Cet article est à l'attention des administrateurs.

Vos utilisateurs sont sur la base, votre modèle est prêt, il est maintenant temps de lancer votre 1ère campagne !

Pour cela, rendez-vous sous : Feedback 360 > Campagnes > + Nouvelle campagne. En 5 étapes, votre campagne sera lancée : 

• 1️⃣ Choisissez le type de campagne et donnez lui un nom📍
• 2️⃣ Sélectionnez les participants et le responsable de l'évaluation 🤓
• 3️⃣ Sélectionnez le modèle d'échange 📁
• 4️⃣ Définir les options 📆
• 5️⃣ Personnalisez les emails envoyés au lancement de la campagne 🖍
• 6️⃣ Lancez la campagne 🚀
• 🙋🏻‍♂️ Questions

💡 Note : les personnes ajoutées sur Elevo ne seront invitées sur la plateforme qu’une fois ajoutées à une campagne (via une notification par email).

1️⃣ Choisissez le type de campagne et donnez lui un nom📍

2️⃣ Sélectionnez les participants et le responsable de l'évaluation 🤓

• Sélection des participants
• Définir le responsable de l'évaluation
• Définir la visibilité de l'entretien

Sélection des participants

Vous avez plusieurs options pour ajouter les participants : 

• Les ajouter un à un en utilisant les coches,
• Ajouter les participants par le biais d'un fichier csv (Importer en masse des collaborateurs à une campagne)
• Ajouter tout le monde,
• Les ajouter grâce aux filtres (voir ci-dessous).

Voici la marche à suivre : 

+ Ajouter > Sélectionner le filtre > Sélectionner le critère dans le menu déroulant > Appliquer > Sélectionner un à un les participants ou cliquer sur + Ajouter les X résultats

Exemple : filtrer les participants avec le critère "Équipe CSM"

D'après les informations renseignées dans leur profil, les participants appartenant à l'équipe CSM apparaîtront. 

Vous pourrez alors tous les sélectionner en cliquant sur +Ajouter les X résultats, ou bien les sélectionner un à un en cochant les cases sur la droite.

💡 Note : Les filtres sont cumulables.

Définir le responsable de l'évaluation

Vous pourrez ensuite définir le responsable de l'évaluation : 

• le manager direct des participants,
• un administrateur,
• une personne spécifique.

💡 Note : même si le manager direct des participants n'est pas responsable de l'évaluation, il aura accès à l'intégralité du contenu de l'entretien via l'onglet Mon équipe.

Définir la visibilité de l'entretien

Vous souhaitez lancer des campagnes d'entretiens (manager survey, Feedback 360, etc) auprès des collaborateurs sans que leurs managers hiérarchiques puisse y accéder ? Cette option vous permet de créer des moments d'échanges en toute intimité avec les collaborateurs pour faciliter la communication entre vous.

Cette option se paramètre lors de la création d'une nouvelle campagne, en passant par Feedback 360 > Campagnes > Nouvelle campagne.

💡 Note : Par défaut, l'entretien finalisé est visible par l'évalué, le responsable de l'entretien, les managers, les supérieurs hiérarchiques et les administrateurs.

En décochant la case "Visible par le manager et les supérieurs hiérarchiques", cela ne rendra visible l'entretien que par les Administrateurs, ou les responsables de l'entretien.

💡  Quelles conséquences pour les managers ?

Le manager et les supérieurs hiérarchiques ne seront pas notifiés par email, ils ne pourront pas avoir accès à cette campagne d'entretiens et ils ne verront pas non plus apparaitre cette campagne dans le profil des membres de leurs équipes. 

⚠️ Attention : Dans le cas particulier où le responsable de l'évaluation est le manager direct du collaborateur, la limitation de la visibilité ne s'applique qu'aux supérieurs hiérarchiques.

3️⃣ Sélectionnez le modèle d'échange 📁

Vous pouvez soit choisir un modèle préalablement créé, ou bien utiliser les modèles d'exemples Elevo.

Vous pouvez choisir le même modèle pour tous les participants, ou bien attribuer un modèle différent en fonction du profil du participant.

4️⃣ Définir les options 📆

• Ajout automatique des N-1 en tant que pairs

Cette option se prête tout particulièrement au cas d'usage du Manager Survey et permet de vous faire gagner un temps précieux.

• Définition des dates limites de la campagne

Cette date est informative et conditionne les mails de relance mais n'est pas bloquante dans l'outil. La campagne restera ouverte tant qu'un Admin ne l'aura pas archivée.

• Choix des pairs par l'évalué

Vous pourrez renseigner des instructions de nomination des pairs.

• Tags

Pour en savoir plus sur les tags et leur usage : Ajouter un ou plusieurs tags sur une campagne de feedback 360.

5️⃣ Personnalisez les emails envoyés au lancement de la campagne 🖍

• Comment insérer une variable dans le corps de texte ?
• Comment configurer l'email dans d'autres langues ?

Vous pouvez personnaliser les emails envoyés aux évalués et aux pairs au lancement de la campagne. Cela vous permet notamment :

• d'ajuster le contenu et la tonalité en fonction des différents types d'entretiens,
• de vous adapter à la langue des destinataires avec des versions en français et en anglais,
• de rendre l'email encore plus vivant grâce à l'éditeur de texte et aux variables.

Vous verrez apparaitre l'e-mail qui est envoyé si vous n'y apportez pas de modifications. Cet email est rédigé dans la langue qui a été configurée par défaut pour votre plateforme.

⚠️ Attention : Les variables et l'éditeur de texte ne peuvent pas être utilisés pour l'objet de l'email.

Lorsqu'un email par défaut est modifié, la coche devient verte.

