe de présent sur votre campagne, le bouton “Créer un premier groupe” apparaitra en haut à droite.
Il est fondamental de créer des groupes de collaborateurs afin que l'expérience des évaluateurs soit complète. Si aucun groupe de collaborateurs n'existe, alors ils verront ce message et ne pourront visualiser le positionnement des personnes qu'ils ont évaluées.
Quand au moins un groupe a été créé, il sera possible de créer d’autres groupes en cliquant sur le bouton “➕” à droite du dernier groupe
📝 Paramétrer un groupe
Une fois le groupe paramétré, le nombre de collaborateurs s’y trouvant se mettra à jour automatiquement.
Il sera pour cela nécessaire de compléter :
- le titre du groupe,
- sa description,
- les règles qui définissent l’ajout d’un collaborateur à un groupe en fonction des critères de notation de sa people review.
Pour modifier un groupe, il faudra cliquer sur le menu en 3 points à droite du libellé du groupe puis “modifier”.
📏 Gestion des règles
Les règles sont composées d’une dimension, d’une condition et d’une valeur.
Si plusieurs règles sont créés, un “ET” sera ajouté indiquant qu’elles doivent être cumulées pour faire partie du groupe en question. Le collaborateur devra alors correspondre à l’ensemble des règles.
💡 Note : Une dimension ne peut être utilisée que dans une règle à la fois. Si une campagne a 4 dimensions, il ne pourra y avoir au maximum que 4 règles.
❌ Supprimer un groupe
Pour supprimer un groupe, il faudra cliquer sur le menu en 3 points à droite du libellé du groupe puis “Supprimer”.
5️⃣ Ajout des participants et définition du responsable
- Comment remplir le fichier d'ajout des participants ?
- Comment ajouter les participants à la campagne de People Review ?
- Quelles sont les erreurs possibles au moment de l'import ?
Une fois les groupes de collaborateurs paramétrés, vous pouvez ajouter les participants à la campagne.
💡Note : Les participants peuvent être ajoutés à tout moment dans une campagne en cours, avant ou après la création des groupes de collaborateurs, même si nous vous conseillons de créer les groupes en premier.
Pour cela, vous devez d'abord télécharger le modèle de fichier d'ajout des participants puis le compléter en suivant les instructions ci-dessous.
Comment remplir le fichier d'ajout des participants ?
Pour la colonne évalué (reviewee_login), vous devez renseigner l'identifiant de connexion : généralement c'est l'e-mail, mais si vous avez des collaborateurs sans e-mail cela peut être un autre identifiant (type matricule).
Pour la colonne évaluateur (reviewer_login), vous pouvez :
- soit reprendre ce qui est renseigné dans la colonne manager de l'export de votre base utilisateurs,
- ou alors indiquer un autre email si vous souhaitez désigner une personne spécifique et non le manager direct.
💡Note : Les admins d’entité (si vous avez un MLA en place) ne peuvent ajouter que des collaborateurs de leur entité.
Comment ajouter les participants à la campagne de People Review ?
Allez sur Elevo > People Review > Campagnes > Campagne concernée puis cliquez sur “+Ajouter des participants” en haut à droite.
Vous pouvez alors déposer ou importer votre fichier de participants en format .csv, .xlsx ou .txt.
Quelles sont les erreurs possibles au moment de l'import ?
En cas d’erreur sur le format du fichier, la raison de l’erreur sera indiquée dans la modale. Il sera nécessaire de corriger le fichier avant de le réimporter.
Les différentes erreurs peuvent être :
- En-têtes manquantes - ”Échec du traitement du fichier CSV : En-têtes vides trouvées aux index : [3, 4]”
- En-têtes erronées - ”Échec du traitement du fichier CSV : En-têtes manquantes dans le fichier : reviewee_login”
- Mauvais format de fichier
- Fichier trop volumineux - ”Le fichier est trop grand, il dépasse la limite de 5 Mo”
En cas d’erreurs dans le contenu du fichier, les détails vous seront envoyés par email, et aucun participant ne sera ajouté. Il sera nécessaire de corriger le fichier avant de le réimporter.
Les différentes erreurs peuvent être :
- L’évalué/l’évaluateur est introuvable - ”L'évalué avec l'identifiant test_dev+1_32@elevo.fr n'a pas d'utilisateur correspondant”
- L’évalué/l’évaluateur est suspendu - ”L'évalué avec l'identifiant test_dev+1677_34@elevo.fr est un utilisateur suspendu”
- L’évalué est déjà présent dans la campagne - ”L'évalué avec l'identifiant test_dev+1677_17@elevo.fr est déjà dans le cycle”
- L’évalué ne fait pas partie de votre scope (MLA) - ”L'évalué avec l'identifiant test_dev+1_46@elevo.fr est un utilisateur que vous n'administrez pas”
- L’évalué est en double dans le fichier - ”L'évalué avec l'identifiant test_dev+1677_21@elevo.fr ne peut pas être ajouté plusieurs fois”
- L’évalué est son propre évaluateur - ”L'évalué avec l'identifiant test_dev+1677_21@elevo.fr ne peut pas effectuer sa propre people review”
- L’identifiant de l’évalué/évaluateur est manquant - ”L'identifiant de l'évalué est manquant”
Si le fichier ne présente aucune erreur, vous pouvez cliquer sur “Ajouter des participants” :
Les participants seront alors ajoutés et les évaluateurs recevront un email de notification.
💡Note : Cette action peut prendre plusieurs minutes si le nombre de participants ajoutés est important, mais vous pouvez quitter cette page et continuer de naviguer dans l’app.
Lorsqu’un ajout est en cours de traitement, vous ne pourrez pas ajouter de nouveaux participants, il faudra attendre que le premier import soit terminé.
🙋🏻♂️ Questions
➡️ Est-il possible de modifier les dimensions une fois la campagne lancée ?
Pour toute modification sur une dimension présente dans une campagne déjà lancée merci de contacter le Support (support@elevo.io).