Cet article est à l'attention des administrateurs.
Vos utilisateurs sont sur la base, votre modèle est prêt, il est maintenant temps de lancer votre 1ère campagne !
Pour cela, rendez-vous sous : Entretiens > Campagnes > Nouvelle campagne.
En 5 étapes, votre campagne sera lancée :
- 1️⃣ Sélectionnez le type d'entretien et donnez un nom à la campagne📍
- 2️⃣ Sélectionnez les participants et l'évaluateur 🤓
- 3️⃣ Sélectionnez le modèle d'échange 📁
- 4️⃣ Sélectionnez des dates limites pour complétion de l’entretien 📆
- 5️⃣ Définissez les tags associés à votre campagne 🔖
- 6️⃣ Lancez la campagne 🚀 !
A noter que les personnes ajoutées sur Elevo ne seront invitées sur la plateforme qu’une fois impliquées sur une campagne.
1️⃣ Sélectionnez le type d'entretien et donnez un nom à la campagne📍
2️⃣ Sélectionnez les participants et l'évaluateur 🤓
Vous avez trois options pour ajouter les participants :
Ajout manuel
Vous pouvez ajouter des participants à la main via plusieurs options :
- Les ajouter un à un en utilisant les coches,
- Ajouter tout le monde,
- Ajouter toute la hiérarchie d'un participant (N-1, N-2, etc.),
- Utiliser les filtres (cliquez ici pour en savoir plus sur l'utilisation des filtres).
Ajout automatique
Vous pouvez ajouter automatiquement des participants à votre campagne en définissant après combien de nombre de jours après la date d'embauche ils doivent être ajoutés.
Retrouvez plus d'informations à ce sujet dans cet article.
Ajout en masse
Dans certains cas d'usage, il peut vous être nécessaire de sélectionner au préalable sur un fichier externe les participants d'une campagne et ensuite de pouvoir l'importer directement sur Elevo.
Cela peut se faire par le biais du bouton "Importer" (voir ci-dessous). Pour en savoir plus sur les étapes à suivre et le modèle de fichier : Importer en masse des collaborateurs à une campagne.
Choix du responsable
Vous pouvez ensuite choisir qui sera l'évaluateur :
- le manager hiérarchique (le choix par défaut),
- un administrateur (RH) de la plateforme,
- une personne spécifique
💡 Note : Même si le manager hiérarchique n'est pas responsable de l'entretien, il aura accès au contenu de l'entretien via l'onglet "Mon équipe".
3️⃣ Sélectionnez le modèle d'échange 📁
Vous pouvez soit choisir un modèle préalablement créé, ou bien utiliser les modèles Exemple Elevo.
Pour une même campagne d’entretien, je veux créer plusieurs modèles en fonction de différents critères, comment procéder ?
Vous pouvez choisir d'utiliser le même formulaire pour tous les participants ou d'assigner des modèles différents en fonction du profil des collaborateurs.
4️⃣ Sélectionnez des dates limites pour complétion de l’entretien 📆
En fonction de l'option choisie à l'étape 2️⃣, la sélection des dates limites sera différente :
Ajout manuel
Vous pouvez définir des dates limites pour l'auto-évaluation et l'évaluation.
Ces dates sont informatives et conditionnent les rappels qui sont envoyés à vos collaborateurs, mais ils ne sont pas bloquants dans l'outil : la campagne restera active jusqu'à ce qu'un Admin l'archive.
Ajout automatique
Comme les participants seront ajoutés au fur et à mesure, les dates limites seront customisées en fonction de la date d'ajout à la campagne.
5️⃣ Définissez les tags associés à votre campagne 🔖
Cette étape est facultative et dépend de la thématique de votre campagne. Si par exemple celle-ci concerne un Entretien Professionnel alors lui ajouter le tag approprié permettra qu'elle soit prise en compte dans votre Rapport d'Audit associé.
Pour en savoir plus :
- Ajouter un ou plusieurs tags sur une campagne
- S'assurer de la conformité des entretiens grâce aux Rapports d'Audit
6️⃣ Lancez la campagne 🚀 !
