Cet article est à l'attention des administrateurs.

Une campagne de Feedback 360° est un processus durant lequel les collaborateurs peuvent donner et recevoir du feedback.

Afin de vous faciliter le lancement des campagnes, des modèles sont préalablement intégrés dans Elevo. Si toutefois vous souhaitez créer et personnaliser vos modèles, vous pouvez le faire en vous rendant dans Feedback 360 > Modèles.

Vous avez ensuite deux options :

• Partir d’une page blanche : cliquez sur le bouton ➕ Ajouter un modèle de Feedback 360,
• Partir d’un modèle existant : cliquez sur les 3 points à droite du modèle souhaité puis sur Créer une copie.

Prenons le cas où vous partez d’une page blanche, voici les différentes étapes pour créer votre modèle : 

• 1️⃣ Donnez un nom à votre modèle
• 2️⃣ Activez ou non les options dans l’encadré de droite
• 3️⃣ Décrivez les objectifs de votre campagne
• 4️⃣ Créez votre questionnaire
• 5️⃣ Pré-visualisez votre modèle
• 6️⃣ Partager votre modèle

1️⃣ Donnez un nom à votre modèle

Le nom du modèle se paramètre sur la droite de l'écran, en haut du bloc d'options.

Par exemple : Feedback 360°, manager survey etc.

2️⃣ Activez ou non les options dans l’encadré de droite

Quelles sont les différentes options que l’on peut activer dans le modèle ?

• Choix des pairs par l'évalué
• L'auto-évaluation
• L'anonymat des réponses des pairs
• Le partage des feedbacks dans l'outil

Choix des pairs par l'évalué

Vous pouvez décider de laisser les évalués soumettre une liste de pairs, qui seront ensuite validés par le responsable de l'évaluation.

Néanmoins, vous pouvez décider de désactiver cette option, auquel cas le responsable de l'évaluation sélectionnera lui même les pairs.

L'auto-évaluation

Dans un 360°, il est souvent intéressant de comparer son auto-évaluation à l'évaluation que font nos pairs. Néanmoins, vous pouvez décider d'activer ou non l'auto-évaluation, via la coche ci-dessous.

Si l'option est activée, vous avez une sous-option vous permettant de rendre visible l'auto-évaluation du participant par ses pairs.

L'anonymat des réponses des pairs

Vous pouvez décider de rendre votre campagne de feedback 360 anonyme si vous le souhaitez. 

Lorsque cette option est activée, le nom des pairs n’est pas affiché sur l’écran des résultats. Un minimum de 3 pairs est nécessaire sur chaque entretien pour garantir l’anonymat. En deçà de ces 3 pairs, les résultats n'apparaissent pas.

Lorsque l'option est activée, cela n'enlève rien au fait que les pairs devront être sélectionnés pour chaque participant. Ce dernier pourra voir la liste des pairs qui lui donnent du feedback, mais n'aura pas le détail de qui a laissé quel feedback.

Le partage des feedbacks dans l'outil

Vous pouvez décider de l'accès aux résultats restreints, seuls le responsable de l'évaluation et les Admin y auront accès.

Si cette option est désactivée, les évalués pourront accéder aux feedbacks donnés par leurs pairs une fois le partage fait par le responsable de l'évaluation.

3️⃣ Décrivez les objectifs de votre campagne

Décrivez, si vous le souhaitez les objectifs de votre campagne dans l’encadré Message d’introduction.

Vous pouvez personnaliser votre message d'introduction grâce à l'éditeur de texte et à l'insertion de variables.

4️⃣ Créez votre questionnaire

• Types de questions
• Rendre une question obligatoire
• Personnaliser la mise en forme du corps de texte 360
• Insertion de variables dynamiques
• Insérer des émojis dans un modèle

Vous voilà prêt pour créer votre questionnaire. Pour cela, cliquez sur Ajouter un bloc, puis choisissez Titre ou un type de question.

Types de questions

Question de type "Texte"

Avec une question de type Texte, vos collaborateurs et leurs pairs pourront répondre librement à une question ouverte. 

Question de type "Liste déroulante"

Avec une question de type Liste déroulante, vos collaborateurs pourront choisir une réponse parmi une liste de choix définis par vos soins. Pour configurer ce type de question vous devrez entrer au minimum 1 choix de réponse.

Question de type "Echelle multiple"

Avec une question de type Echelle Multiple, vos collaborateurs pourront évaluer différents critères sur une échelle commune.

Ce type de question vous permet de :

• créer une échelle de Likert, grâce à laquelle vous pourrez mesurer pour mesurer les opinions, perceptions et comportements,

  Exemple de Notation : Tout à fait d'accord 👍 / Oui, plutôt d'accord 🙂 / Pas tout à fait 🙁 / Pas du tout 👎

• créer une échelle numérique avec une notation de 1 à 5 ou en utilisant une notation de ⭐️ à ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️. Nous vous recommandons d'utiliser des notations de type Echelle de Likert pour avoir une échelle plus claire et moins libre d'interprétation qu'une échelle numérique. Un 2 n'a possiblement pas la même valeur ou signification entre deux personnes.

