Cet article est à l'attention des administrateurs.
Vos utilisateurs sont sur la base, votre modèle est prêt, il est maintenant temps de lancer votre 1ère campagne !
Pour cela, rendez-vous sous : Entretiens > Campagnes > Nouvelle campagne.
En 5 étapes, votre campagne sera lancée :
- 1️⃣ Sélectionnez le type d'entretien et donnez un nom à la campagne📍
- 2️⃣ Sélectionnez les participants et l'évaluateur 🤓
- 3️⃣ Sélectionnez le modèle d'échange 📁
- 4️⃣ Sélectionnez des dates limites pour complétion de l’entretien 📆
- 5️⃣ Définissez les tags associés à votre campagne 🔖
- 6️⃣ Personnalisez les e-mails de lancement
- 7️⃣ Lancez la campagne 🚀 !
A noter que les personnes ajoutées sur Elevo ne seront invitées sur la plateforme qu’une fois impliquées sur une campagne.
1️⃣ Sélectionnez le type d'entretien et donnez un nom à la campagne📍
2️⃣ Sélectionnez les participants et l'évaluateur 🤓
Vous avez trois options pour ajouter les participants :
Ajout manuel
Vous pouvez ajouter des participants à la main via plusieurs options :
- Les ajouter un à un en utilisant les coches,
- Ajouter tout le monde,
- Ajouter toute la hiérarchie d'un participant (N-1, N-2, etc.),
- Utiliser les filtres (voir ci-dessous).
D'après les informations renseignées dans leur profil, les participants appartenant à l'équipe Support apparaîtront.
Vous pourrez alors tous les sélectionner en cliquant sur +Ajouter les X résultats, ou bien les sélectionner un à un en cochant les cases sur la droite.
Ajout automatique
Vous pouvez ajouter automatiquement des participants à votre campagne en définissant après combien de nombre de jours après la date d'embauche ils doivent être ajoutés.
Retrouvez plus d'informations à ce sujet dans cet article.
Ajout en masse
Dans certains cas d'usage, il peut vous être nécessaire de sélectionner au préalable sur un fichier externe les participants d'une campagne et ensuite de pouvoir l'importer directement sur Elevo.
Cela peut se faire par le biais du bouton "Importer" (voir ci-dessous).
Quel est le format du fichier d'import ?
Le fichier doit être au format csv + comporter une colonne intitulée "email". Si vous utilisez un username/identifiant sur Elevo, alors cette colonne doit être aussi ajoutée au fichier.
Deux options s'offrent donc à vous :
- Utiliser le fichier de votre base Utilisateurs disponible à l'export depuis l'onglet Utilisateurs sur Elevo,
- Utiliser le modèle ci-dessous proposé sous plusieurs formats :
- Modèle générique : Excel, Google Sheets et CSV,
- Modèle spécifique aux espaces avec username/identifiant : Excel, Google Sheets et CSV.
Comment importer des collaborateurs à une campagne en brouillon ?
Cet import se fait à l'étape 2 "Participants" du paramétrage de la campagne :
- en cliquant sur le bouton "Importer" dans la sélection manuelle des participants,
- puis en sélectionnant le fichier concerné au format csv.
Un message récapitulatif apparaîtra indiquant combien de participants ont été ajoutés à la campagne mais aussi, si c'est le cas, combien de collaborateurs n'étaient pas compatibles avec un ajout à la campagne.
Pour en savoir plus sur les collaborateurs non compatibles, consultez la rubrique suivante : ❌ Quelles sont les raisons de l'incompatibilité d'un collaborateur ?
Quelles sont les raisons de l'incompatibilité d'un collaborateur ?
Le message d'erreur apparaîtra à côté du participant concerné. Il y a plusieurs raisons possibles à l'incompatibilité d'un collaborateur :
- "Aucun manager" ➡️ Le responsable de la campagne est le manager direct et ce collaborateur n'a pas de manager direct sur Elevo,
- "Déjà dans la campagne" ➡️ La campagne est active et le collaborateur a déjà été ajouté,
- "Déjà présent dans une campagne plus récente avec des objectifs" ➡️ La campagne comporte un bloc de définition ou d'évaluation d'Objectifs et le collaborateur fait déjà partie d'une campagne plus récente comportant elle aussi un des blocs "Objectifs". Cela entraîne une incompatibilité et le collaborateur ne peut être ajouté.
💡 Note : Certains collaborateurs ne sont pas trouvés. Cela se produit quand l'e-mail est absent de la base de données (erreur de frappe, collaborateur ayant plusieurs e-mails, collaborateur n'ayant pas encore été créé sur Elevo, collaborateurs suspendus etc..).
Choix du responsable
Vous pouvez ensuite choisir qui sera l'évaluateur :
- le manager hiérarchique (le choix par défaut),
- un administrateur (RH) de la plateforme,
- une personne spécifique
💡 Note : Même si le manager hiérarchique n'est pas responsable de l'entretien, il aura accès au contenu de l'entretien via l'onglet "Mon équipe".
