Cet article est à l'attention des administrateurs.

Le paramétrage d’une People Review sur Elevo se fait avec la collaboration de votre interlocuteur dédié (CS) et du Support Elevo (support@elevo.io) afin de notamment s’assurer de la bonne mise en place et configuration des dimensions.

• 1️⃣ Réflexion avec votre CS sur le projet de People Review
• 2️⃣ Edition des dimensions sur Elevo
• 📝 Traduire les dimensions
• 3️⃣ Paramétrage de la campagne
• 4️⃣ Définition des groupes de collaborateurs
• 5️⃣ Ajout des participants et définition du responsable
• 6️⃣ Notifications aux responsables
• 🙋🏻‍♂️ Questions

1️⃣ Réflexion avec votre CS sur le projet de People Review

A la souscription du produit, nous établirons avec vous le rétroplanning de lancement de votre première campagne de People Review. En amont de ce lancement, des ressources vous seront transmises afin de vous permettre de commencer votre réflexion sur cet exercice :

• Déroulé d’une People Review
• Objectifs de la People Review

Vous retrouverez sur Elevo nos 6 dimensions par défaut. Celles-ci ont été étudiées et affinées par notre équipe Produit afin de répondre au mieux à l’exercice.

Si cela ne correspond pas complètement à votre besoin et que vous souhaitez créer de nouvelles dimensions ou en supprimer, nous vous invitons à en échanger avec votre interlocuteur dédié afin de garantir la pertinence de celles-ci dans l’analyse qui en découlera.

💡 Note : Nous limitons à la création de deux nouvelles dimensions afin que l’exercice reste cohérent.

2️⃣ Edition des dimensions sur Elevo

• C'est ma première campagne de People Review
• J'ai déjà réalisé au moins une campagne de People Review

→ Etape à réaliser une fois votre échange avec votre interlocuteur dédié réalisé.

C'est ma première campagne de People Review

Allez sur Elevo > People Review > Dimensions. Les dimensions par défaut auront été créées par notre équipe. Si elles n'apparaissent pas, merci de nous contacter.

Une dimension est composée de plusieurs éléments :

• son nom (”Performance”),
• une question associée, avec un maximum de 400 caractères (”💪🏻 En terme de performance vous diriez que Brooklyn…”)
• une description associée à la question, avec un maximum de 4000 caractères (”Pour évaluer au mieux la performance, prenez en compte les actions menées par Brooklyn sur l’année passée ainsi que l’atteinte des objectifs si vous en aviez fixés”)
• 2 à 5 critères de notation (va toujours au delà des attentes 🏆 / atteint constamment les attentes 👍 / n’atteint pas toujours les attentes 🙂 / ne répond pas aux attentes 🙁 / est bien en-dessous des attentes 😢).

Vous pouvez éditer la question et la description des dimensions ainsi que les critères de notation. 

💡 Note : Si vous souhaitez modifier le nom de la dimension, merci de contacter votre Customer Success dédié.

Une fois l’édition des dimensions achevée, cliquez sur “Modifier pour les prochaines campagnes” en bas de l’écran.

⚠️ Attention : Les critères de notation sont associés à des valeurs qui sont fondamentales dans la gestion des groupes de collaborateurs. Vous devez donc prendre en considération leur ordre.

J'ai déjà réalisé au moins une campagne de People Review

Il y a deux possibilités lors de l’édition de d’une dimension :

• la dimension n’a jamais été utilisé au sein d’une campagne de People Review
• la dimension a déjà été utilisée au sein d’une campagne de People Review.

En fonction du contexte, l’édition des dimensions ne sera pas possible pour les mêmes champs. 

💡 Note : Dans le cas d’une dimension déjà utilisée, le nom de celle-ci ainsi que ses critères de notation ne peuvent être changés car cela impacterait les campagnes précédentes où elle a déjà été utilisée. Cependant, il est possible de changer la question ou la description de cette question rattachée à la dimension sans impacter les campagnes précédentes. Pour modifier ces éléments (question et description) sur une campagne déjà en cours, merci de contacter le Support Elevo (support@elevo.io).

Une fois l’édition des dimensions achevée, cliquez sur “Modifier pour les prochaines campagnes” en bas de l’écran.

📝 Traduire les dimensions

Cette étape est facultative si votre campagne ne se déroule que dans une langue unique.

Choix de la langue par défaut

Lors de la création de la dimension, il sera nécessaire de choisir la langue par défaut de la dimension. Les langues proposées seront celles activées en tant que langues de contenu sur l'application. Si vous souhaitez ajouter une ou plusieurs langues merci de contacter notre Support à ce sujet : support@elevo.io. 

Choix des langues additionnelles

Dans l'onglet langues additionnelles, il sera possible d'ajouter des langages additionnels dans laquelle la People Review sera disponible.

Les langues proposées seront celles activées en tant que langues de contenu sur l'application. Si vous souhaitez ajouter une ou plusieurs langues merci de contacter notre Support à ce sujet : support@elevo.io. 

