Cet article est à l'attention des administrateurs.
L’interface de suivi d’une campagne People Review a été pensée de manière à ce qu’en un coup d’oeil vous puissiez identifier les tâches restants et l’avancement de l’exercice.
Plusieurs actions vous sont possibles ⬇️
- 👑 Donner des droits spécifiques sur la People Review
- 🔎 Filtrer les évaluations
- 🔗 Changer le responsable d'une People Review
- 👀 Modifier les groupes de collaborateurs
- ✅ Valider les évaluations
- ❌ Supprimer un collaborateur de la campagne
- 🗝 Clôturer la campagne
- 📤 Exporter les données
Dans l'onglet "Participants" vous retrouverez :
- le nombre de collaborateurs au sein de la campagne,
- les différents groupes de collaborateurs définis,
- le nombre de collaborateurs au sein de chacun des groupes,
- le statut des évaluations.
Dans l'onglet "Cartographie", vous aurez la possibilité d'analyser les résultats de cette campagne. Consultez cet article pour en savoir plus : Analyser et cartographier une campagne de People Review.
👑 Donner des droits spécifiques sur la People Review
Par défaut un utilisateur ayant des droits administrateurs ne peut voir sa propre people review.
Il est cependant possible de contourner cette règle en accordant des droits spécifiques à un ou plusieurs utilisateurs afin qu'ils soient en capacité de voir l'ensemble des utilisateurs, eux compris.
En quoi consiste ce droit ?
- accès à toutes les peoples reviews, y compris la sienne,
- vision de tous les participants dans le graphique (9-box),
- accès à l'ensemble des données dans l'export de la campagne concernée.
💡 Note : Les administrateurs ayant des droits classiques sur une entité restreinte (MLA), auront ici accès à l'ensemble des participants de la campagne, même ceux en dehors de leur entité, si ce droit leur est accordé.
Pour en savoir plus sur ce droit, nous vous invitons à consulter la documentation associée : Gérer les droits admin associés au produit People Review.
🔎 Filtrer les évaluations
En tant d’admin, vous avez pour rôle d’harmoniser les évaluations en challengeant l'évaluateur notamment grâce au contexte du collaborateur (évaluations passées, feedbacks reçus et demandes de formations réalisées) ou suite à des échanges avec la hiérarchie (COMEX par exemple).
Pour faciliter cette mission, vous pouvez utiliser deux types de filtres afin d’identifier rapidement certains collaborateurs :
Filtre par statut de l’évaluation
Il existe trois statuts :
- à compléter → L'évaluateur n’a pas commencé l’évaluation ou est en pleine rédaction et ne l’a pas encore soumise. Vous pouvez cependant dès cette étape consulter ce qui est en train d’être rédigé.
- complétée → L'évaluateur a terminé l’évaluation et vous la soumet pour validation et ajout de vos propres commentaires. Si besoin, il pourra toujours apporter des modifications. Il est à noter que vous travaillez sur la “même copie” que l'évaluateur. Toute mise à jour de votre côté se reflétera du côté de l'évaluateur.
- validée → Vous avez procédé à l’harmonisation et validé l’évaluation. L'évaluateur ne peut plus apporter de modifications.
- verrouillée → Ce statut ne peut être défini manuellement. Il apparaît seulement lorsque la campagne est clôturée par un Admin. La People Review ne peut alors plus être modifiée, que ce soit par l'évaluateur ou un admin.
Filtre par groupe de collaborateurs
En cliquant sur un groupe, vous obtiendrez la liste de tous les collaborateurs en faisant partie.
Pour préciser votre recherche, vous pouvez cliquer sur un deuxième groupe et vous obtiendrez la liste de tous les collaborateurs étant des ces deux groupes. Il suffit de re-cliquer sur un groupe pour l’enlever du filtre.
🔗 Changer le responsable d'une People Review
Au cours de la campagne, vous pouvez en tant qu'admin décider de changer le responsable d'une people review en cliquant sur le menu en bout de ligne associé à l'évaluation.
Vous devrez ensuite rechercher le nom du nouveau responsable, le sélectionner puis cliquer sur "Ok". Il recevra ensuite une notification dédiée.
👀 Modifier les groupes de collaborateurs
Les groupes de collaborateurs permettent de positionner chaque participant à la People Review dans un groupe en fonction des notations obtenues sur certaines dimensions. Pour en savoir plus au sujet des groupes et notamment des groupes par défaut, consultez cet article : Objectifs de la People Review.
Pour les modifier, suivez les étapes détaillées au moment du paramétrage.
✅ Valider les évaluations
Une fois qu’une évaluation est prête à être validée, il vous suffit de cliquer sur le nom du collaborateur concerné puis d’accéder au bas de la page.
Vous pourrez renseigner les décisions et actions prises au sujet du collaborateur dans le champ commentaire cliquer sur “complétée” afin de passer le statut à “validée”.
💡 Note : Il est probable qu’une ou plusieurs questions ne soient pas complétées par l'évaluateur. En effet, nous considérons qu’il est parfois difficile pour l'évaluateur de remplir certains champs et qu’il/elle peut avoir besoin de l'appui des RH. Pour ne pas bloquer le processus, toutes les questions sont donc facultatives et l'évaluateur peut cliquer sur "Complétée" même s'il n'a pas répondu à l’ensemble des questions.
❌ Supprimer un collaborateur de la campagne
Si cela est nécessaire, vous pouvez supprimer un collaborateur du campagne en cliquant sur le menu en bout de ligne puis sur “supprimer de la campagne”. Les données ne seront pas récupérables.
🗝 Clôturer la campagne
Les campagnes peuvent avoir trois statuts : brouillon, en cours, finalisée.
Une fois la campagne achevée, vous pouvez officiellement la clôturer en cliquant sur le bouton en haut à droite. Cela aura pour conséquence de verrouiller l’ensemble des People Reviews.
Les évaluateurs et admins gardent cependant l’accès aux informations collectées en allant dans People Review > Clôturées.
Il sera possible de réouvrir la campagne afin de faire des modifications si besoin.
📤 Exporter les données
Cliquez sur "Exporter" en haut à droite de votre écran afin de pouvoir récupérer sous format Excel les données associées à votre campagne.
🙋🏻♂️ Questions
➡️ Pourquoi les Admins et les évaluateurs peuvent-ils tous deux modifier la People Review ?
Le People Review est toujours effectué d’abord par les évaluateurs. Ensuite, les évaluations sont revues avec les Admins (parfois le COMEX) pour remettre en question le positionnement. La People Review est un exercice collaboratif, c'est pourquoi il est important de laisser la possibilité à l'Admin de le modifier. D'autant plus si l'Admin revoit les résultats avec le COMEX (sans l'évaluateur).
➡️ Pourquoi les Admin sont-ils les seuls à pouvoir valider les résultats ?
Le positionnement du collaborateur par l'évaluateur peut être remis en question par l'équipe RH mais aussi par le COMEX par exemple. Il est donc important qu’une fois que les Admins aient échangé avec le niveau supérieur et pris une décision, qu’ils puissent valider ce positionnement et retirer la possibilité à l'évaluateur de pouvoir le modifier.