Cet article est à l'attention des administrateurs.
Les objectifs occupent une place centrale dans l’évaluation de la performance. Afin de faciliter la coopération et la transparence de cet exercice, il est désormais possible de suivre l’historique des modifications apportées sur les objectifs des collaborateurs.
- 🔐 Qui a accès à l’historique des objectifs d’un collaborateur ?
- 🎯 Quels objectifs sont concernés ?
- 👀 Où trouver l’historique ?
- 📇 Quelles sont les informations disponibles ?
Pour cela, RDV dans Organisation > Utilisateurs > Utilisateur X > Objectifs du collaborateur concerné.
Vous pourrez notamment modifier des objectifs en cours, ou encore en créer de nouveau (Compléter et évaluer un objectif pour un membre de votre équipe). Vous pouvez également importer un ou plusieurs objectifs d'un collaborateur à un autre.
💡 Note : lorsqu'une campagne d'entretien est active pour évaluer les objectifs en cours, alors vous retrouverez les mêmes objectifs dans la campagne et dans l'onglet Objectifs. En modifiant les objectifs dans la campagne active, ces derniers seront modifiés de la même manière dans l'onglet Objectifs.
🔐 Qui a accès à l’historique des objectifs d’un collaborateur ?
Tous les utilisateurs ayant accès aux objectifs concernés peuvent afficher l’historique :
- le collaborateur,
- les managers directs ou indirects,
- les administrateurs ayant des droits sur le collaborateur concerné.
🎯 Quels objectifs sont concernés ?
Cette nouvelle fonctionnalité n’est disponible que pour les objectifs créés à partir de son déploiement ➡️ seuls les objectifs déjà publiés à partir du 17 septembre sont donc concernés.
Objectifs en brouillon
Les objectifs en brouillon ne sont jamais inclus dans l’historique afin de permettre aux managers d’ajuster leur préparation avant publication.
⚠️ Attention : Si un manager publie, dé-publie puis re-publie un objectif, tous les changements faits avant la dernière publication seront absents de l’historique.
👀 Où trouver l’historique ?
L’historique est accessible depuis tout onglet comportant des objectifs publiés, c’est à dire depuis un entretien de définition et/ou d’évaluation d’objectifs, ou alors depuis le profil du collaborateur et l’onglet “Objectifs” en cliquant sur “Voir l’historique”.
📇 Quelles sont les informations disponibles ?
Vous y retrouverez une ligne pour chaque modification avec un détail sur la modification en question comme par exemple :
- la date et heure de création de l’objectif,
- la date et heure de modification de l’objectif,
- l’auteur/autrice des créations ou modifications d’objectifs (collaborateur, manager, admin ou Support Elevo),
- la modification en question (titre, description, date d’échéance, poids, complétion ou KPI’s),
- le comparatif avant/après pour chaque modification (en dehors des KPI’s).
💡 Note : Dans un entretien partagé par les deux parties contenant des objectifs, l’historique accessible depuis cet entretien ne montre pas les modifications ayant eu lieu depuis le partage (qui a verrouillé lesdits objectifs). Afin de voir l’historique complet depuis le partage, il sera nécessaire d’y accéder depuis le profil.
🙋🏻♂️ Questions (FAQ)
➡️ Pour modifier les objectifs, faut-il passer via l’onglet objectif ou via l’entretien ?
Il existe deux possibilités pour créer et évaluer des objectifs :
- Soit via une campagne d'entretien : pour cela, il faut activer en amont dans le modèle les options “Objectifs en cours” et/ou “Objectifs à venir”. C’est un process plus “formel”, qui permet notamment :
- de garder un historique daté de la création et de la complétion des objectifs,
- d'archiver les objectifs terminés des périodes précédentes,
- de générer une nouvelle période d’objectifs à venir,
- de signer les objectifs définis et/ou évalués.
-
Soit via l'onglet Objectifs :
C’est un process plus “informel”, permettant d’ajuster rapidement les objectifs tout au long de l’année en fonction de vos besoins. Il est ainsi possible :
- de mettre à jour le taux de complétion, la pondération,
- d'ajouter, modifier ou supprimer des objectifs.
➡️ Qu’est-ce qu’une période ?
Une période permet de créer/fixer des objectifs sur une période donnée, qui pourront ensuite être évalués lors d’un entretien, puis archivés par périodes données.
➡️ Comment lancer une période ? Qu’est ce qui va s’afficher la première fois ?