Une fois la langue sélectionnée, il sera ensuite nécessaire de compléter les champs à droite de l'écran afin de renseigner les traductions souhaitées.

Il sera nécessaire de remplir l'ensemble des traductions sélectionnées afin de pouvoir lancer une campagne.

💡 Note : Si vous souhaitez supprimer une traduction, merci de contacter notre Support en indiquant la langue concernée.

3️⃣ Création de la campagne

Vous êtes désormais autonomes dans le paramétrage de la campagne. Pour cela allez dans Campagnes > Créer une campagne.

Voici les différentes étapes à suivre :

• Paramètres de base
• Paramètres de visibilité
• Ajout des participants
• Ajout des dimensions souhaitées
• Questions additionnelles
• Prévisualisation
• Notifications
• Lancement de la campagne

Paramètres de base

Vous devrez dans un premier temps définir :

• le nom de la campagne,
• la date d'échéance de la campagne. 

💡 Note : La date d'échéance de la campagne peut être modifiée après le lancement. Elle est indicative et ne bloquera pas l'exercice.

Paramètres de visibilité

Les droits relatifs au produit People Review sont détaillés dans cet article : Gérer les droits associés au produit People Review.

A l'échelle d'une campagne, il y a deux paramètres à préciser :

• si oui ou non la people review d'un collaborateur sera visible par ses supérieurs hiérarchiques (N+1, N+2 etc..)
• si les admins ayant des droits sur une campagne de People Review peuvent ou non voir la people review de leurs propres supérieurs hiérarchiques.

Ajout des participants

Cette étape se fait après le paramétrage et lancement de la campagne : 5️⃣ Ajout des participants et définition du responsable.

Ajout des dimensions souhaitées

Vos dimensions auront été mises à jour au préalable, et vous n'avez ici qu'à les associer à la campagne. Si vous souhaitez les modifier, cela doit d'abord être fait depuis l'onglet Dimensions.

Cliquez sur "Ajouter des dimensions" puis sélectionnez celles désirées dans le menu déroulant.

Vous pourrez ensuite les visualiser et les ordonner :

Questions additionnelles

Vous devrez ici définir quelles questions additionnelles vous souhaitez activer.

• si vous souhaitez ou non que le bloc "Successeurs" soit activé (Définir un successeur),
• si vous souhaitez ou non ajouter le bloc personnalisable "Commentaire final",
• si vous souhaitez ou non ajouter le bloc personnalisable "Décisions"(Créer et suivre des décisions associées à des collaborateurs au cours d'une People Review),
• si vous souhaitez ou non ajouter le bloc Plan d'Actions. Plus d'informations sur la documentation associée (Créer et suivre des actions définies pour des collaborateurs au sein des plans d'actions).

Prévisualisation

A l'étape 5 du lancement de la campagne vous pourrez visualiser le modèle de votre People Review.

Notifications

La notification de lancement de la campagne de People Review n'est pour le moment pas personnalisable.

Lancement de la campagne

Un récapitulatif de la campagne sera affiché en reprenant son nom, sa date d'échéance et les paramètres de confidentialité sélectionnés.

Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur "Lancer la campagne" afin de pouvoir ensuite ajouter vos participants et définir les groupes de collaborateurs. Aucune notification n'est donc envoyée à ce stade.

4️⃣ Définition des groupes de collaborateurs

Les groupes de collaborateurs permettent de positionner chaque participant à la People Review dans un groupe en fonction des notations obtenues sur certaines dimensions. Pour en savoir plus au sujet des groupes et notamment des groupes par défaut, consultez cet article : Objectifs de la People Review.

• ➕ Créer un groupe
• 📝 Paramétrer un groupe
• 📏 Gestion des règles
• ❌ Supprimer un groupe

💡 Note : Les groupes de collaborateurs peuvent être créés, modifiés ou supprimés à tout moment dans la campagne sans incidence sur les peoples reviews.

➕ Créer un groupe

Quand il n’y a aucun groupe de présent sur votre campagne, le bouton “Créer un premier groupe” apparaitra en haut à droite.

Il est fondamental de créer des groupes de collaborateurs afin que l'expérience des évaluateurs soit complète. Si aucun groupe de collaborateurs n'existe, alors ils verront ce message et ne pourront visualiser le positionnement des personnes qu'ils ont évaluées.

📝 Paramétrer un groupe

Une fois le groupe paramétré, le nombre de collaborateurs s’y trouvant se mettra à jour automatiquement.

Il sera pour cela nécessaire de compléter :

• le titre du groupe,
• sa description,
• les règles qui définissent l’ajout d’un collaborateur à un groupe en fonction des critères de notation de sa people review.

Pour modifier un groupe, il faudra cliquer sur le menu en 3 points à droite du libellé du groupe puis “modifier”.

📏 Gestion des règles

Les règles sont composées d’une dimension, d’une condition et d’une valeur.

