Cet article est à l'attention des administrateurs.
- 1️⃣ Donnez un nom à votre modèle
- 2️⃣ Activez ou non les options dans l’encadré de droite
- 3️⃣ Décrivez les objectifs de votre campagne
- 4️⃣ Créez votre questionnaire
- 5️⃣ Pré-visualisez votre modèle
- 6️⃣ Partager votre modèle
- 🙋🏻♂️Questions
- 🖥️ Articles parus sur le blog Elevo
Afin de vous faciliter la mise en oeuvre des campagnes, il existe des trames de modèles directement intégrées à Elevo.
Si vous souhaitez créer et personnaliser vos propres modèles, rendez-vous dans Entretiens > Modèles.
Vous avez ensuite deux options :
- Partir d’une page blanche : cliquez sur le bouton +Ajouter un modèle,
- Partir d’un modèle existant : cliquez sur les 3 points à droite du modèle souhaité puis sur "Créer une copie".
Prenons le cas où vous partez d’une page blanche, voici les différentes étapes pour créer votre modèle :
1️⃣ Donnez un nom à votre modèle
La définition du nom du modèle se trouve à droite de votre écran, en haut des options.
Par exemple : Entretien annuel 2021, Entretien de validation de période d'essai, etc.
2️⃣ Activez ou non les options dans l’encadré de droite
Quelles sont les différentes options que l’on peut activer dans le modèle ?
- 💡 Objectifs en cours
- 💡 Objectifs à venir
- 💡 Historique des demandes de formation
- 💡 Evaluation des compétences
- 💡 Signature
- 💡 Auto-évaluation
💡 Objectifs en cours
Utilisez cette option si vous souhaitez inclure les objectifs de la période en cours dans votre entretien. Les objectifs en cours pourront alors être évalués. Vous pouvez déplacer ce bloc où vous le souhaitez dans votre modèle grâce aux flèches ou en le faisant glisser en maintenant votre clic.
Cette option s'utilise par exemple dans le cas d'un entretien annuel, dans lequel on serait amené à discuter de l'atteinte des objectifs, avant d'échanger sur des questions plus classiques.
💡 Objectifs à venir
⚠️ Attention : Pour des raisons de cohérence au niveau des périodes d'objectifs, il n'est pas possible d'utiliser des modèles ayant le bloc "Objectifs à venir" activé dans une campagne avec ajout automatique.
Utilisez cette option si vous souhaitez définir de nouveaux objectifs pour la période à venir. Le bloc apparaîtra en bas de votre modèle, mais vous pourrez également le déplacer où vous le souhaitez via les flèches ou en le faisant glisser en maintenant votre clic.
💡 Note : lors de la finalisation de l'entretien, cette option archivera les objectifs en cours, et les objectifs fraîchement définis deviendront les objectifs en cours.
Cette option s'utilise par exemple dans le cas d'un entretien dans lequel on souhaite fixer les objectifs de l'année suivante.
💡 Historique des demandes de formation
Cette option n'est visible que si vous avez le produit "Formation" activé sur votre espace.
En activant cette option, les demandes de formations faites pour un collaborateur redescendront automatiquement dans l'entretien.
N'hésitez pas à parcourir cet article pour en savoir plus.
💡 Evaluation des compétences
Cette option n'est visible que si vous avez le produit "Compétences" activé sur votre espace.
En activant cette option, il vous sera possible d'évaluer les collaborateurs sur la base de la matrice qui leur est associée.
Pour en savoir plus, consultez la rubrique Compétences de notre centre d'aide.
Note : Si vous désirez changer l'échelle d'évaluation des compétences par défaut, merci de contacter le Support (support@elevo.io).
💡 Signature
Requiert la signature de la personne évaluée et de l'évaluateur une fois l'entretien terminé. Lorsque l'entretien est signé par au moins l'une des parties, il est alors verrouillé et ne peut être modifié, à moins qu'un Admin ne vienne supprimer cette signature.
Vous pouvez, si besoin, renommer le bloc de Signature et ajouter une description.
💡 Auto-évaluation
Si l’auto-évaluation est désactivée, seul le manager reçoit une invitation pour compléter l’entretien. Le collaborateur pourra consulter l’entretien une fois que le manager l’aura finalisé et partagé.