Une fois la campagne lancée, une notification email sera envoyée automatiquement à tous les participants.
Il vous est également possible de préparer votre campagne, et de la lancer à un autre moment. Elle s'enregistre automatiquement et sera notifiée comme Brouillon dans l'onglet Campagnes.
⚠️ Attention : Si vous réalisez des campagnes de test, veuillez impérativement contacter le Support Elevo afin de demander leur suppression avant de lancer vos campagnes réelles. Sinon, elles pourront interférer avec les campagnes réelles et il ne sera potentiellement plus possible de les supprimer.
Questions 🙋🏻♂️
➡️ Peut-on lancer une campagne d’entretiens anonymes ?
Il n’est pas possible de lancer une campagne d’entretiens 1:1 anonyme. Cette option existe uniquement pour le Feedback 360.
Pour rendre l’exercice confidentiel entre collaborateurs et service RH, il est néanmoins possible de restreindre la visibilité de l’entretien aux managers et supérieurs hiérarchiques.
➡️ Est-il possible de faire une campagne test ? Est-ce que je peux avoir des faux utilisateurs pour faire mes tests ?
Il est tout à fait possible de faire des tests. Le lancement de campagnes test générant des emails, nous vous conseillons de faire vos tests au sein de votre équipe.
Si vous n’avez pas de synchronisation avec un SIRH activée, vous pouvez créer de faux utilisateurs (dans l’onglet “Utilisateurs”), à conditions d’avoir un email fonctionnel (pour pouvoir recevoir l’invitation à se connecter à la plateforme). A noter que chaque faux utilisateur comptera comme une licence active. N’oubliez pas de les suspendre à la fin de vos tests.
Avant le lancement de votre “vraie” campagne, il est conseillé de supprimer les campagnes tests, notamment si des périodes d’objectifs ont été créées. Pour cela, nous vous invitons à envoyer votre demande à support@elevo.io en précisant le nom des campagnes à supprimer.
➡️ Comment utiliser les modèles dynamiques ?
Les modèles dynamiques permettent d’attribuer un questionnaire différent en fonction d’un critère (ex: statut manager ou non, le département…).
Cette option est paramétrable pendant le lancement de la campagne, au moment de choisir le questionnaire.
Les conditions pour utiliser les templates dynamiques :
- Avoir plusieurs questionnaires
- Avoir le critère d’assignation présent dans le profil Elevo des participants
- Tous les questionnaires doivent avoir les mêmes options (avec ou sans objectifs, auto-évaluation, …)
Vous trouverez toutes les informations supplémentaires pour le paramétrer dans cet article.
➡️ Une fois lancée, peut-on modifier le modèle de ma campagne ?
Les paramètres liés à la campagne, et qui peuvent être modifiés après le lancement, sont accessibles depuis l’onglet de suivi de la campagne : Entretiens > Campagnes > Cliquer sur la campagne.
Voici les paramètres modifiables après le lancement d’une campagne :
- Nom de la campagne
- Dates limites (évalués et évaluateurs)
- Participants (ajouter/supprimer)
- Questions du formulaire - vous n’avez pas la main pour le faire, il faut donc envoyer un email à support@elevo.io en indiquant précisément ce que vous souhaitez modifier. Il est uniquement possible de :
- modifier le texte d’une question/réponse,
- ajouter une question/réponse,
- modifier le titre de la campagne.
Voici les paramètres NON modifiables après le lancement d’une campagne :
-
- Attribution du/des modèle(s)
- Formulaire :
- supprimer une question,
- modifier les options,
- L’email envoyé au lancement de la campagne.
➡️ Peut-on lancer des campagnes d’entretiens 1:1 automatiques?
Il n’est pas possible de lancer des campagnes automatiquement à fréquence régulière (ex: une campagne trimestrielles tous les 3 mois).
Il est néanmoins possible de lancer des campagnes avec ajout automatique de participants X jours après leur date d’arrivée (ex : pour des campagnes de rapport d’étonnement), pour plus de détails : ici.