Pour créer une nouvelle période d’objectifs pour un collaborateur, il suffit de l’intégrer à une campagne pour laquelle l’option Nouvelle période d’objectifs a été activée. Cliquez-ici pour plus d’informations.
La première fois qu’un collaborateur se connecte à un entretien Elevo, il pourra se trouver dans différentes situations :
- il aura un bloc accessible en temps réel par son manager, où il pourra renseigner ses objectifs en cours puis renseigner un pourcentage d’atteinte,
- il aura un bloc accessible en temps réel par son manager, où ses objectifs en cours auront déjà été intégrés.
➡️ Peut-on créer des objectifs qualitatifs dans Elevo ?
Il est tout à fait possible de renseigner des objectifs qualitatifs pour un collaborateur sur Elevo.
Il n’y a aucune contrainte ou consigne spécifique côté Elevo pour renseigner un objectif. Ainsi, vous pouvez mettre en titre ou description d’un objectif quelque chose de non quantifié.
L’évaluation de l’objectif cependant restera identique à l’évaluation d’un objectif quantitatif, en renseignant un pourcentage d’atteinte.
➡️ Qui peut créer et modifier des objectifs ? Qui peut indiquer le taux de complétion ? Peut-on le faire à tout moment ou juste pendant l’entretien ?
Lors d’une première campagne d’évaluation d’objectifs, au déploiement de la plateforme : tous les collaborateurs et leurs évaluateurs auront la possibilité de renseigner et modifier leurs objectifs en cours et de les évaluer. Tant que l’entretien n’est pas partagé par le collaborateur et l’évaluateur, les objectifs sont modifiables soit dans l’entretien, soit via l’onglet Objectifs (pour le collaborateur) ou Mon équipe (pour le manager).
Lorsque l’entretien est partagé, les objectifs peuvent être modifiés par la suite, en dehors d’une campagne. Le collaborateur pourra les modifier via son onglet Objectifs > période en cours, et le manager via l’onglet Mon équipe > profil du collaborateur. Le prochain entretien visant à évaluer les objectifs en cours des collaborateur tiendra compte des éventuelles modifications des objectifs faites après le partage de l’entretien précédent : les objectifs modifiés sont ceux qui redescendront dans l’entretien pour être évalué.
Les Admins ont la possibilité de restreindre la fixation et l’évaluation des objectifs aux évaluateurs seulement, en paramétrant le modèle au niveau du bloc de fixation d’objectifs. Les collaborateurs pourront consulter les objectifs fixés par leur évaluateur, mais ne pourront à aucun moment en ajouter, en modifier ou renseigner un pourcentage d’atteinte.
➡️ Comment garder une trace du taux de complétion ? Existe-il un historique des changements ? Le manager est-il notifié?
Les objectifs sont un espace vivant et commun entre un collaborateur et son évaluateur.
Si le collaborateur renseigne un pourcentage d’atteinte et que l’évaluateur vient le modifier, Elevo conservera la dernière modification, et aucun historique n’est généré. Le manager n’est pas notifié si le collaborateur vient effectuer des modifications sur ses objectifs. Seule la date de dernière mise à jour est renseignée.
Pour conserver une trace du taux de complétion, certains de nos clients vont demander au collaborateur de renseigner le pourcentage d’atteinte de chacun de leurs objectifs dans la zone de commentaire dédiée.
Si un entretien a été partagé par le collaborateur et l’évaluateur, Elevo vient faire une capture d’écran du contenu de l’entretien (commentaires et objectifs). Si le collaborateur vient par la suite modifier ses objectifs, son manager ne sera pas notifié, mais pourra consulter la version initiale des objectifs partagés dans l’entretien (en passant par l’onglet Mon équipe).
Nous recommandons tout de même que la fixation et l’évaluation des objectifs se fasse de façon collaborative entre le collaborateur et son évaluateur, lors de l’échange en physique/en visio.
➡️ A quoi servent les drapeaux colorés à gauche du titre de l'objectif ?
Ces drapeaux vous permettent de libeller par couleurs les objectifs en fonction par exemple de la catégorie à laquelle ils appartiennent. Ils sont facultatifs.
Exemple pour un manager :
- En rouge : Objectifs liés à mon management et ma communication vis à vis de mon équipe,
- En vert : Objectifs liés aux KPI,
- En jaune : Objectifs liés à mes compétences.