Visibilité de l'entretien
Pour certains cas d'usage, il est nécessaire de pouvoir affiner la visibilité d'un entretien. Notamment afin de lancer des campagnes d'entretiens (rapports d'étonnement, mood survey, etc) auprès des collaborateurs sans que leurs managers hiérarchiques puissent y accéder, ou encore de lancer des campagnes d'entretiens mais cette fois sans que le collaborateur concerné ne puisse y accéder.
Pour en savoir plus : Restreindre la visibilité d'un entretien
3️⃣ Sélectionnez le modèle d'échange 📁
Vous pouvez soit choisir un modèle préalablement créé, ou bien utiliser les modèles Exemple Elevo.
Pour une même campagne d’entretien, je veux créer plusieurs modèles en fonction de différents critères, comment procéder ?
Vous pouvez choisir d'utiliser le même formulaire pour tous les participants ou d'assigner des modèles différents en fonction du profil des collaborateurs.
Modèles dynamiques
Fini la gestion de plusieurs campagnes en parallèle ! 🥳 Vos questionnaires peuvent être différents en fonction des collaborateurs.
1️⃣ Créer un modèle par équipe
Préalablement au lancement de la campagne, accéder aux modèles en allant dans Entretiens > Campagnes > + Ajouter un modèle et créer un modèle par équipe.
🏆 Astuce : Veiller à définir un intitulé de modèle qui intègre le nom de l'équipe afin de faciliter le paramétrage de la campagne.
⚠️ Attention : Pour que cela fonctionne au sein d'une même campagne, il faut que les options choisies dans les formulaires soient les mêmes pour tous les formations (ex : activation signature, insertion des objectifs...)
2️⃣ Choisir l'option "Modèle dynamique"
3️⃣ Sélectionner la propriété qui permettra d'attribuer le bon questionnaire aux participants
4️⃣ Sélectionner un modèle par défaut, et le modèle attribué aux participants de vos différentes équipes
Le modèle par défaut nous permet d'attribuer une questionnaire dans le cas où le champ "Equipe" ne serait pas renseigné pour un collaborateur.
Chaque modèle doit contenir les mêmes options : auto-évaluation, signature, objectifs en cours et/ou à venir. Les modèles n'ayant pas les mêmes options n'apparaîtront pas dans les menus déroulants.
⚠️ Attention : Vous ne pouvez sélectionner qu'une seule propriété par campagne. Si vous souhaitez attribuer des modèles différents basés sur 2 propriétés (par exemple la langue et la statut manager ou non manager), il vous faudra lancer deux campagnes.
4️⃣ Sélectionnez des dates limites pour complétion de l’entretien 📆
En fonction de l'option choisie à l'étape 2️⃣, la sélection des dates limites sera différente :
Ajout manuel
Vous pouvez définir des dates limites pour l'auto-évaluation et l'évaluation.
Ces dates sont informatives et conditionnent les rappels qui sont envoyés à vos collaborateurs, mais ils ne sont pas bloquants dans l'outil : la campagne restera active jusqu'à ce qu'un Admin l'archive.
Ajout automatique
Comme les participants seront ajoutés au fur et à mesure, les dates limites seront customisées en fonction de la date d'ajout à la campagne.
5️⃣ Définissez les tags associés à votre campagne 🔖
Cette étape est facultative et dépend de la thématique de votre campagne. Si par exemple celle-ci concerne un Entretien Professionnel alors lui ajouter le tag approprié permettra qu'elle soit prise en compte dans votre Rapport d'Audit associé.
Pour en savoir plus :
- Ajouter un ou plusieurs tags sur une campagne
- S'assurer de la conformité des entretiens grâce aux Rapports d'Audit
6️⃣ Personnalisez les e-mails de lancement
Vous pouvez personnaliser les emails envoyés aux évalués et aux évaluateurs au lancement de la campagne.
- Comment configurer les emails envoyés au lancement d'une campagne?
- Comment insérer une variable ?
- Comment configurer l'email dans d'autres langues ?
Comment configurer les emails envoyés au lancement d'une campagne?
Vous verrez apparaitre l'email qui est envoyé par défaut, si vous n'y apportez pas de modifications. Cet email est rédigé dans la langue qui a été configurée par défaut pour votre plateforme.
Les langues proposées sont celles disponibles en tant que langue de plateforme. Pour en savoir plus sur les langues : Gestion des langues sur votre espace.
⚠️ Attention : Les variables et l'éditeur de texte ne peuvent pas être utilisés pour l'objet de l'email.
Lorsqu'un email par défaut est modifié, la coche devient verte.
Comment insérer une variable ?
Pour accéder aux variables, vous devez insérer un crochet "[" afin d'afficher le menu déroulant avec les différentes possibilités.
- Insérer un crocher sur Mac : appuyez simultanément sur "option ⌥ + shift ⇧ + 5",
- Insérer un crochet sur PC : appuyez simultanément sur "Alt Gr + (" ou "Maj + Alt + (".