Pour créer une question d'Echelle Multiple vous devez :

• Paramétrer entre 3 et 8 critères à évaluer,
• Paramétrer une notation entre 3 et 5 degrés de notation de la plus faible à la plus élevée,

💡 Note : Par défaut, l'évalué et les pairs pourront répondre mais vous avez le choix de décocher l'auto-évaluation dans les options (bloc à droite) en fonction de vos besoins. Dans ces cas-là, seuls les pairs pourront répondre à la question.

Vous pourrez ensuite définir si les pairs et l'évalué peuvent laisser un commentaire.

Rendre une question obligatoire

Rien de plus simple, il vous suffit de cocher la case "Obligatoire" lors de l'édition de votre modèle : 

⚠️ Attention : Si vous cochez "Obligatoire" à une question avec à la fois une liste déroulante/une échelle multiple et une zone de commentaire, le collaborateur devra impérativement répondre aux deux pour pouvoir partager.

Personnaliser la mise en forme du corps de texte 360

La mise en forme se fait grâce aux boutons de l'éditeur de texte qui apparaît quand vous cliquez sur une zone de texte. 

Voici les options de mise en forme disponibles :

• Gras [B] : Mettre en exergue un mot ou un ensemble de mots ou structurer le texte par exemple,
• Italique [I] : Mettre en exergue un mot ou un ensemble de mots, signaler un mot ou une phrase que l'on cite etc,
• Barré [ S ] : Signaler qu'une action a été effectuée ou annulée (dans une liste par exemple) ou encore indiquer qu’un élément est obsolète tout en le mentionnant,
• Lien [-] : Insérer un lien permettant de donner accès à des documents externes nécessaires à l’évaluation (par exemple un lien vers un tutoriel sur la meilleure manière pour un manager de rédiger son feedback), ou encore d'accéder à des ressources (lien vers une vidéo de présentation du DRH) etc,
• Liste : Aérer et clarifier le contenu du texte. Elles peuvent être de type “à puces” et ainsi rapprocher des éléments similaires sous une forme plus visuelle et concise. Elles peuvent aussi être de type “liste numérotée” et ainsi permettre une hiérarchie avec différents niveaux.

Raccourcis clavier sur Mac :

• Gras [B] : command ⌘ + B
• Italique [I] : command ⌘ + I
• Lien [-] : command ⌘ + K

Raccourcis clavier sur Windows :

• Gras [B] : ctrl + B
• Italique [I] : ctrl + I
• Lien [-] : ctrl + K

Insertion de variables dynamiques

Les variables vous permettent de personnaliser les textes avec des données dynamiques et ainsi individualiser le contenu de l'entretien.

Elles sont utilisables dans le message d'introduction ainsi que dans les blocs de description de votre modèle.

Voici les différentes variables disponibles : 

Pour accéder aux variables, vous devez insérer un crochet "[" afin d'afficher le menu déroulant avec les différentes possibilités. 

• Insérer un crocher sur Mac : appuyez simultanément sur "option ⌥ + shift ⇧ + 5"
• Insérer un crochet sur PC : appuyez simultanément sur "Alt Gr + (" ou "Maj + Alt + ("

N'hésitez pas à visionner à nouveau le GIF en haut de page afin de visualiser la prise en main.

Insérer des émojis dans un modèle

Les émojis peuvent être très utiles pour dynamiser vos modèles de questionnaire.

🍏 Sur Mac OS

Un simple raccourci clavier vous permet de faire apparaitre le clavier émoji :  Contrôle + Commande + Barre d’espace (consulter l'article d'aide Apple).

👩🏻‍💻 Sur Windows

Un simple raccourci clavier vous permet de faire apparaitre le clavier émoji :  Touche logo Windows + . (point). (consulter l'article d'aide Windows)

5️⃣ Pré-visualisez votre modèle

Vous pouvez à tout moment pré-visualiser le modèle que vous êtes en train de créer en cliquant sur Aperçu du modèle.

6️⃣ Partager votre modèle

Vous pouvez partager un modèle à un utilisateur d'Elevo en cliquant sur "Partager" en haut à droite dans la page de configuration.

Vous devrez ensuite sélectionner le ou les utilisateurs concernés avant de cliquer sur "Partager". Vous ne pouvez sélectionner un admin puisque ceux-ci ont déjà accès aux modèles.

💡 Note : Les admins d'entité ne peuvent partager les modèles qu'aux utilisateurs auxquels ils ont accès.

Le modèle sera partagé sous forme d'une notification e-mail avec un lien d'accès et les utilisateurs pourront le consulter en lecture seule (sans possibilité de faire des modifications) sous forme d'aperçu avec la vue évalué ou évaluateur.

⚠️ Attention : Ce lien doit absolument être conservé car c'est la seule manière pour l'utilisateur d'accéder au modèle. Si ce lien est perdu, il faudra retirer l'accès au modèle pour l'utilisateur puis le lui redonner (voir ci-dessous).

Depuis la modale de partage, vous pouvez voir quels utilisateurs ont accès au modèle et révoquer leur accès en cliquant sur l'icône poubelle.

🖥️ Articles parus sur le blog Elevo

• Comment rédiger une trame de Feedback 360° optimale et impactante ?