Comment insérer une variable dans le corps de texte ?

Vous pouvez afficher la liste des variables disponibles en tapant [ puis en sélectionnant la variable que vous voulez ajouter.

🏆 Astuce : comment insérer un [ : sur Mac : Option + Shift + Parenthèse, sur PC : Maj + Alt + Parenthèse

Vous trouverez ci-dessous l'ensemble des variables disponibles :

Comment configurer l'email dans d'autres langues ?

Vous pouvez configurer les emails pour chaque langue disponible dans votre plateforme (Gestion des langues sur votre espace). Ainsi, en fonction de la langue configurée dans son profil, le collaborateur recevra un email en français ou en anglais. Pour cela, il vous suffit d'utiliser le menu déroulant suivant :

⚠️ Attention : Il n'est pas possible de revenir à la configuration par défaut de l'email.

6️⃣ Lancez la campagne 🚀 

Une fois la campagne lancée, la notification email paramétrée à l'étape 5 sera envoyée automatiquement à tous les participants.

Il vous est également possible de préparer votre campagne, et de la lancer à un autre moment. Elle s'enregistre automatiquement et sera notifiée comme Brouillon dans l'onglet Campagnes.

⚠️ Attention : Si vous réalisez des campagnes de test, veuillez impérativement contacter le Support Elevo afin de demander leur suppression avant de lancer vos campagnes réelles. Sinon, elles pourront interférer avec les campagnes réelles et il ne sera potentiellement plus possible de les supprimer.

🙋🏻‍♂️ Questions

➡️ Qui peut choisir les pairs ?

L’option “Choix des pairs par l’évalué” permet au collaborateur de sélectionner des pairs de son choix, qui seront ensuite validés par le responsable de l’évaluation (après modification s’il le souhaite). Pour plus de détails : ici. Si cette option n’est pas activée, le responsable de l’évaluation devra choisir puis valider les pairs.

Les pairs sont systématiquement validés par le responsable de l’évaluation, ou un Admin, en suivant ces étapes.

➡️ Comment sélectionner des pairs ?

Les évalués / responsables de l’évaluation peuvent sélectionner les pairs à partir de la liste déroulante, en tapant les premières lettres du nom/prénom de la personne.

Si les évalués peuvent suggérer des pairs, il est possible, au moment du lancement de la campagne, de transmettre des consignes/conseils pour la sélection des pairs.

Il est conseillé de sélectionner des collaborateurs ayant travaillé en collaboration avec l’évalué dans les derniers mois.

➡️ Utilisateurs externes : à quoi ont-ils accès ? que vont-ils voir ?

Les utilisateurs externes (clients, fournisseurs, freelance, etc.) peuvent participer uniquement en tant que pairs dans une campagne de Feedback 360. Dès lors qu’ils ont été sélectionnés en tant que pairs pour donner du feedback à l’un de vos collaborateurs, ils sont invités par email. En cliquant sur le lien de connexion, ils vont choisir un mot de passe, puis auront accès à un espace collaborateur à vos couleurs, dans lequel ils peuvent uniquement donner du feedback et consulter le feedback qu’ils auront laissé.

Les utilisateurs externes ne sont pas décomptés dans le nombre de licences.

➡️ Est-ce que l’admin peut voir les réponses anonymes ?

Les réponses anonymes sont possibles uniquement dans le cadre d’une campagne de feedback 360. Si cette option est activée, personne ne peut savoir qui a rédigé les commentaires et notations, pas même l’admin.

Attention, afin de préserver l’anonymat des réponses, les feedbacks des pairs dans une campagne anonyme ne sont consultables qu’à partir du moment où 3 feedbacks minimum ont été partagés.

Voici l’article pour en savoir plus.

➡️ Est-il possible de faire une campagne test ? Est-ce que je peux avoir des faux utilisateurs pour faire mes tests ?

Il est tout à fait possible de faire des tests. Le lancement de campagnes test générant des emails, nous vous conseillons de faire vos tests au sein de votre équipe.

Si vous n’avez pas de synchronisation avec un SIRH activée, vous pouvez créer de faux utilisateurs (dans l’onglet “Utilisateurs”), à conditions d’avoir un email fonctionnel (pour pouvoir recevoir l’invitation à se connecter à la plateforme). A noter que chaque faux utilisateur comptera comme une licence active. N’oubliez pas de les suspendre à la fin de vos tests.

Avant le lancement de votre “vraie” campagne, il est conseillé de supprimer les campagnes tests, notamment si des périodes d’objectifs ont été créées. Pour cela, nous vous invitons à envoyer votre demande à support@elevo.io en précisant le nom des campagnes à supprimer.

➡️ Une fois lancée, peut-on modifier le modèle de ma campagne ?

Les paramètres liés à la campagne, et qui peuvent être modifiés après le lancement, sont accessibles depuis l’onglet de suivi de la campagne : Feedback 360 > Campagnes > Cliquer sur la campagne.

Voici les paramètres modifiables après le lancement d’une campagne :

• Nom de la campagne
• Dates limites (évalués et évaluateurs)
• Participants (ajouter/supprimer)
• Questions du formulaire - vous n’avez pas la main pour le faire, il faut donc envoyer un email à support@elevo.io en indiquant précisément ce que vous souhaitez modifier. Il est uniquement possible de :
  • modifier le texte d’une question/réponse,
  • ajouter une question/réponse,
  • modifier le titre de la campagne.

Voici les paramètres NON modifiables après le lancement d’une campagne :

• Attribution du/des modèle(s)
• Formulaire :
  • supprimer une question,
  • modifier les options,
• L’email envoyé au lancement de la campagne.