⚠️ Attention : Si l'auto-évaluation est désactivée, le collaborateur n'aura pas la possibilité de signer l'entretien (si l'option de Signature est activée).
3️⃣ Décrivez les objectifs de votre campagne
Décrivez, si vous le souhaitez, les objectifs de votre campagne dans l’encadré Message d’introduction.
Vous pouvez personnaliser votre message d'introduction grâce à l'éditeur de texte et à l'insertion de variables.
4️⃣ Créez votre questionnaire
Comment créer des questions ? C'est très simple, cliquez sur Ajouter un bloc, puis choisissez Titre ou un type de question.
Par exemple, dans l'exemple ci-dessous :
- Titre = Bilan et plan d'action,
- Question Texte = Listez vos accomplissements sur la période écoulée.
Il vous est possible dans les deux cas d'ajouter une description.
Vous pouvez ici aussi personnaliser les blocs de texte grâce à l'éditeur de texte et à l'insertion de variables.
Il existe différents types de question.
Vous pouvez ensuite définir qui pourra répondre à la question et/ou qui peut laisser un commentaire.
Vous pouvez dupliquer un bloc/une question en cliquant sur l'icône dans l'encadré rouge, utile pour dupliquer les paramètres d'une question (dans le cas par exemple où on viendrait évaluer plusieurs compétences avec une échelle de notation identique).
Vous souhaitez rendre une question obligatoire ? Rien de plus simple, il vous suffit de cocher la case correspondante lors de l'édition de votre modèle :
Comment savoir quelles questions sont obligatoires dans le questionnaire ?
Elles apparaissent avec une mention "Obligatoire" + un encadré orange. Parfois, seul le commentaire ou la réponse est obligatoire et dans d'autres cas les deux le sont.
⚠️ Attention : En cochant "Obligatoire" à une question avec à la fois un menu déroulant/une échelle multiple et une zone de commentaire, le collaborateur devra impérativement répondre aux deux pour pouvoir partager (un liseré rouge apparaîtra autour du type de réponse manquant).
5️⃣ Pré-visualisez votre modèle
Vous pouvez à tout moment pré-visualiser le modèle que vous êtes en train de créer en cliquant sur Aperçu du modèle.
6️⃣ Partager votre modèle
Vous pouvez partager un modèle à un utilisateur d'Elevo en cliquant sur "Partager" en haut à droite dans la page de configuration.
Vous devrez ensuite sélectionner le ou les utilisateurs concernés avant de cliquer sur "Partager". Vous ne pouvez sélectionner un admin puisque ceux-ci ont déjà accès aux modèles.
💡 Note : Les admins d'entité ne peuvent partager les modèles qu'aux utilisateurs auxquels ils ont accès.
Le modèle sera partagé sous forme d'une notification e-mail avec un lien d'accès et les utilisateurs pourront le consulter en lecture seule (sans possibilité de faire des modifications) sous forme d'aperçu avec la vue évalué ou évaluateur.
⚠️ Attention : Ce lien doit absolument être conservé car c'est la seule manière pour l'utilisateur d'accéder au modèle. Si ce lien est perdu, il faudra retirer l'accès au modèle pour l'utilisateur puis le lui redonner (voir ci-dessous).
Depuis la modale de partage, vous pouvez voir quels utilisateurs ont accès au modèle et révoquer leur accès en cliquant sur l'icône poubelle.
🙋🏻♂️Questions
➡️ Si les objectifs ne concernent que les commerciaux, comment fait-on ?
Nos clients confrontés à cette organisation ont plusieurs façon de fonctionner :
- Lancer une campagne sans objectifs pour tous les collaborateurs, puis lancer une campagne d’évaluation d’objectifs + fixation d’objectifs uniquement pour les commerciaux,
- Lancer une campagne sans objectifs pour tous les collaborateurs sauf les commerciaux, et lancer une campagne spécifique pour les commerciaux en intégrant l’évaluation et la fixation des objectifs. Vous ne pouvez pas cumuler dans une même campagne différents modèles dont les options activées ne sont pas les mêmes, d’où la nécessité de lancer plusieurs campagnes.
Voici la méthode pour créer et évaluer des objectifs et celle pour activer la fixation d’objectifs dans un modèle d’entretien 1:1.