Si plusieurs règles sont créés, un “ET” sera ajouté indiquant qu’elles doivent être cumulées pour faire partie du groupe en question. Le collaborateur devra alors correspondre à l’ensemble des règles.

💡 Note : Une dimension ne peut être utilisée que dans une règle à la fois. Si une campagne a 4 dimensions, il ne pourra y avoir au maximum que 4 règles.

❌ Supprimer un groupe

Pour supprimer un groupe, il faudra cliquer sur le menu en 3 points à droite du libellé du groupe puis “Supprimer”.

5️⃣ Ajout des participants et définition du responsable

• Comment remplir le fichier d'ajout des participants ?
• Comment ajouter les participants à la campagne de People Review ?
• Quelles sont les erreurs possibles au moment de l'import ?

Une fois les groupes de collaborateurs paramétrés, vous pouvez ajouter les participants à la campagne.

💡Note : Les participants peuvent être ajoutés à tout moment dans une campagne en cours, avant ou après la création des groupes de collaborateurs, même si nous vous conseillons de créer les groupes en premier.

Pour cela, vous devez d'abord télécharger le modèle de fichier d'ajout des participants puis le compléter en suivant les instructions ci-dessous.

Comment remplir le fichier d'ajout des participants ?

Pour la colonne évalué (reviewee_login), vous devez renseigner l'identifiant de connexion : généralement c'est l'e-mail, mais si vous avez des collaborateurs sans e-mail cela peut être un autre identifiant (type matricule).

Pour la colonne évaluateur (reviewer_login), vous pouvez :

• soit reprendre ce qui est renseigné dans la colonne manager de l'export de votre base utilisateurs,
• ou alors indiquer un autre email si vous souhaitez désigner une personne spécifique et non le manager direct.

💡Note : Les admins d’entité (si vous avez un MLA en place) ne peuvent ajouter que des collaborateurs de leur entité.

Comment ajouter les participants à la campagne de People Review ?

Allez sur Elevo > People Review > Campagnes > Campagne concernée puis cliquez sur ➕ "Ajouter des participants" en haut à droite.

Vous pourrez alors déposer ou importer votre fichier de participants en format .csv, .xlsx ou .txt.

Quelles sont les erreurs possibles au moment de l'import ?

En cas d’erreur sur le format du fichier, la raison de l’erreur sera indiquée dans la modale. Il sera nécessaire de corriger le fichier avant de le réimporter.

Les différentes erreurs peuvent être :

• En-têtes manquantes - ”Échec du traitement du fichier CSV : En-têtes vides trouvées aux index : [3, 4]”
• En-têtes erronées - ”Échec du traitement du fichier CSV : En-têtes manquantes dans le fichier : reviewee_login”
• Mauvais format de fichier
• Fichier trop volumineux - ”Le fichier est trop grand, il dépasse la limite de 5 Mo”

En cas d’erreurs dans le contenu du fichier, les détails vous seront envoyés par email, et aucun participant ne sera ajouté. Il sera nécessaire de corriger le fichier avant de le réimporter.

Les différentes erreurs peuvent être :

• L’évalué/l’évaluateur est introuvable - ”L'évalué avec l'identifiant test_dev+1_32@elevo.fr n'a pas d'utilisateur correspondant”
• L’évalué/l’évaluateur est suspendu - ”L'évalué avec l'identifiant test_dev+1677_34@elevo.fr est un utilisateur suspendu”
• L’évalué est déjà présent dans la campagne - ”L'évalué avec l'identifiant test_dev+1677_17@elevo.fr est déjà dans le cycle”
• L’évalué ne fait pas partie de votre scope (MLA) - ”L'évalué avec l'identifiant test_dev+1_46@elevo.fr est un utilisateur que vous n'administrez pas”
• L’évalué est en double dans le fichier - ”L'évalué avec l'identifiant test_dev+1677_21@elevo.fr ne peut pas être ajouté plusieurs fois”
• L’évalué est son propre évaluateur - ”L'évalué avec l'identifiant test_dev+1677_21@elevo.fr ne peut pas effectuer sa propre people review”
• L’identifiant de l’évalué/évaluateur est manquant - ”L'identifiant de l'évalué est manquant”

Si le fichier ne présente aucune erreur, vous pouvez cliquer sur “Ajouter des participants” :

Les participants seront alors ajoutés et les évaluateurs recevront un email de notification.

💡Note : Cette action peut prendre plusieurs minutes si le nombre de participants ajoutés est important, mais vous pouvez quitter cette page et continuer de naviguer dans l’app.

Lorsqu’un ajout est en cours de traitement, vous ne pourrez pas ajouter de nouveaux participants, il faudra attendre que le premier import soit terminé.

6️⃣ Notifications aux responsables

Les notifications ne sont actuellement pas personnalisables. Vous trouverez leur contenu ci-dessous :

🙋🏻‍♂️ Questions

➡️ Est-il possible de modifier les dimensions une fois la campagne lancée ?

Pour toute modification sur une dimension présente dans une campagne déjà lancée merci de contacter le Support (support@elevo.io).