Vous trouverez ci-dessous l'ensemble des variables disponibles :
| Variable | Affichage dans le mail | Exemple |
| Nom de l'évalué | [[reviewee.lastName]] | Doe |
| Prénom de l'évalué | [[reviewee.firstName]] | John |
| Nom du responsable | [[responsible.lastName]] | Winter |
| Prénom du responsable | [[responsible.firstName]] | Rose |
| Nom de la campagne | [[reviewCycle.name]] | Entretien Annuel 2021 |
| Date limite pour l'évalué | [[reviewCycle.revieweeDueDate]] | 20/02/2022 |
| Date limite pour le responsable | [[reviewCycle.responsibleDueDate]] | 22/02/2022 |
|
Nb de jours restants avant la date limite de l'évalué |
[[reviewCycle.revieweeRemainingDays]] | 10 |
|
Nb de jours restants avant la date limite du responsable |
[[reviewCycle.responsibleRemainingDays]] | 12 |
Comment configurer l'email dans d'autres langues ?
Vous pouvez configurer les emails pour chaque langue disponible dans votre plateforme. Ainsi, en fonction de la langue configurée dans son profil, le collaborateur recevra un email en français ou en anglais. Pour cela, il vous suffit d'utiliser le menu déroulant suivant :
⚠️ Attention : Il n'est pas possible de revenir à la configuration par défaut de l'email.
7️⃣ Lancez la campagne 🚀 !
Une fois la campagne lancée, une notification email sera envoyée automatiquement à tous les participants.
Il vous est également possible de préparer votre campagne, et de la lancer à un autre moment. Elle s'enregistre automatiquement et sera notifiée comme Brouillon dans l'onglet Campagnes.
⚠️ Attention : Si vous réalisez des campagnes de test, veuillez impérativement contacter le Support Elevo afin de demander leur suppression avant de lancer vos campagnes réelles. Sinon, elles pourront interférer avec les campagnes réelles et il ne sera potentiellement plus possible de les supprimer.
Questions 🙋🏻♂️
➡️ Peut-on lancer une campagne d’entretiens anonymes ?
Il n’est pas possible de lancer une campagne d’entretiens 1:1 anonyme. Cette option existe uniquement pour le Feedback 360.
Pour rendre l’exercice confidentiel entre collaborateurs et service RH, il est néanmoins possible de restreindre la visibilité de l’entretien aux managers et supérieurs hiérarchiques.
➡️ Est-il possible de faire une campagne test ? Est-ce que je peux avoir des faux utilisateurs pour faire mes tests ?
Il est tout à fait possible de faire des tests. Le lancement de campagnes test générant des emails, nous vous conseillons de faire vos tests au sein de votre équipe.
Si vous n’avez pas de synchronisation avec un SIRH activée, vous pouvez créer de faux utilisateurs (dans l’onglet “Utilisateurs”), à conditions d’avoir un email fonctionnel (pour pouvoir recevoir l’invitation à se connecter à la plateforme). A noter que chaque faux utilisateur comptera comme une licence active. N’oubliez pas de les suspendre à la fin de vos tests.
Avant le lancement de votre “vraie” campagne, il est conseillé de supprimer les campagnes tests, notamment si des périodes d’objectifs ont été créées. Pour cela, nous vous invitons à envoyer votre demande à support@elevo.io en précisant le nom des campagnes à supprimer.
➡️ Comment utiliser les modèles dynamiques ?
Les modèles dynamiques permettent d’attribuer un questionnaire différent en fonction d’un critère (ex: statut manager ou non, le département…).
Cette option est paramétrable pendant le lancement de la campagne, au moment de choisir le questionnaire.
Les conditions pour utiliser les templates dynamiques :
- Avoir plusieurs questionnaires
- Avoir le critère d’assignation présent dans le profil Elevo des participants
- Tous les questionnaires doivent avoir les mêmes options (avec ou sans objectifs, auto-évaluation, …)
Vous trouverez toutes les informations supplémentaires pour le paramétrer dans cet article.
➡️ Une fois lancée, peut-on modifier le modèle de ma campagne ?
Les paramètres liés à la campagne, et qui peuvent être modifiés après le lancement, sont accessibles depuis l’onglet de suivi de la campagne : Entretiens > Campagnes > Cliquer sur la campagne.
Voici les paramètres modifiables après le lancement d’une campagne :
- Nom de la campagne
- Dates limites (évalués et évaluateurs)
- Participants (ajouter/supprimer)
- Questions du formulaire - vous n’avez pas la main pour le faire, il faut donc envoyer un email à support@elevo.io en indiquant précisément ce que vous souhaitez modifier. Il est uniquement possible de :
- modifier le texte d’une question/réponse,
- ajouter une question/réponse,
- modifier le titre de la campagne.
Voici les paramètres NON modifiables après le lancement d’une campagne :
-
- Attribution du/des modèle(s)
- Formulaire :
- supprimer une question,
- modifier les options,
- L’email envoyé au lancement de la campagne.
➡️ Peut-on lancer des campagnes d’entretiens 1:1 automatiques?
Il n’est pas possible de lancer des campagnes automatiquement à fréquence régulière (ex: une campagne trimestrielles tous les 3 mois).
Il est néanmoins possible de lancer des campagnes avec ajout automatique de participants X jours après leur date d’arrivée (ex : pour des campagnes de rapport d’étonnement), pour plus de détails : ici.